基于高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設分析

秦佳

摘 要：在這個網絡科技迅猛發展的時代，電子科技的數據化和網絡化在人們的日常生活中也得到了廣泛的應用和普及。而建設高校檔案管理的信息化與網絡化平臺，在優化檔案中每一項資源的同時，還可以加速推進網絡平臺的管理工作，從而實現資源共享。所以，我國各高校檔案的信息化與網絡化的建設已經成為社會發展的必要因素，因此，本文主要圍繞高校檔案網絡平臺的建設以及它的可行性、必要性和現實問題展開分析和研究。

關鍵詞：高效檔案；信息化；網絡化；管理平臺

在飛速發展的網絡信息時代中，建立檔案己經成為了了解和核實與其相關信息的最有效的途徑，它以自身的便利性和普及性被各個行業的人廣泛使用。而對檔案管理的工作也成為了各高校開展相關的教學活動的最基本條件，也是各高校內部機構和項目以及個人的高等教育共享資源的主要部分。所以，為了建設高校檔案信息與網絡化平臺，就要求在傳播信息、收集和儲存時做到內容和方向準確，再借助先進的通訊技術與電子技術手段，建設全國各高校檔案的信息與網絡化平臺，從而實現各高校檔案的資源共享。

1 建設高校檔案信息化的必要性

目前，我國在教學過程中，對教師和學生以及學院的評價都是經過長期的學習以及在生活中的觀察和實際檔案資料體現出來的，換句話來說，就是這些資料可以直觀的反映出一個人長期的發展方向和目標。由于我國對教育的發展經歷了漫長的時間，在相關的設備和技術方面都沒有達到一定的標準，所以比起虛擬的數據信息，人們更加信賴可以實際碰觸到的紙質類相關資料的記錄，這種紙質檔案在使用時，雖然可以有效的保留相關的信息和資料，但是它的占地面積廣、查找時間較長，收集信息的效率過低以及保存材料易損壞等不良因素的介入，將會導致相關的資料被損害或者丟失[1]。

在時代飛速發展的過程中，表現最明顯的特征就是高效化的效率和質量，所以，在這樣的社會背景下，各高校對檔案網絡化平臺以及信息化管理的建設，使得該校對相關工作的建設思想，由傳統的紙張檔案收集轉換成現代化網絡平臺的建設，這種先進又完善的管理系統，是為了更好的適應社會的發展以及學校建檔需要的現代化技術，而進行改良的教學模式。

2 建設高校檔案網絡化的現狀

2.1 宣傳工作不到位，沒有引起高度重視

傳統的高校檔案管理模式，一直以來都沒有引起各高校的領導以及管理檔案者的高度重視，沒有充分的了解到檔案信息化對學校以及各部門開展工作時的便利性，沒有從根本上對紙質資料徹底轉變為信息化資料，從而導致了信息化采集渠道單一以及信息化數據不完整等缺點，建立的數據庫標準程度低、規模小、種類單一以及它的低使用率，直接影響到高校內部對檔案網絡化建設的進程。

2.2 制度不全面，管理不規范

目前的學校管理模式過于分散，沒有一套統一的檔案網絡化管理制度，學校的檔案管理部門各自為營，形成了以各部門為主的檔案管理方法，這樣一來，就造成了信息共享的程度以及數據庫的使用率偏低，嚴重的阻礙了檔案網絡化平臺發揮它的作用。

2.3 無法適應信息化技術的要求

隨著科技的發展，計算機技術被人們廣泛的推廣和使用，信息化的檔案資源將大幅度的增加，從而對檔案工作人員的綜合素質就有了更高的要求。目前大部分的檔案工作者并沒有進行過專業知識的深造，所以，無法適應當前對網絡化檔案管理的技術要求。

2.4 對設備資金投入不足

高校檔案的網絡化管理需要高速掃描儀、照相機以及影像化設備和終端器等一系列先進的設備來支撐，這是開展檔案網絡化工作的首要條件。但目前大部分的高校對設備資金的投入太少，導致了各高校對檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設落后[2]。

