淺談有效提高企業(yè)電子檔案的利用率

吳尚蕓

摘 要：近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，計算機輔助設(shè)計成為科研活動的常用手段，從而產(chǎn)生了數(shù)據(jù)、圖形、文本等電子檔案，如何有效管理電子檔案，使其得以充分利用，成為人們的研究重點。本文首先分析了電子檔案的特點，然后分析了影響電子檔案利用率的因素，最后探討了提高電子檔案利用率的對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；電子檔案；利用率

隨著網(wǎng)絡(luò)通信、計算機技術(shù)的發(fā)展，電子檔案逐漸成為人們獲得信息的途徑，以紙質(zhì)為載體的檔案館也憑借檢索方便、傳播快速等優(yōu)勢，向數(shù)字化方向發(fā)展，館藏結(jié)構(gòu)也隨之變化，使得電子檔案占有量逐年增加。但是受使用者能力、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等方面影響，電子檔案利用率有所降低，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)深入分析影響電子檔案利用率的因素，并提出針對性的對策，推動電子檔案管理工作開展。

1 電子檔案的特點

1）操作簡便易行。在電子文件形成檔案前，其刪減、修改等操作過于方便，刪除、修改后也不會留下痕跡，而且頁面也比較整潔。另外，電子檔案具有規(guī)范性，檢索起來很方便。

2）存儲空間小。由于紙質(zhì)檔案累加式的收集，使得檔案庫房需求量得以擴(kuò)大，而電子檔案僅需占據(jù)少量空間，對庫房沒有特殊的要求，便于攜帶。

3）復(fù)制效果好。紙質(zhì)檔案在拷貝、復(fù)印時，常出現(xiàn)信息丟失、字跡不清等問題。而電子檔案經(jīng)過拍照、掃描等處理后，復(fù)印件幾乎和原件一致。

4）載體多樣化。電子檔案的形態(tài)多樣，包括影像、文字、圖形等，都可以合成電子檔案，相較于紙質(zhì)檔案，更加生動和全面[1]。

5）資源傳遞快捷。針對紙質(zhì)檔案，利用者只能在接觸檔案時才能查閱，而電子檔案由于處理環(huán)境特殊，能夠隨時隨地的查閱、瀏覽。另外，電子檔案能夠同時發(fā)給多個用戶，但紙張檔案只局限于某個用戶，無法共享。

2 影響企業(yè)電子檔案利用率的因素

1）電子檔案資源未得到整合。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)未和辦公自動化系統(tǒng)、其他業(yè)務(wù)平臺，建立有效、合理的信息互聯(lián)，致使電子檔案資源處于封閉狀態(tài)。電子檔案資源未得到有效整合，一方面影響著電子檔案資源的加工層次，限制著檔案知識增值、整合的實現(xiàn)。另一方面使電子檔案資源的檢索、使用出現(xiàn)鴻溝，降低利用率。

2）檔案編研利用水平不高。很長一段時間，企業(yè)電子檔案的管理處于無壓力、無目標(biāo)狀態(tài)，造成基礎(chǔ)業(yè)務(wù)欠缺。盡管館藏數(shù)量增加，但是多數(shù)情況下仍處于無序狀態(tài)。面對無序、松散的管理情況，企業(yè)電子檔案的編研利用更是無處著手。信息時代下，對電子檔案的編研、利用，提出了更為嚴(yán)格的要求，根據(jù)檔案利用率的調(diào)查結(jié)果，多數(shù)檔案用戶認(rèn)為：使用現(xiàn)代的檢索工具，找到某條資源并不是很難，但是多數(shù)情況下很難對其進(jìn)行妥善的加工整理，而且所包含的資源也未得到有效提煉，信息資源也無法滿足企業(yè)的經(jīng)營、發(fā)展需

求[2]。

3）檔案工作者的本領(lǐng)有待增強。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案工作者有80%以上為大專、本科學(xué)歷，初步形成了初、中、高級的階梯銜接，技能型、管理型相匹配的檔案隊伍。隨著電子檔案資源網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的加深，不斷提高著對檔案人員綜合能力、技能水平的要求，多體現(xiàn)在檔案人員的信息能力提升上。在現(xiàn)代化的管理格局下，企業(yè)檔案工作仍處于重視管理、忽視利用的現(xiàn)狀，檔案人員不夠了解信息技術(shù)，會管理、懂業(yè)務(wù)的優(yōu)秀人才匱乏。在信息化建設(shè)中，檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平也不高，工作意識和能力難以滿足信息時代下的要求。

3 提高企業(yè)電子檔案利用率的對策

為了使提高電子檔案利用率的方法和思路更加科學(xué)和系統(tǒng)，推動檔案管理工作開展，企業(yè)可從整合電子檔案資源、優(yōu)化編研工作、培養(yǎng)檔案人才等方面著手，具體表現(xiàn)如下：

