工程檔案管理對促進工程建筑質量作用研究

王欣

摘 要：建筑工程在施工過程中形成大量的資料圖片和文件，成為工程檔案的重要信息資源，搞好工程檔案管理工作，對促進工程質量的提升有著非常重要的作用，為工程項目創優提供重要保障，也為工程投入使用后的維護以及城市發展提供重要依據。

關鍵詞：工程檔案；主要內容；建筑質量

工程項目在審批、立項、施工、竣工交付使用過程中，會產生各種文件、圖紙、音像視頻、文字、表格等資料，這些資料，真實反映了工程項目從審批、施工技術、質量控制、竣工驗收等施工和管理過程，通過對這些資料進行收集、整理、歸檔，最終形成的工程檔案，因此工程檔案客觀真實的反映工程項目建設全過程，記載了工程項目從無到有的歷史，是工程項目投入使用后對其進行管理和維護的重要依據，也是對城市建設和管理的重要依據。

工程檔案詳細記載了工程審批報告、施工過程以及竣工驗收、維護檢修等內容，參與工程建設的單位，應當高度重視工程檔案建設的工作，根據有關法律規定依法建立工程檔案，并保證檔案的標準性和實效性，做好工程檔案管理工作，促進工程項目質量的提升。

1 工程檔案基本內容

工程檔案是指建設工程的立項審批、可行性研究、項目評估、論證、勘測、設計、施工、調試、竣工驗收以及擴建、改建等工作中形成的應當保存的各種文字、圖紙、圖表、數據、聲像等不同形式和載體的記錄。工程檔案基本內容可以分為以下幾部分：

1）綜合性文件：項目建設過程當中，會涉及到很多文件，其中綜合性文件及資料包括有項目審批報告、招投標文件、工程合同、工程設計和施工圖紙、變更文件、工程預算文件、工程施工組織設計、開工及竣工報告、工程質量事故報告及處理記錄、重大工程事故責任人登記報告、工程竣工結算及其審計報表等文件資料，還有與工程有關的照片、錄音、視頻等。

2）工程施工和安裝過程所形成的各種文件和資料。包括工程土建部分施工以及機電安裝如電氣、給排水、設備安裝等文件資料：工程施工測量、沉降位移測量、測量成果、單位工程資料綜合評析表、各分部分項工程的質量驗收報告書、施工過程所需要的原材料質量證明和試驗報告、工程所用設備及其預制構件的明細表及其質量的合格證明以及有關的試驗報告等。

3）竣工驗收文件及資料：工程項目施工完成后，需要進行竣工驗收，工程竣工階段所形成的各類文件和資料主要包括有：勘察、設計、監理等單位的質量檢查報告，施工單位提供的質量竣工報告、有關質量檢查部門等單位提供的工程質量評估報告等。

2 工程檔案管理的對工程質量控制的作用

2.1 工程檔案直接反映了工程項目質量

工程施工過程的質量，決定了整體工程的質量，當前，隨著社會各界對工程質量的重視，工程質量的要求不斷提高，工程檔案可以直觀的反映出施工企業在施工過程中所采取的各種質量控制措施，包括對施工材料、設備的質量檢查、檢測，施工過程所采取的質量控制措施、質量問題處理、質量檢測等文件和報告等，這些文件和資料，可以體現施工單位對工程質量的控制所采取的措施和方法等，通過對這些文件數據進行分析，就可以真實反映出工程施工質量。

在工程建設過程當中，有很多施工工具都是屬于隱蔽工程，當上道工序施工完畢后，就被后續工序所應該，工程竣工后對隱蔽工程工序和質量進行檢查非常困難，只能通過工程檔案提供的被覆蓋前所留下的各種照片、現場錄像及記錄有關施工圖紙等，對其分部分項質量進行評價。

如果工程質量出現問題或者出現重大的工程事故時，有關部門需要展開調查，通過查閱有關工程檔案有關文件和材料，找出問題出現的原因，并找出解決的應對措施，同時也可以找出責任方進行追究。