3 建設高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的策略

3.1 樹立信息化檔案管理的新觀念

將信息時代與先進科技結合起來運用到學校的工作中，從而形成了檔案信息化管理的模式。為了將各種科技知識的成果轉化為信息化檔案，各高校的檔案工作人員應順應時代和科技的發展，勇于開拓、勇于創新，從而保證信息化檔案管理的先進性。

其次，檔案工作者在做好科研及管理服務時，要積極的提供建設檔案的資源和多樣化的服務，把靜態檔案的信息資源轉化為以網絡資源為主的服務模式。

在建立學校信息的綜合數據庫時，要把各種零散的信息資源按順序進行整合，積極的挖掘可以利用的資源，更新管理和服務的理念，提高服務的檔次。只有將服務創新了，才能保證檔案工作未來的發展前景，從而達到資源共享。

3.2 完善高校檔案信息化建設的管理制度

根據國家對檔案管理的相關規定，制定出適合各個學校的管理制度，它的主要內容有：歸檔管理制度和保密制度，利用制度以及網絡安全管理等制度。要設定統一的上網標準，讓人們在網上查檔的時候既方便又快捷，從而充分的體現出檔案信息化對高校檔案管理工作的重要性。

3.3 加強培訓，提高管理者的工作水平

檔案管理者的工作水平直接影響著各高校檔案信息網絡管理的高低程度，只有具備專業網絡技術的人才，才能開發出具有網絡化的檔案信息資源。所以，要加強培訓管理者的技術水平，提升他們的專業技能。首先要培訓檔案管理人員對網絡設備的了解，組織他們學習如何熟練的運用計算機技術，從而達到提高工作效率的目的；其次要培養他們主動學習的習慣，通過學習熟練地掌握檔案管理的網絡技術，保障工作人員的綜合素質隨著培訓不斷提高；最后是對他們的培訓要逐步的增加技能知識，以保證工作人員對網絡管理的熟練掌握，還要關注他們對科研知識的學習，從而提高檔案管理人員的整體工作水平[3]。

3.4 加快推進網絡化平臺的管理工作

要建設信息化的檔案管理，離不開電子信息的歸檔和管理，它是檔案建設的基礎性工作，同樣也是未來高校檔案信息資源的開發以及利用的重要工作，對促進各高校檔案的網絡化管理具有重要的意義。為了優化資源，具體還要落實好下面的這幾項內容：1）將紙質檔案記錄的資料進行數字化，并且提前做好備份，用來長時間的保存和傳遞。2）將多媒體檔案信息進行網絡化處理。3）大幅度的提高辦公效率，將檔案資料進行收集和分類，這樣統計和查閱的時候就會很方便。4）將網絡化處理過的資料信息以電子檔案的形式存在服務器上，將重要信息存進數據庫里。5）各高校的檔案網絡平臺在采集和整理資料時，要注重向社會各地發布教育以及科研信息，從而發揮出該校對科研事業的先導作用以及社會職能。各高校的檔案管理網絡平臺把它的服務范圍延伸到了全國各地，將服務方式由原來傳統的紙質交流、面對面交流或電話交流發展到可以直接在網絡上來獲得自己所需要的服務。

4 結束語

隨著全國各高校在辦公時引入的信息化網絡辦公技術，已經將傳統的高校檔案管理模式建設為信息化的網絡管理。這種管理方式的建設是為了搭建更廣闊的教學平臺，讓豐富的網絡資源作為主要設備來進行工作，從直觀的角度出發進行分析，這種網絡化的建設也是高校以及該校的教師在全球化科技中意見比較統一的一場大轉變。相較傳統的檔案管理理念，這種檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設，它的最終目的還是想完成紙質檔案管理的轉變，開拓檔案管理人員的眼界，同時，促進了我國科研事業和教育事業的迅猛發展。

參考文獻

[1]石秀麗.高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設[J].電子技術與軟件工程，2018，143（21）：18.

[2]姚樹靜.高校檔案管理數字化建設淺析[J].山東廣播電視大學學報，2018（1）：73-74.

[3]邢建民.數字化時代高校檔案管理信息化建設模式初探[J].中國管理信息化，2017，20（4）：183-183.