如何做好檔案信息公開工作

張興

摘 要：檔案信息公開的理論依據是檔案的雙重使用價值理論，檔案對形成機關的使用價值隨著時間推移開始向社會使用價值讓位，價值不斷轉化，其社會性日益突出；加之檔案信息作為社會信息的一種，具有共享性，且遵循檔案機密遞減規律，使得檔案信息公開成為歷史的必然。

關鍵詞：檔案信息公開；問題；策略

檔案信息公開的理論依據是檔案的雙重使用價值理論，檔案對形成機關的使用價值隨著時間推移開始向社會使用價值讓位，價值不斷轉化，其社會性日益突出；加之檔案信息作為社會信息的一種，具有共享性，且遵循檔案機密遞減規律，使得檔案信息公開成為歷史的必然。檔案信息作為社會信息的一種，其可共享性也使檔案開放成為必然。檔案信息是檔案信息服務模式構建的基礎資源。檔案信息公開可提高檔案機構知名度，增強社會檔案意識；可促進檔案館業務建設，為檔案機構的檔案信息服務工作帶來巨大動力。檔案信息服務有兩個必要條件：一是檔案信息的質量和數量。其中優質的檔案信息是檔案信息社會共享的內在要素；充足的檔案信息是確保檔案信息社會共享的外在條件。二是檔案信息的社會認知程度。檔案信息的社會認知程度越高，檔案信息共享的范圍就越廣。只有具備這兩個基本條件，檔案信息的社會化服務才成為可能，因此，必須重視檔案信息公開工作，以便為檔案信息服務提供充實的信息資源。

1 網絡環境中檔案信息利用保障問題

隨著電子檔案數量不斷增多，檔案利用網絡化將不斷發展。因此，檔案法規建設要著眼前瞻性，以適應新時期網絡環境下檔案開放利用的需求。用法律手段管理、規范網絡環境中檔案信息開放利用服務的發展，也是世界范圍的大趨勢。強化檔案信息數字化建設中的標準化、規范化、法制化體系建設，是提供網絡檔案利用服務的前提和保障。一是檔案數字化技術規范標準體系建設。包括硬件基礎設施建設方面標準，軟件系統平臺建設方面技術標準，字符內部編碼標準，數據處理格式標準，信息輸出、數據交換標準等。二是檔案信息化管理、利用法規體系建設。包括電子文件歸檔，電子檔案信息接收、征集，信息存儲管理，信息利用及系統維護。其中網絡查閱利用檔案信息電子簽名、電子檔案法律效力、身份鑒別、信息加密、利用權限管理、系統安全維護等，均要建立相應的法規體系與管理制度。

2 正確處理保密與開放的關系問題

過去的檔案保密制度，往往是只要求不泄密，沒有考慮利用者使用方便，這是不全面的。判斷一份檔案應保密還是提供利用，只能以是否有利于經濟社會又好又快發展作為衡量的標準。檔案保密不能為保密而保密，保密是為了黨和國家更好地利用檔案。因此，要在維護黨和國家根本利益，有利于社會主義現代化建設的前提下，及時進行檔案密級調整工作，進一步擴大使用范圍，依法把可以開放的檔案盡快地向社會公布，并開放出來。這是黨和國家堅持社會主義民主的標志。同時，要建立健全密級調整制度，凡屬非秘密或已失去秘密的檔案都應通過各種形式向社會開放，為全體公民服務。

3 進一步擴大檔案開放范圍的問題

我國《檔案法》明確規定，檔案一般自形成之日起滿30年即可對外開放，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案封閉期可長于30年，經濟、科學、技術、文化等類檔案的封閉期可以少于30年。要想很好地貫徹落實上述規定，需要做到兩點：一是明確規定哪些檔案屬于一般檔案。只有這一界限劃清了，“30年”的規定才能夠比較順利地得以實施。二是對于可少于30年開放的檔案，檔案館要根據情況，做出比較明確、具體的規定，必須依法有序地加快“低齡”檔案的開放工作。也就是說，要嚴格執行《檔案法》，使形成滿30年的檔案多數都向社會開放；使“經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”的規定真正落到實處。也可以考慮不設置30年的封閉期，保證由公開文件轉化來的可以直接公開的檔案跨越“開放期限”的限制。正如《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》中并沒有明確規定檔案文件自形成之日滿多少年才能向社會開放，而是要求“公共檔案館、文件中心根據社會需求適時公布檔案、文件信息”，這種“適時”開放是檔案利用以民為本的表現，有利于檔案信息服務工作走進公眾，深入人心。

4 公民信息權利的救濟途徑問題

《檔案法》第五章“法律責任”中，重點強調在利用檔案館檔案過程中利用者的違紀和違法責任，而并沒有對檔案行政部門和檔案館未能依法履行檔案信息公開、提供利用服務的行為設置相應的法律責任，也沒有對利用者權利受到損害時可供選擇的救濟途徑予以規范。在《檔案法實施辦法》第五章“罰則”中規定“不按照國家規定開放檔案的”依法責令部門改正或者給予相關人員行政處分，仍然沒有從利用者角度思考并為保障其權利受到違法和不當侵害時提供可以選擇的行政救濟和司法救濟等途徑。這方面規定的缺失，為檔案行政部門和檔案信息管理部門的信息公開、公布、提供利用等方面的不當和違法行為提供了可以規避法律約束和接受制裁的機會空間，相應地阻塞了公眾尋求相關政府部門和司法部門平等保護的維權之路。因此，必須在法律責任的相應內容中確認申訴、行政復議、行政賠償、行政補償等行政救濟手段以及通過行政訴訟進行司法審查的措施，形成有效的救濟機制，保障公眾利用檔案信息的權利，并以此來監督檔案信息服務部門。

5 開放后的檔案信息監管問題

對已開放檔案信息利用的監管只是檔案信息利用眾多工作中的一個環節，但卻是管理理性化道路上必須走的一步。對檔案信息實施監管主要涉及兩個問題。其一，檔案信息的所有權問題。國內有學者提出檔案監控權的概念。所謂檔案監控權是指國家以國家檔案政策和檔案工作法律法規為依據，通過各項強有力的措施，以國家強制力確保國家對國家全部檔案的監督控制權力。《檔案法》第二十二條規定“屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布；未經檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布”；第二十五條規定“攜運禁止出境的檔案或者其復制件出境的，由海關予以沒收，可以并處罰款；并將沒收的檔案或者其復制件移交檔案行政管理部門；構成犯罪的，依法追究刑事責任”等。其二，在檔案信息的利用環節上，除檔案信息的所有權問題外，著作權問題也應得到重視。如果檔案信息利用過程中著作權問題得不到解決，那么隨著檔案公開數量的增多，勢必影響各種形式的檔案信息服務。