企業檔案管理人員素質問題分析

戴明君

摘 要：檔案管理人員素質問題，是制約檔案管理工作提升的重要一環，目前企業檔案管理人員普遍存在奉獻精神缺乏、服務態度差、責任心不強、學習主動性弱等問題，原因無外乎檔案管理本身單一枯燥，管理人員素質不高、思想懈怠，要徹底解決這類問題，不僅要從人員教育抓起，更要領導重視，吸引人才，創新管理模式，留住人才。

關鍵詞：檔案管理；人員素質

企業檔案，包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、科技檔案等多種類型，在這些檔案管理問題研究中，排除檔案管理本身的技術性、信息化研究，檔案管理員也是研究的一部分，檔案管理員的素質問題在檔案管理中占據重要一環。羅文妍在《淺析文書檔案管理工作的創新》（東北農業大學學報2011年6月第9卷第3期）指出：“人才隊伍素質參差不齊，與豐富的人文需求不適應。在顯性價值標準體系下，文書檔案部門往往成為機構改革、機關精簡的對象，成為職稱評聘、薪酬改革、閑雜人員安置的‘災區。這種與新環境、新技術、新要求背離的隊伍狀況，將會給檔案工作本身或單位的發展帶來無法彌補的損失”[1]。楊紅梅在《提升辦公室文書檔案管理工作的思考》（城建檔案2017年2月）也強調：“一部分工作者在新知識的儲備上明顯不足，基本工作素養還需要有待加強。而正是由于專業知識的不足致使具體工作中相關歸檔文件材料的質量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責任心還差強人意，未能對相關檔案文件切實地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實性，制約著文書檔案管理工作發展的可持續性”[2]。這些研究對檔案管理人員素質問題做了一些積極探索，雖然有的只是簡單描述現象、未分析背后原因，有的原因分析蜻蜓點水一筆帶過、未深入挖掘，但確實反映出我們企業檔案管理在人員素質教育上存在諸多問題，已經嚴重制約了企業檔案管理的科學化、精準化、信息化以及服務化的發展水平。

1 存在問題描述

1）奉獻精神缺乏。大多數從事企業檔案管理的人員普遍缺乏奉獻精神，在瑣碎、雜亂、單調、重復的工作模式下，他們少有工作熱情，每天只是象征性的完成自己手上的活兒。遇到心情好時，還多干一點，遇到心情不好，直接就不干了，堆到下次干，或下下次干，整個工作沒什么激情。若是文件比較多要求加個班完成當天未完成的工作，更是牢騷滿腹。

2）服務態度差。檔案工作的最終目的和中心任務是向需求者提供各種形式的檔案信息，因此與需求者間存在服務關系。實際情況是，需求者到檔案管理員那里查資料，不是檔案管理員主動提供服務給需求者，而是需求者熱臉貼著冷屁股去請求這種服務，而這種服務不但冷淡，還有極強的戒備心，會設置各種苛刻條件應對你，給人一種拒人于千里之外的感覺，無形中讓你覺得給他增添了很多麻煩，讓你愧疚、心虛。

3）責任心不強。比較突出的問題，只對涉及保密的文檔稍微重視，像一般文書資料的保管，質量上就要差許多，要么歸類歸錯，要么直接漏掉忘了歸整，總之，職業素養較差。甚至還有一些檔案管理者，直接將這些歸整工作交給剛入職不久的人來做，說是鍛煉新員工，其實骨子里就是懶惰，對整理好的檔案也不把關、審核，責任心缺失。

4）學習主動性弱。檔案管理，由于專業性較強，管理久了會遇到各式各樣的新問題，這是從業人員自身固有的知識所不能解決的，唯有加強培訓和學習，將這些新知識新問題融入到培訓學習中，才能不斷提升檔案管理水平、解決檔案管理中出現的突出問題。但由于企業在選人用人的問題，從事檔案管理的人員普遍缺乏學習進取精神，喜歡按部就班，不喜歡學習新知識，對新知識不渴望，導致遇到新問題也不知道怎么解決，同時在責任心缺失的推動下，也就胡亂管理，差錯較多。

