事業單位檔案數字化建設的措施分析

洪菊

摘 要：檔案管理作為事業單位的一項重要工作內容，通過對信息技術和數字技術的應用，能夠保證檔案管理質量與效率。新時期事業單位要充分認識到檔案數字化建設的重要性，不僅要建立與之相應的管理制度，也要在數字化設備上增加投入力度，并培養檔案管理人員的專業素養。這樣事業單位檔案管理數字化水平才能實現提升，將檔案的最大價值真正體現出來。本文將簡述事業單位檔案數字化建設的現狀，并提出了具體可行的應對措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化建設

基金項目：本文系中國核工業地質局《放射性礦產地質檔案項目任務書》“放射性礦產地質資料保管狀態調查”（項目編號：201801）。

近年來計算機技術、通信技術和互聯網技術等發展很快，事業單位若是不及時在檔案管理模式上作出改變，將難以適宜時代發展的部分，也不利于檔案管理效率的提升。事業單位要從以往紙質檔案整理與加工等方式上作出轉變，積極應用各項先進技術，實現對檔案的數字化管理。事業單位通過發揮出數字技術的作用，才能有效節省人力與物力，并促進紙質檔案順利向數字檔案轉變，也為今后檔案管理工作的有效開展打牢基礎。

1 檔案數字化概述

所謂檔案數字化，即通過多種形式信息采集設備轉化檔案的過程，在紙質檔案數字化處理中，通常要利用掃描設備采集信息，在計算機中存儲獲得的信息，并形成圖像文件。事業單位紙質檔案轉變為數字格式主要采取以下方式：第一，對紙質檔案進行掃描并通過圖像方式進行儲存，也可以通過OCR字符識別轉換為文本文件。第二，通過微縮膠片影像實現數字化轉換，也可以通過數碼相機完成拍攝。在此過程中事業單位對紙質檔案進行直接掃描，能夠發揮出經濟與便捷等優勢，紙質檔案進行數字化處理后，有利于更加妥善存儲圖像文件，并建立相應信息數據庫，達到快速檢索與引用的目的。

2 事業單位檔案數字化建設的現狀

分析事業單位檔案管理工作來看，雖然也應用了數字化技術，建立了相應的數字平臺，然而在檔案數字化管理上仍然停留在初級階段，很多單位在執行上出現了不到位的問題。具體來說是未配置完善的現代辦公設備，事業單位在檔案數字化管理中，只是簡單的應用了計算機與軟件，不能保證檔案管理效率的提升。當然也有的事業單位應用了數字檔案管理系統，并具備較強的數字化管理能力，然而在實際中未將行為規范明確下來，也忽視了對先進的現代設備的配置，不能實現檔案管理數字化水平的提升[1]。在檔案調閱過程中，也沒有將便捷性體現出來，即使部分人員具備較強的數字化管理理念，但是因為缺乏了一定的數字化硬件與軟件設備，不能在配置上達到最優化，這樣也為事業單位檔案數字化建設的正常進行帶來了一定阻礙。當前事業單位檔案在檢索效率上也有待提升，這是對數字化檔案管理來說，計算機檢索作為一項關鍵性內容，除了能夠讓傳統人工方式得到轉變以外，也在檔案管理質量與效率上提供了可靠保障。然而現階段事業單位在檔案檢索技術上還比較落后，檔案檢索效率始終處于低效狀態，在此背景下為數字化檔案管理帶來了不利影響，也不利于讓事業單位檔案真正的價值得到發揮。

3 事業單位檔案數字化建設的措施

1）轉變檔案數字化管理理念。近年來計算機信息技術發展很快，也在我國各行各業得到了進一步的普及與應用，對事業單位檔案管理人員來說應該盡快樹立起數字化理念，能夠熟練運用數字化技術和網絡技術，完成對以往檔案材料的數字化批量采集、整理與處理[2]。這要求事業單位領導也充分意識到檔案數字化建設的重要性，在檔案收集、整理、統計與查閱等方面盡快實現數字化，并在單位內部宣傳貫徹數字化理念，并給予更多資金與人力方面的支持。這樣才能真正發揮出數字技術在檔案管理中的作用，也為事業單位的發展打牢了基礎。

