淺析新形勢下檔案管理工作的規范化（2）

畢洪軍

摘 要：近年來，隨著我國社會經濟體系不斷健全，社會主義建設逐漸加快，部分企業的規模不斷擴大，其內部的管理也有了更高的要求。在新形勢下對于企業的檔案管理來講，傳統的檔案管理模式已經顯得有些落后，不能跟上時代的步伐，所以，必須加強對檔案管理工作的革新，以實現規范化管理。因此，本文對新形勢下我國檔案管理工作存在的問題進行分析，并提出相應的規范措施。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化

企業的檔案管理工作比較復雜，除了各種的檔案資料進行管理，還有檔案管理制度的建立等，對于發展悠久的企業來講，歷經數年的檔案資料有著大量儲存，如何對大量的檔案進行科學合理的管理是企業需要解決的重要問題。尤其是在新形勢下，良好的檔案管理工作能夠為企業的發展奠定基礎，因此，本文對新形勢下我國檔案管理工作為出發點，對其存在的問題以及改善措施進行分析。

1 新形勢下我國檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理重視程度不足

檔案的管理工作由于涉及的內容較多，做起來比較復雜，需要管理人員具備良好的耐心和嚴謹的態度。實際的檔案管理當中，檔案缺失是常見的問題，在大多數企業都發生過這種情況。導致這種情況發生的根本原因就是檔案的管理人員對檔案管理工作沒有足夠重視，缺乏一定的積極性，致使檔案整理不及時，出現混亂。而檔案本身復雜瑣碎，同時由于相隔時間較長，最終導致檔案不能夠形成統一，造成缺失的情況出現。

1.2 檔案管理制度不完善

現階段，我國大部分企業都開始逐漸完善企業內部的管理制度，但絕大部分卻忽略了對檔案管理這一管理體系的建立，使企業檔案管理人員對工作各方面操作不夠規范。少部分企業制定了相關檔案管理方面的規章制度，但并不全面，只是被記錄于辦公室的管理制度條例當中。只有極少部分企業有獨立的檔案管理制度，可是由于社會發展較快，很多內容都已滯后，不符合當前的發展形式。

1.3 檔案管理人員綜合素質偏低

很多人的思想還停留在傳統時期，將檔案管理還理解為一件簡單易做的工作，認為只是進行簡單的整理和匯總，不需要專業的知識和技巧。這種錯誤的思想在很大程度上導致了企業管理人員選擇了錯誤人員進行檔案管理工作，使檔案管理人員綜合素質較低，缺少專業知識和技巧，只知道對檔案進行歸類和整理，對信息化技術一概不知，很大程度上影響了檔案管理工作的順利進行。

1.4 檔案管理模式落后

隨著信息化進程的不斷加快，很多行業都已將信息化技術融入到了實際的生活和工作當中。 國外一些先進企業已經將信息技術應用到企業檔案管理工作當中，實現了信息化管理。但目前，我國能夠實現信息化管理的企業較少，大部分檔案管理方法都相較落后，且信息化程度較低，從實際上看根本無法滿足時代的要求，主要的滯后體現在兩點上：1）檔案管理方法。部分企業仍采用傳統的手工登記，很大程度上影響了檔案工作的質量和效率。2）檔案管理未應用信息化技術。沒有根據社會發展充分利用信息化技術，使檔案管理工作存在很多隱患，如檔案缺失或損壞等情況。

2 新形勢下我國檔案管理工作的規范措施

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案的管理情況與檔案管理人員的綜合素質有著直接的聯系，只有提高檔案管理人員的綜合能力，才能確保檔案管理的規范化，避免出現檔案缺失的情況出現。因此，提高檔案管理人員的綜合素質顯得尤為重要，主要可通過兩點對其素質進行提高：1）企業對檔案管理人員制定嚴格的管理機制，同時對其管理工作進行監督，使檔案管理人員能夠感到一定程度的約束性，避免出現消極怠工而導致的檔案錯誤。2）企業應該加強對檔案管理人員的培訓，提升其專業素養和知識技巧，改變檔案管理人員對這份工作的認知，使其認識到檔案管理的重要性。同時，還能使檔案管理人員學會創新，找出適合自身的管理方法，提升工作效率。

2.2 完善檔案管理制度

隨著社會不斷進步，很多企業已經逐漸意識到檔案管理的重要作用，只有保證檔案管理制度的健全和完善，才能促進檔案管理工作的規范性。因此，建立健全的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利進行的重要因素之一。在制定檔案管理制度需要注意兩點：1）從企業實際出發，結合檔案管理的情況，保證檔案管理制度制定后的可操作性。2）在檔案管理制定的過程中，要確保制度全面，不僅包括對工作人員的要求和分配，還要對管理人員進行要求，做好監督工作，并制定相應的獎罰措施。

2.3 推動檔案管理模式信息化發展

為了順應時代的發展需要，保證檔案管理工作更加順利有效的進行，信息化技術在檔案管理方面的應用必須得到重視，提高檔案管理人員的信息化水平，提高檔案管理的工作效率。傳統的檔案工作當中，都是以人工記錄為主，不僅很大程度上的降低了工作效率，還降低了因為自身紙質檔案的原因導致容易出現丟失或損壞等情況發生。信息技術在檔案管理工作中的應用可以很好的避免這種情況的出現，并且能夠提升工作效率。但這就要求檔案管理人員要具備一定的信息技術水平，懂得操作信息化管理的軟件，在保證檔案管理全面性的同時，又提高了檔案管理的效率。

2.4 加強專業人才的培養

隨著企業的不斷擴大發展，檔案管理工作難度逐漸加大，對檔案管理人員的要求也越來越高。加強對專業人才的培養是現階段企業規范檔案管理工作的手段之一。對于檔案管理人員來講，檔案管理不再是單純的整理和匯總，除了需要擁有豐富的專業知識以外，還要具備一定的實踐能力。為此，企業應該大力組織檔案管理人員進行專業的培訓，使其充分的學習和了解檔案管理相關的專業知識，提高自身的綜合素養。另外企業還應該適當的舉行檔案工作人員的競賽，設置一定的獎勵，在檢測工作人員實際操作能力的同時，還能使其之間互相促進，提高檔案管理的工作效率。

3 結束語

綜上所述，本文對新形勢下我國檔案管理工作存在的問題以及規范措施進行詳細分析，通過對提高檔案管理人員的綜合素質、完善檔案管理制度以及推動檔案管理模式信息化發展的論述和研究，對我國企業檔案管理工作的進行有著重要幫助。

參考文獻

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