2 原因分析

1）外部原因。檔案管理，是一門學科，有一定專業性，需要專門受過此類教育的人才能勝任。檔案管理，涉及重要信息的匯集，具有極強的保密性，需要管理者擁有較強的職業道德、政治素養和思想素質。也就是說，檔案管理員不但業務要精，三觀要正，信仰要高，還得品質堅強，經得起糖衣炮彈考驗，不得越雷池一步。但企業在檔案管理這塊由來已久重視程度不高，選人用人隨意，導致一部分人對檔案管理業務不熟，工作吃力，出現精神懈怠、得過且過也就不足為奇了。

2）內部原因。檔案管理不同于其他工作，少有波瀾，相對而言平淡無奇，內容過于單調。日復日、年復年，管理員扎進浩瀚文檔歸納整理，還得認真仔細、嚴謹以待，同時，檔案管理工作工資固定，不會因為你管理有序、服務質量優，薪酬待遇就有所改觀，長此以往，檔案管理人員思想松懈、工作厭倦無激情、做事拖沓隨性等問題日漸明顯。作為年輕一代，對于檔案管理的枯燥乏味，更是退避三舍毫無興趣，企業想要強化檔案隊伍建設難上加難。

3 相應對策

1）高度重視檔案管理、加強人才隊伍建設。檔案管理絕不是一個企業的副業，相反，檔案管理搞好了，會有助于一個企業的良性發展。以文書檔案為例，一個企業制定的規章制度、文件資料管理有序，無疑對生產經營有重大幫助，反之，一個企業的規章制度、文件資料雜亂無章，查找困難，廢止與未廢止文件標注不明，這無疑是管理上的一種倒退。當然，在提升企業檔案管理水平上，最重要的還是需要領導的重視，以力拔山兮氣蓋世之力狠抓檔案管理，一定會讓檔案管理更上一步臺階，但很可能只是一時，若要長效提升檔案管理水平，關鍵還是靠人，只有持續強化人才隊伍建設才能從根本上扭轉檔案管理弱勢。

2）創新檔案管理模式，留住優秀人才。無法改變檔案管理單一枯燥的工作流程，但可以創新工作模式，譬如加入一些新元素，豐富檔案管理生活。一是加強培訓和教育，結合工作實際，或者融入一些職業道德方面的知識，既可以提高業務技能水平又可以提升職業道德素養。二是強化業務溝通與交流，組織檔案管理員到其它企事業單位進行參觀，既可以提升檔案管理能力，拓展眼界又可以換一種環境，改善工作厭倦的情緒。三是開展技術比武，服務比武，知識競賽等活動，全面提高檔案管理活力，不斷改進人們對檔案管理的認識。因此，只有在創新檔案管理模式上下功夫，才能留住優秀人才，才能保證企業檔案管理健康發展。

3）增強檔案服務意識，融入職業道德建設。企業檔案管理工作不能僅僅停留在業務技能上的提高，更多的還是應該放在檔案服務上、人員職業道德素質上的培養，畢竟檔案管理最終還是要為需求者服務的，檔案管理由于其特殊性，在人員的選擇上也必須應由職業道德素養較高的人擔任。因此，在人員的培養上，除了業務技能外，還應該看重個人品質的培養，鍛煉個人抵制誘惑、甘于寂寞的能力、心如止水的魅力、守住底線的毅力，以不變應萬變，處事不驚的強大抑制力以及堅定信仰，來維護檔案管理的職業紀律及職業良心。有了強大的職業紀律和良心，加上強大的服務意識，我們有理由相信企業在檔案管理這方面將實現一個大的飛躍。

4 結論

企業檔案管理人員，肩負著一個單位檔案的收集、整理、鑒別、查詢等工作，其責任之大，不言而喻；尤其是一些涉及保密的檔案，更是直接關系到一些人員的根本利益。因此檔案管理人員素質問題，是制約一個單位檔案管理發展的最大障礙。要提高檔案管理人員素質，不僅要從人員教育抓起，更要領導重視，吸引人才，創新管理模式，留住人才。

參考文獻

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報，2011年6月，第9卷第3期.

[2]楊紅梅.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2017年2月.