2）完善事業單位檔案管理系統。在事業單位檔案數字化建設過程中，必須充分應用計算機網絡，讓所有檔案得到有效的歸集與整理，讓傳統紙質檔案通過數字化形式在數據庫內進行存儲。而對事業單位新形成的數據來說，要在歸集分類后在計算機中存儲，通過實行這種管理模式，檔案管理能夠更加有序進行，也為工作人員調取資料創造有利條件。事業單位在檔案數字化管理中，要借助的計算機打造完善的檔案管理系統，并充分考慮到實際需求，將所需的各項設備設施確定下來。事業單位應該在內部形成相應的局域網，從而打造具備聯網性質的檔案存儲數據庫，讓各項檔案得到統一存儲與管理。

3）加強檔案資料安全管理。事業單位實行檔案數字化管理后，還要關注對檔案資料的安全管理，提高在這方面的關注度。第一，事業單位在建立數字化檔案數據庫時，應該全面、細致篩選生產廠家與供應商，同時結合自身管理特點與設計標準，將最適宜的設備確定下來，從而為數字化檔案提供安全保障，也確保檔案資料數據庫的作用得到有效發揮[3]。第二，事業單位應該提高對設備使用狀況的重視程度，逐步對數字化檔案管理軟件設施配置齊全，讓今后功能升級獲得良好的條件，從而數字化檔案管理系統才能盡快得到更新。第三，事業單位要充分考慮到檔案資料價值，將相應級別保護設施確定下來，避免一些機密信息被不法分子獲取，對事業單位各項工作帶來不利影響。

4）提升檔案管理人員專業素養。事業單位要想促使檔案管理數字化建設的高效進行，應該加大對檔案管理人員的培養力度，促使其綜合素質與專業能力不斷提升。通過打造一支素質高、能力強的檔案管理人才隊伍，才能讓各項生產設備得到有效應用，并體現出科學管理理念，也保證工作成效的不斷提升。對事業單位檔案管理人員來說，應該具備豐富的檔案管理知識，掌握必要的技能，能夠跟上時代發展的腳步，主動學習數字化技術，在工作中總結經驗，解決檔案數字化建設中遇到的問題。事業單位要想提升檔案管理人員綜合素質，可以采取“引進來”與“走出去”的方法，所謂“引進來”，主要是引入一些專業基礎扎實、信息素養較高的檔案管理人才，而“走出去”則是加強對已有檔案管理人員的培訓工作。

對事業單位檔案管理部門來說應該制定完善的培訓計劃，從崗位需求出發，讓檔案管理人員真正勝任工作崗位。在事業單位檔案數字化建設過程中，對于檔案資料的輸入、輸出、移交和管理等環節來說，通常需要利用網絡完成，此時黑客、木馬等檔案管理數字化運行威脅較大，如很多機密文件容易在黑客攻擊下出現失真與泄露的情況，將嚴重破壞檔案的完整性[4]。進入網絡時代后，事業單位檔案管理人員要充分意識到檔案安全的重要性，不僅要不斷對管理體系進行更新，也要注重及時找出漏洞，尋找缺陷，盡快解決，為事業單位檔案數字化管理創造更加有利的條件。

4 結語

總之，在數字化背景下，事業單位也要注重對檔案的數字化建設，這樣能夠保證各項珍貴檔案資料得到有效管理，也為今后的查詢與利用奠定有利基礎。對此事業單位領導要在思想上提起高度重視，從當前檔案數字化建設現狀出發，盡快采取有效的應對措施，主要包括完善檔案數字化管理制度，引起先進設備與技術，并培養更多專業檔案管理人員。這樣才能保證數字技術在檔案管理工作中發揮出應有的作用，也為事業單位的發展創造了更加有利的條件。

參考文獻

[1]徐鳳華.關于事業單位檔案信息化建設的幾點思考[J].科技經濟導刊，2019，27（14）：41.

[2]付亞萍.事業單位檔案數字化現狀及路徑探索[J].辦公室業務，2018（23）：76.

[3]邢萌.事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析[J].辦公室業務，2018（20）：179.

[4]李美艷.淺析機關事業單位檔案管理工作的問題與對策[J].黑龍江教育學院學報，2018，37（09）：154-156.