工程檔案具有原始性，唯一性和真實性，是工程建設過程中所產生的一切活動的真實記錄，對工程質量責任的劃分有著重要作用。

2.2 工程檔案有利于對建設工程質量進行控制

在對工程項目進行管理過程中，質量控制是重要的管理內容之一，其中直接體現在對施工現場各工序的施工組織施工、施工技術和質量控制，包括了對施工工藝的質量控制和施工產品的質量控制，影響工程質量的因素有多種，例如工程施工條件和環境、施工材料和機械的質量、施工人員的作業水平，施工技術工藝和方法等，在工程檔案形成過程當中，都會完整地收錄了上述內容，作為檔案編輯的重要組成部分，因此，對工程檔案進行建檔管理，對提升工程質量控制有著非常重要的作用。

2.3 工程檔案管理確保工程質量的提高

有關單位在對工程項目進行驗收時，均會檢查工程檔案內容，并根據內容資料作為對工程質量的評價依據。因此，工程檔案所含內容越真實全面，就越能反出工程質量。檔案管理人員在施工過程收集資料期間，除了詳細記錄施工各環節的信息外，還起到監控施工質量的作用，當發現施工現場所收集的資料數據與施工合同要求有不同時，可及時知會現場技術和管理人員，及時進行修正，對提高工程質量起到保進作用。

3 促進工程建筑質量的檔案管理措施

3.1 建立檔案管理機制

要實現對工程檔案的建立和管理，需要建立有效的機制。工程檔案資料收集涉及到參與到工程項目建設的各單位等，各單位應當互相配合，共同完成對工程檔案的建檔工作，施工單位作為項目實體建設者，掌握著施工過程所形成的各種原始記錄和材料文件等，并對施工過程相應工程變更和隱蔽工程施工等工作，因此，施工單位擔負起工程施工、竣工所需要的各種文件和材料，并及時移送建設單位。

3.2 認真做好基建工程檔案的收集工作

是工程項目建設施工周期條，涉及到不同專業、多種工序人員進場施工，要及時收集各種施工文件和材料，非常困難。因此，施工企業各部門要通力合作，配合檔案管理人員，做好檔案材料收集工作。

工程檔案需要收集的內容繁雜，數量多，時間跨度長，從工程的立項、施工、竣工驗收等階段，都產生了大量的圖片和資料，管理人員必須根據施工進度同步進行資料收集工作，避免到了工程竣工階段，才進行資料收集工作，這樣就會容易導致文件材料不全，材料建檔以后不能真實反映出施工全過程的歷史記錄，其完整性和準確性就會受到影響，因此，必須注重平時的收集工作，確定文件歸檔范圍，檔案管理人員要參加到項目現場的各項工作中去，例如參加工程例會，了解工程進度，并做好詳細記錄，做到有序開展，資料收集與施工進度同步開展。

項目竣工階段，預示工程施工將要完成，工程檔案資料收集工作也將完成，此階段施工企業檔案管理人員要對工程檔案進行全面檢查，確保收集到的資料全面真實，并配合質檢部門和驗收單位應對工程檔案進行針對性抽查，保證檔案質量。

3.3 充分利用現代信息技術加強對工程檔案管理

采用現代信息技術，可以有效提升工程檔案管理和利用的效率，大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用，建立檔案檢索系統，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便檔案利用。多角度、多層次開發檔案信息資源，按照性質和類型，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號，提高使用效率。

4 結束語

工程檔案與工程質量有緊密聯系，工程檔案完整、真實、客觀地記錄了工程項目施工的全過程，也是確保工程質量的重要依據。做好工程檔案管理工作，是實施對項目有效管理的重要措施之一。因此，建筑企業應完善工程檔案管理工作的各環節，提高工程檔案的真實性和準確性，方能促進建筑工程質量的不斷提升。

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