檔案管理中的電子檔案管理探析

李小娥

摘 要：隨著科技不斷的發展，電子檔案管理應運而生，相比于以往的紙質檔案來說，電子檔案有著它不可替代的優勢。隨著形勢的變化，電子檔案管理也越來越多的應用到人們的生活當中。很多的現代化大企業都采用電子檔案來進行管理，因為電子檔案可以高效且準確的管理人們的各種信息，并且它的工作效率是非常高的。本文主要討論了電子檔案的發展現狀以及電子檔案管理中還存在的不足之處和解決方案，希望能對相關人員有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案管理；探析

隨著我國經濟不斷的發展，科技不斷的進步，信息化已經越來越明顯，那么對于檔案管理這一方面來說，電子檔案的出現也是必然的，它的出現能夠讓檔案管理更加的規范化，對管理的內容能夠更加的精準化，同時在管理效率這一方面也得到了大大的提升，相比于以往的紙質檔案管理來說，它有著不可忽視的優勢存在，但是由于發展的還不夠完善，電子檔案管理在一些方面還存在不足之處有待我們的解決。

1 電子檔案在當今社會中存在的重大意義

首先電子檔案的存在讓檔案管理的效率得到了大大的提升，在電子檔案還沒有出現之前，在還是紙質檔案時代的時候，需要消耗很大的人力資源和物力資源來進行檔案管理，同時他們的工作量也非常的大，但是通過這么大的工作強度，所帶來的結果卻不是非常的明顯，可見它的效率還是比較低的，但是電子檔案的出現讓檔案管理的效率得到了很大的提升。它主要通過計算機和網絡來進行管理，能夠提升檔案管理工作的效率，同時在質量這一方面也可以得到保證。而對于工作人員來說他們的工作量也大大的減少，同時工作效率也大大的提高了。

其次電子檔案的存在也可以讓人們在同一時間共同使用同一個信息。在以往的檔案管理中，想要實現資源共享幾乎是不可能的，因為這些檔案都是紙質版的，如果有一人借閱，那么另外一個人就不可能在同一時間使用這同一內容，但是電子檔案的出現能夠讓資源共享成為可能。因為它是存儲在計算機內部的，而它只是一個信息化的體現，并不是真正的實物，所以可以讓不同的人在同一時間借閱同一內容。這樣實現資源共享可以很大的提升工作人員的效率，讓檔案管理的服務度也得到提升，讓人們更加滿意檔案管理工作。

2 電子檔案所存在的優點

首先它的儲存形狀變得越來越小，但儲存的內容卻是越來越多。相比于以往的紙質版需要大量的空間來儲存，而電子檔案是不同的，它僅需要一個小小的硬盤就行。雖然它的體積很小，但它的儲存空間是非常非常大的，同時它在記錄以及傳播等方面都非常的快，所以在效率這一方面來說它也是非常有優勢的。

其次它的操作是十分簡便的。如果有人想要檢索一條信息，通過電子檔案管理的形式，它只需要進行一個檢索便可以得到這條信息，而在以前的紙質檔案管理中，人們需要通過目錄，然后進行搜索、查找，在非常大量的文件中找到自己需要的信息。相較而言可以發現，電子檔案在檢索信息方面是非常的快速以及簡便的，同時電子檔案在進行歸檔以及復制等方面操作起來也是非常的簡便的，這也是電子檔案的另一優勢所在。

3 電子檔案目前還存在的不足之處

由于電子檔案是通過計算機和網絡系統來實現的，可是目前網絡系統的安全保護措施還不是非常的完善，而這些信息在進行復制和刪除時又是非常的簡便的，所以很容易造成這些信息的丟失，同時由于網絡系統的復雜性，有各種各樣的人物潛伏在其中，也有很多的病毒有可能會侵入到電子檔案中，那么就很可能造成檔案丟失以及信息的泄露等等不安全的事故。而造成這些事故的影響是非常大的，它們一般都是不可恢復的。所以在電子檔案安全性這一方面還有待提升。

其次電子檔案在管理中沒有得到統一。就目前電子檔案的發展來說，檔案在歸檔時有很多種形式，在實際工作中這些多種多樣的形式還是普遍存在的，造成這種現象的原因是目前還沒有制定出統一的歸檔方式，所以有很多的工作人員可能就按照自己喜歡的形式來進行儲存了。這對于電子檔案的管理來說會造成一定的查找難度，所以這是一塊需要完善的部分。

第三電子檔案沒有應有的法律效應。因為電子檔案是虛擬的，它是通過計算機和網絡來實現的，相對于紙質版文件來說，這些虛擬的電子檔案它的法律效應就沒有那么明顯了，同時它在制定法律政策方面也是很難實現的。那么這些文件在法律效應方面得到認可的可能性也很低，所以這就需要有關部門制定具體的法律、法規來支持。

4 對電子檔案進行具體的管理

首先針對電子檔案的安全性不高等問題，可以對其進行技術方面的改進，例如對電子檔案設置為只讀的模式。在網絡上的人員對電子檔案只能進行讀和看而不能隨意的篡改，通過這一技術的改進可以有效的保證電子檔案的安全性。網絡上的人也不能進行篡改和復制，所以信息也不會造成丟失或者泄漏等情況。而相關的工作人員在進行檔案的整理和復制時，應該設定在定期的時間段內，這樣可以有效的保存好電子文件。

其次在對電子檔案進行歸檔時應該設定一個統一的歸檔模式。通過建立完善的規章制度來對工作人員進行規范約束，讓電子檔案的管理更加的規范化，同時一個良好的工作體系也能讓電子檔案的效率得到大大的提升，也能保證電子檔案的質量，在一定程度上也可以調動工作人員的積極性，規范工作人員的工作態度。

5 結束語

電子檔案的出現是肯定以及必然的，因為隨著科技的不斷發展，紙質檔案已經不能再適應當今社會的需要，電子檔案應運而生，并且在將來還會發揮出不可估量的作用，所以對電子檔案進行更加規范的管理是迫切需要的，讓其能夠揚長避短是當下我們所需要解決的問題。本文通過四方面的闡述，希望工作人員能對電子檔案管理工作提高重視，盡快完善、改進電子檔案管理中存在的問題，制定相應的法律、法規，讓電子檔案這種形式能更好的服務于大眾。

參考文獻

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