公共圖書館讀者活動檔案的收集及有效管理

摘 要：本文主要以公共圖書館讀者活動檔案的收集及有效管理為重點進行闡述，結合當下公共圖書館讀者活動檔案管理實際情況為依據，首先分析公共圖書館讀者活動檔案的存在作用，其次介紹公共圖書館讀者活動檔案的基本特征，最后從強化讀者活動檔案收集工作的宣傳與指導、制定讀者活動檔案收集標準等幾個方面深入說明并探討公共圖書館讀者活動檔案的收集及有效管理措施，進一步完善公共圖書館讀者活動檔案工作，旨在為相關研究提供參考資料。

關鍵詞：公共圖書館；讀者活動；檔案；收集；有效管理

讀者活動，作為公共圖書館社會職能中重要的一項工作，在開展過程中會產生諸多類型的檔案，并能夠真切的記載圖書館讀者活動的內在變化、讀者服務工作的特征以及內容。讀者活動檔案具備重要的檔案價值，但是這一個環節的檔案資料總是被淡化，檔案人員缺少管理讀者活動檔案的意識，以致于公共圖書館讀者活動檔案的管理工作質量不佳，容易出現讀者活動流程混亂的現象，不利于公共圖書館規范化的開展與運行。怎樣收集并且有效的管理公共圖書館讀者活動檔案，是每一個圖書館檔案人員及活動資料收集人員要認真關注的話題。

1 公共圖書館讀者活動檔案的存在作用

1）便于讀者活動主題的明確。通過分析和歸納公共圖書館以往的讀者活動檔案信息，能夠初步了解讀者喜愛的活動主題，明確本次活動的具體內容。比如通過搜索圖書館的少兒類活動檔案，就可以明確得出開展少兒活動的主題受歡迎內容、參與人數、少兒及家長關注程度等活動信息，為往后開展少兒活動提供依據。

2）便于制定讀者活動計劃。公共圖書館的讀者活動計劃涉及到時間、主題以及內容和宣傳等諸多角度，在制定讀者活動計劃的同時，需要對以前的活動檔案加以深入研究，借鑒成功的經驗。比如開展讀者活動的規模，針對宣傳和組織的環節，可以研究讀者活動檔案的內容，取長補短，進而保證活動計劃制定的科學性與合理性。

3）便于讀者活動質量的提升。公共圖書館的讀者活動檔案真切記錄著圖書館內每一項活動的具體思路以及過程。以研究這些活動檔案為目標，可以更加全面的掌握圖書館讀者活動相關工作的具體情況，了解圖書館讀者的興趣與愛好，指明圖書館讀者活動的工作方向，促使讀者服務工作質量不斷提升。

2 公共圖書館讀者活動檔案的基本特征

1）檔案數量眾多。根據文化部門制定的相關公共圖書館評估定級標準內容，每一年的地市級公共圖書館開展的讀者活動數量已納入統計，也就是說公共圖書館須每年舉辦一定數量的講座和培訓以及閱讀推廣等活動。在活動數量增加的情況下，讀者活動檔案的數量將隨之會增加。

2）檔案形成的范圍廣。各公共圖書館整合社會資源，與社會機構、團體等合作開辦活動。各圖書館在開展讀者活動之前，都相應的學習、調研社會機構、單位、團體的活動開展情況，并產生相應的活動調查報告。同時，館與館之間，館與社會機構、團體之間的相互合作，舉辦的展覽、閱讀聯盟等活動，使得圖書館的活動檔案收集范圍并不局限于本館，收集范圍有時會擴大至一個館或多個館（機構、團體）。

3）檔案種類繁多。最近幾年，公共圖書館的讀者活動內容越來越豐富，比如微電影的制作、少兒的繪本劇、展覽、故事會、書法、陶藝等活動的開展，相應的產生了大量的短視頻素材、劇本、書法及工藝相關的檔案資料，這些活動后期產生的素材或作品都成為讀者活動檔案的有機組成部分。

3 公共圖書館讀者活動檔案的收集及有效管理措施

1）強化讀者活動檔案收集工作的宣傳與指導。公共圖書館的管理者要強調讀者活動檔案的收集與保存工作的重要性，樹立全館職工對讀者活動檔案的收集及保存意識。圖書館工作及檔案工作兩者之間有許多相似之處，但兩者針對的工作具體環節及管理手段在某些程度上是有本質差別的。圖書館的檔案人員先需要分清圖書館工作與圖書館檔案工作的區別；其次，圖書館檔案人員要嚴格按照圖書館檔案流程及規則，收集及管理檔案；公共圖書館讀者活動一般是由專業崗員工、普通員工、志愿者等充當活動的后期整理及收集工作，收集人員的專業知識及管理經驗的不同，會導致收集的檔案不齊全或不正確的情況。圖書館管理者需要充分樹立讀者活動檔案管理意識，通過例會或者培訓等形式，組織相關部門的檔案收集人員參與檔案培訓、會議活動，為收集人員講解檔案收集與保存的基本專業知識，使檔案收集人員了解檔案管理和圖書管理之間的差別，促使他們意識到檔案收集與管理的重要性。此外，還可以引導檔案收集人員開展業務教育活動，提高他們對于檔案業務的處理能力，為公共圖書館的讀者活動檔案收集工作奠定基礎。

2）制定讀者活動檔案收集標準。公共圖書館的檔案人員需要以掌握讀者活動檔案為前提，制定讀者活動檔案的可行性收集標準，同時做好標準釋義。對于不同的活動類型確定不同的收集內容，以活動類型、活動群體、活動規模、活動性質等為類別收集讀者活動資料。收集內容包含：活動方案、活動預告信息、活動現場相片、活動簽到信息、活動媒體宣傳等。此外，檔案人員在收集檔案信息的過程中，應該凸顯自主舉辦的活動檔案，全方位的收集自主舉辦的各類讀者活動，形成規范的讀者活動檔案流程。統一的收集標準和規范的收集流程便于收集人員的收集工作，為檔案人員科學的處理公共圖書館檔案收集業務和工作提供標準化。

3）第三方單位保管讀者活動檔案。在公共圖書館讀者活動的檔案管理工作中，因為活動經費等一些因素的影響，圖書館檔案保管工作環境較差，若把一切的讀者活動檔案規劃為檔案室管理，會影響到讀者活動檔案的長時間保管效果。所以圖書館要積極聯系并號召地方文獻和古籍等單位，以合作的方式共同保管圖書館讀者活動檔案。比如針對未成年人的書法競賽，可以將競賽之后的優秀作品交給文獻單位進行保管；或者未成年人的陶藝競賽和繪畫競賽等作品，交給專門的少兒單位保存以及陳列。第三方單位保管讀者活動檔案，需要提前確定雙方的具體工作職責，找到相互銜接的環節，制定相應的保管規則，做好檔案卷號的標準等。

4 結束語

開展公共圖書館讀者活動檔案的收集及有效管理研究具有十分重要的現實意義和價值，公共圖書館讀者活動檔案涉及形式多樣、內容豐富的讀者活動，需要圖書館管理者的高度重視。新時期下，公共圖書館檔案人員應該全面分析讀者活動檔案收集和管理的具體流程，制定針對性的工作方案，通過強化讀者活動檔案收集工作的宣傳與指導、制定讀者活動檔案收集標準、第三方保管檔案的規則等，全面增強檔案收集和管理工作的質量與效果，體現出公共圖書館讀者活動檔案存在的價值與效用。

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作者簡介

袁夢（1990-），女，漢族，廣東河源人，助理館員，本科，研究方向：閱讀推廣，活動，圖書館服務