高校干部人事檔案管理存在問題及應對措施

劉奇

摘 要：干部人事管理工作是高校管理工作的重要組成部分，同時也是人才管理與使用的重要依據。因此，加強高校人事檔案管理對于高校的健康、快速發展具有重要意義。基于此，本文首先對高校干部人事檔案建設的重要性進行總結，并結合現階段高校干部人事檔案管理存在問題，提出相應的優化建議，以期促進高校干部的使用效率與質量。

關鍵詞：高校干部；人事檔案管理；問題；應對措施

高校干部人事檔案作為高校人才信息的重要載體，在高校師資隊伍建設中，扮演著儲備信息的資源庫的角色，對高校教職工的工作經歷、成績及表現等情況能夠充分反映，有助于科學合理地使用人才。所以高校干部人事檔案管理工作的成效會影響到高校人事組織工作的開展與進行。

1 高校干部人事檔案建設的重要性

干部人事檔案記錄并反映了干部的政治思想、品德作風、工作表現、工作業績等具體情況，為全面了解使用干部的情況提供基本憑證和重要依據。檔案管理要遵循真實、準確、及時、規范的原則，管好、用好干部檔案，是檔案管理員義不容辭的責任。要做好干部人事檔案管理工作，必須從增強意識、完善管理、強化法治意識著手，全方位系統化從嚴管理干部檔案。

2 高校干部人事檔案管理工作存在的問題

2.1 對干部人事檔案管理工作重視程度不夠

高校干部科在管理人事檔案方面并不能在短期內作出優異成績，除此之外更是沒能提起對工作的重視度來。甚至有相當一批人對本項工作存在嚴重偏見，對人事檔案的管理理解為簡單梳理人事檔案并保存好即可，工作中并不涉及什么技術含量。甚至有一些高校的領導沒有意識到管理高校人事檔案工作的重要性，再加上目前并沒有針對檔案管理工作監理完善的制度，很少有人能夠對檔案管理人員的工作予以肯定的態度，進而導致這些工作人員缺乏工作熱情，工作也就難以做出成績。

2.2 高校干部人事檔案管理工作制度不健全

對待干部人事檔案并沒有監理完善的相關制度，這一現象在當下國內絕大部分高校中也均存在。高校在日常的管理中將直接影響到對人事檔案的管理工作。倘若高校沒有一個相對規范的管理制度，這將從很大程度上對人事檔案的管理工作產生制約。在開展和執行人事檔案管理工作時需要一個完善且具有可行性的政策制度為前提。

2.3 高校干部人事檔案管理配套設施建設相對落后

在某些高校里，并沒有及時為干部人事的檔案管理準備先進的配套設備，也沒有專為這一項工作留出相應的管理庫房，在檔案管理工作中缺乏先進的保密及防火防潮等相關設備及措施，人事檔案在安全性方面缺乏保障，對檔案管理的全面性產生很大的影響。同時，在對檔案管理時大多數工作還停留在手工勞動上，缺乏相應的設備對其進行信息化處理，管理人事資料的仍然只是一個相對初級的系統。即便是那些使用信息系統處理人事檔案關系的高校也沒有再對系統進行升級，信息化平臺的功能沒有被充分開發出來，對信息的錄入依舊依靠人工完成的。缺乏先進的信息管理系統將在很大程度上制約工作效率。

2.4 高校干部人事檔案管理員的綜合能力有待提高

各大高校在縱深改革干部人事制度后，大部分高校都由一些沒有檔案管理專業技能的人負責人事檔案的管理工作，并且在上崗前沒有對其進行過任何培訓，這些人在管理檔案的過程中并不具備專業的技能，進而造成檔案管理工作人員整體業務能力低下的現狀。甚至依舊有一些工作人員對這一項工作存在偏見，沒有意識到這一項工作的重要性，對待工作缺少熱情及嚴謹態度，對材料的完整性意識薄弱。還有一些人員兼職管理檔案，僅投入一少部分精力在檔案管理上，這也從很大程度上拉低檔案管理工作質量，所以有待于盡快提升此類工作人員整體業務能力及素質。

3 高校干部人事檔案管理優化對策研究

3.1 增強領導對高校干部人事檔案管理工作的重視度

第一，要足夠重視起干部人事檔案的管理工作，進一步完善工作制度，提高對這項工作的管理重心；第二，要對檔案管理人員的工作匯報建立完善機制，使得領導能夠及時掌握工作進度及實時情況，進而能夠及時針對檔案管理的工作進行指導并強化重視；第三，還要與不同的院校負責管理干部人事檔案的人員展開不定期經驗交流，從對方的工作中映射出自己工作待改進之處，并進行有針對性的改進。

3.2 不斷健全高校干部人事檔案管理制度，同時落實配套設施

在對高校干部的人事檔案進行管理的過程中，要重點結合高校的發展現狀，以此為基礎對制度進一步改進。對以往繁瑣的工作進行簡化，提高工作效率。嚴格把控人事檔案的轉出及歸檔，消除虛假檔案；對檔案的借閱制度也要進行規范，將責任逐級落實下去；并在實際工作中對工作細節進行完善。與此同時，還要為此項工作投入更多資金，用于對設備進行更新及改善庫房環境，為檔案資料提供一個安全的存放場所。針對檔案的存放屬性配備專門的存放架，充分利用庫房空間，定期對檔案的存放情況進行檢查。同時還要針對干部人事檔案設置專門的庫房并設置專門辦公室對檔案的借閱進行管理，購置相應配套設施。

3.3 提升高校干部人事檔案管理員的綜合素質

此項工作在實際進展中具有較強的政策性和專業性需求，在保密的前提下提供服務，因而要強化對從事此項工作的人員的總體素質培養，以提高工作質量。在人員的選擇中要優先錄用具備專業知識的人員，對于身兼數職對檔案進行管理的人員展開后續培訓，對其業務能力進行深化拓展，使得工作人員的業務能力能夠與時俱進，尤其是信息化管理的技能。不定期慰問其工作與生活，帶動其工作熱情。除此之外，作為高校干部人事檔案管理人員本身，也要強化對工作認知的重要性，提高責任心，積極投身于技能掌握和工作中。

3.4 加強高校干部人事檔案管理信息化建設，提高檔案利用率

將科學化、信息化和網絡化的工作手段引入到高校干部人事檔案管理的工作中去，確保人事檔案更高效的被利用。使得檔案管理工作朝向現代化方向發展，為人事提供更優質的服務；對人事制度進行改革，結合社會發展現狀提供更加適合崗位的人事錄用。結合飛速發展的信息時代，利用電子信息手段對檔案進行管理已是大勢所趨，通過數字化系統替代以往的紙質檔案資料能夠更加長久且安全地保存人事檔案資料。除此之外，數字檔案相對于傳統紙質檔案來說還具備更大的存儲容量且方便進行調用及共享。我們在此項工作中要充分發揮出計算機信息化的優勢，將資源共享，進而更高效的對人事檔案進行利用。

4 總結

高校干部人事檔案管理工作是高校管理工作中的一部分，在高校師資隊伍建設中，扮演著儲備信息的資源庫的角色，對高校教職工的工作經歷、成績及表現等情況能夠充分反映，有助于科學合理地使用人才。隨著高校快速的發展，對檔案管理工作要求也越來越高，高校要積極推動檔案管理制度規范，加快檔案管理隊伍的建設，加強檔案信息化建設，進而促進高校快速健康發展。

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