如何做好信息化背景下檔案信息資源共享

劉路平

檔案信息資源共享是檔案信息數字化及數字化檔案信息資源整合的最終目標，是檔案信息資源社會化的重要表現形式。檔案信息資源的共享是以檔案數字化加工及整合為前提，以計算機技術、網絡技術、信息技術、數據庫技術等多種技術為支撐的檔案信息資源交流與運用。檔案信息資源共享是信息技術與現代管理體制的融合，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，以開發檔案信息資源為公眾提供實用的信息服務為目的的檔案管理模式。

1 共享的范圍——根據檔案內容規定用戶群體

檔案信息資源的共享在理論上說是全社會全民的共享，但對于一些可能對國家、社會及個人造成危害的檔案應該分層分級分范圍共享，在實際實施時應根據用戶的類型及級別來設置不同的檔案信息上傳和訪問權限。檔案信息共享是有權限限制的共享行為，它必須以維護國家利益和社會秩序、保護檔案形成者自身合法權益不受侵犯為前提。另外，根據我國《檔案法》第二十條規定：機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民根據經濟建設、國防建設、教學科研和其他各項工作的需要，可以按照有關規定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案。從保密的角度說，信息共享是一定程度、一定范圍內的共享，它是建立在《檔案法》第四章：檔案的公開和利用規定及《中華人民共和國政府信息公開條例》第二章：公開的范圍基礎之上的信息公開。《檔案法》和《政府信息公開條例》是檔案信息資源共享的法律依據。

2 共享的對象——已開放并整合后的檔案

對于檔案開放的期限，我國《檔案法》第十九條規定：國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。基于檔案法的明確規定，檔案信息資源共享的對象首先是已到期并開放的檔案，因為整合是共享的前提，因此，整合好的已開放檔案信息資源是檔案共享的具體對象。與開放相對應地，《檔案法》對不能公布的檔案也作了規定：第二十二條屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布；未經檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布。集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權公布，但必須遵守國家有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。”同時對檔案匯編資料等的擴散范圍也進行了規定：第二十三條各級各類檔案館應當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內發行。

《信息公開條例》中對信息公開的規定主要指政府信息，具體公開范圍為：涉及公民、法人或者其他組織切身利益的；需要社會公眾廣泛知曉或者參與的；反映本行政機關機構設置、職能、辦事程序等情況的；其他依照法律、法規和國家有關規定應當主動公開的；其中縣級以上各級人民政府及其部門應公開的政府信息具體內容有：行政法規、規章和規范性文件；國民經濟和社會發展規劃、專項規劃、區域規劃及相關政策；國民經濟和社會發展統計信息；財政預算、決算報告；行政事業性收費的項目、依據、標準；政府集中采購項目的目錄、標準及實施情況；行政許可的事項、依據、條件、數量、程序、期限以及申請行政許可需要提交的全部材料目錄及辦理情況；重大建設項目的批準和實施情況；扶貧、教育、醫療、社會保障、促進就業等方面的政策、措施及其實施情況；突發公共事件的應急預案、預警信息及應對情況；環境保護、公共衛生、安全生產、食品藥品、產品質量的監督檢查情況；設區的市級人民政府、縣級人民政府及其部門重點公開的政府信息還應當包括下列內容：城鄉建設和管理的重大事項；社會公益事業建設情況；征收或者征用土地、房屋拆遷及其補償、補助費用的發放、使用情況；搶險救災、優撫、救濟、社會捐助等款物的管理、使用和分配情況；鄉（鎮）人民政府應當依照本條例第九條的規定，在其職責范圍內確定主動公開的政府信息的具體內容，并重點公開下列政府信息：貫徹落實國家關于農村工作政策的情況；財政收支、各類專項資金的管理和使用情況；鄉（鎮）土地利用總體規劃、宅基地使用的審核情況；征收或者征用土地、房屋拆遷及其補償、補助費用的發放、使用情況；鄉（鎮）的債權債務、籌資籌勞情況；搶險救災、優撫、救濟、社會捐助等款物的發放情況；鄉鎮集體企業及其他鄉鎮經濟實體承包、租賃、拍賣等情況；執行計劃生育政策的情況；除上述行政機關應主動公開的政府信息外，公民、法人或者其他組織還可以根據自身生產、生活、科研等特殊需要，向國務院部門、地方各級人民政府及縣級以上地方人民政府部門申請獲取相關政府信息。行政機關應當建立健全政府信息發布保密審查機制，明確審查的程序和責任。行政機關在公開政府信息前，應當依照《中華人民共和國保守國家秘密法》以及其他法律、法規和國家有關規定對擬公開的政府信息進行審查。行政機關對政府信息不能確定是否可以公開時，應當依照法律、法規和國家有關規定報有關主管部門或者同級保密工作部門確定。行政機關不得公開涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的政府信息。

3 共享的途徑——網絡傳輸及實體借閱

我國現階段的檔案管理模式是電子版與紙質兩套并存的“雙軌制”，這種管理模式下的共享也包括檔案實體共享和電子版檔案的共享。檔案實體共享受地理因素的影響，一般僅用于距離較近的利用者，如既是檔案又是文物的滇王金印，云南檔案館舉辦展覽時可以向云南省博物館借來展出；云南省博物館辦展覽需要富滇銀行早期紙幣時也可以向云南檔案館借用。電子版檔案信息資源的共享就不必再受時空的限制，通過計算機網絡，檔案利用者可以進入檔案信息資源系統隨時隨地進行檔案利用與上傳共享。在傳統條件下，檔案信息的傳播范圍非常狹小，作用也十分有限，網絡技術的出現，開辟了一條廣泛傳輸檔案信息的全新通道。它徹底打破了檔案信息傳輸的時空阻隔，大大加快了檔案信息傳播速度，變點狀傳輸為網狀傳輸，拓展了檔案信息傳播范圍，提高了檔案信息傳播效率，使檔案信息資源共享成為可能。電子檔案共享方式是最方便、快捷的檔案共享方式，在不久的將來它將成為檔案信息共享的主導方式。

4 共享的保障——訪問權限、法律法規

檔案信息資源共享是檔案信息內容的共享，具體的共享途徑是網絡訪問，方式是檔案數據目錄庫及全文庫的檢索與閱覽。檔案共享是近年來提出的新興概念和服務領域，共享的內容和傳統的檔案利用方式有所不同，不再受載體、時間和地理因素的限制，而這種便捷的共享方式是以網絡訪問控制、用戶身份認證、檔案數據庫使用權限等技術手段和計算機、信息法律法規等為保障的。