1）有效整合電子檔案資源。對于電子檔案資源的整合，要區(qū)分各類檔案資源、網(wǎng)絡(luò)信息資源。對于館藏檔案資源的整合，要將其電子檔案、其他檔案共同納入館藏目錄，完成電子檔案、其他檔案的有效銜接，為工作人員提供一個方便、簡潔的檢索界面，實現(xiàn)一站式的服務(wù)。對于網(wǎng)絡(luò)資源的整合，是針對網(wǎng)絡(luò)信息資源的復(fù)雜、檢索方式多樣等特征，對其進(jìn)行綜合處理，在主頁的銜接上建立導(dǎo)航系統(tǒng)，將網(wǎng)絡(luò)上無序的信息資源，轉(zhuǎn)變?yōu)橛行虻脑鲋敌畔ⅲ蛊涑蔀檠a充館藏的有效資源。同時，加強對電子檔案資源目標(biāo)的控制，除使用相應(yīng)工具檢索檔案資源外，還要對其進(jìn)行人工標(biāo)引，以此提高電子檔案資源的查準(zhǔn)率和利用率。

2）優(yōu)化檔案編研工作。企業(yè)根據(jù)不同的利用需求，對電子檔案資源進(jìn)行有效分類，在此基礎(chǔ)上形成特色化的資源。電子檔案經(jīng)過深入編研、數(shù)據(jù)梳理后，為企業(yè)的生產(chǎn)、運轉(zhuǎn)和管理，提供強有力的支持[3]。比照企業(yè)檔案的建設(shè)規(guī)劃，在下一階段的信息化建設(shè)中，集中分析和篩選信息資源，細(xì)化電子檔案資源的利用需求，基于各部門和用戶的相關(guān)需求分析，將編研完的資源成品用互聯(lián)網(wǎng)工具推送，在用戶、電子檔案資源間建立系統(tǒng)化、個性化的溝通渠道。

3）注重培養(yǎng)檔案人才。電子檔案工作人員，在企業(yè)檔案管理中扮演著推動者、踐行者的角色，面對新形勢下的電子檔案工作變化，企業(yè)可從這樣幾點加強對電子檔案人才的培養(yǎng)：一是加強業(yè)務(wù)技能、專業(yè)知識的培訓(xùn)，用業(yè)務(wù)講座、集中辦班等形式，從上到下的分層培訓(xùn)。二是加大電子檔案的宣傳力度，樹立大服務(wù)、大檔案的意識。三是提高檔案人才的服務(wù)意識、信息處理能力，從重視資源利用率、整合效率等方面著手，切實提高電子檔案工作人員的信息獲取、利用能力。在此基礎(chǔ)上，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，將單向服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蚍?wù)，堅持將有序、高效的電子檔案服務(wù)，融入到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中。四是重視本學(xué)科的發(fā)展趨勢，為企業(yè)高效服務(wù)[4]。不斷接受信息學(xué)知識、計算機知識等方面的繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，及時更新、補充相應(yīng)知識，使其成為高素質(zhì)的檔案管理人員，更好的為企業(yè)科研、生產(chǎn)服務(wù)。

4）加大軟硬件建設(shè)，改進(jìn)服務(wù)方式。隨著電子檔案資源使用人員的增加，電子檔案資源種類的增多，軟硬件建設(shè)也要隨之?dāng)U大，從而滿足檔案利用者的需求。一方面，計算機的數(shù)量要有所保障，運行速度要跟得上，要有供利用者自行檢索、使用的資源，供利用者使用的各種檢索工具。同時，還要配備下載光盤、打印、掃描等服務(wù)，便于接納各層次的檔案利用者。另一方面，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)覆蓋面，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)具有傳輸速度快、距離短、成本低等優(yōu)勢，要達(dá)到不同地點的計算機和電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)相連，以共享各類資源[5]。檔案館還要開設(shè)電子閱覽室，在檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)提供檢索服務(wù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索、瀏覽全文和辦理借閱預(yù)約手段等服務(wù)，逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電腦化查詢，盡最大限度的為企業(yè)員工提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 小結(jié)

綜上所述，企業(yè)電子檔案的管理和利用，是一個長期、系統(tǒng)的工程。作為檔案工作人員，要以企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)、開發(fā)水平為目標(biāo)，采用有效、科學(xué)的方法整合檔案資源，加大宣傳力度。同時，改進(jìn)檔案館的服務(wù)方式，加大軟硬件的建設(shè)，重視檔案人才的培養(yǎng)，為企業(yè)檔案信息化的建設(shè)注入新鮮活力，提高電子檔案的利用率，推動經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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