醫院檔案數字化建設分析

孟海麗

摘 要：隨著科技信息的發展，數字化進程也為醫院帶來了便捷，檔案數字化管理在安全性、規范性、高效性方面都對醫院大有裨益。但是目前我國醫院的檔案數字化管理仍存在缺乏重視、資金投入不足、基礎建設不完善、管理人員不認真等問題，本文針對這些問題，提出了相應的優化策略，希望可以加強醫院檔案數字化管理的進程。

關鍵詞：醫院；檔案數字化；優化策略

檔案數字化是指將各種不同形式的檔案資源利用計算機技術、錄音錄像技術、掃描技術等轉化成數字型的信息存儲至網絡系統的方法。通過此種方法，可以將文檔信息進行有序的整合，便于信息共享和隨時查取，更適合現代化的進程。將醫院檔案進行數字化建設也是時代發展的必然，將會促進醫院檔案工作的有序開展。

1 醫院檔案數字化建設的重要性

1）安全性。安全性對于檔案一類的文件來說是最需重視的問題，對于醫院的一些檔案，由于涉及到病歷、住院信息等文件，一旦丟失或者損壞，對于病人的治療后續治療極為不便，采用數字化管理模式，可以將文件上傳至電腦系統，防止原件丟失損壞。另外由于一些文件涉及保密信息，如果采用紙質文檔封存，有可能被有心人看到并泄露，但是如果采用數字化的方法保管資料，將其列入不公開信息，并由專業人員進行多重加密處理，可以有效防止檔案信息泄露。

2）規范性。檔案數字化的一大作用是共享信息資源，在全國甚至全球范圍內提供數字化檔案信息。醫院將檔案數字化可以便于異地調取資料、共享醫療成果等。由于檔案信息可能經手不同的醫生或者醫院，所以規范性尤為重要。如果采用紙質檔案，每個醫院的格式或者醫生的字跡都會存在差異，不利于后續的參考，采用規范化的數字存儲格式，既可以避免資源的浪費，也可以提高醫院工作的專業性。

3）高效性。隨著生活節奏的加快，人們在處理問題時更注重時間效率。醫院將檔案信息數字化可以有效提高效率，在治療病人時，可及時查詢病歷信息；在遇到疑難問題時，可以及時從信息庫獲取資料；病人也可根據網站的數字化信息了解醫院的概況，從而及時獲取所需知識，并進行針對性求醫，大大縮短了時間。

2 醫院檔案數字化建設存在的問題

1）對檔案數字化建設缺乏重視。醫院的檔案信息不僅只是將文字進行錄入，還包含了醫院的運作體系、管理規劃等各個方面，雖然各個醫院對檔案管理的重要性越發重視，但多數管理者仍然沒有意識到檔案數字化的必要性和其優勢所在。多數醫院的檔案管理仍是以紙質版為主，在傳閱等方面也是采用紙質方式，很少使用電子化審閱方式，檔案數字化進程處在停滯不前的狀態。還有一些文檔錄入員在將電子版確認產生最終版本后，會將電子文件刪除，只以紙質文件歸檔，不僅不利于保存，還大大增加了工作量，也不利于之后的查詢工作。

2）檔案數字化建設資金投入不足。醫院在進行檔案數字化建設的過程中，需要大量的資金支持，這樣才能保證檔案管理的安全性和規范性。但是由于一些醫院對檔案數字化管理缺乏重視，所以在此方面的資金投入也比較少。醫院檔案數字化建設的資金的主要運用方向是硬件和軟件設備，另外還有專業人員的服務費和培訓費等，在設備的使用過程中也需要不斷進行維護，這些都需要大量的資金。但是多數醫院選擇把資金運用于醫療設備的購置和研發人員的實驗中，投在檔案數字化建設方向的資金少之又少，大大降低了此方面的進程。

3）檔案數字化軟件設施不完善。醫院檔案數字化建設需要從硬件和軟件兩方面進行完善。在硬件上，需要配備專業、功能完善的掃描儀。當前多數醫院采用高速拍攝儀將文字檔案進行數字化處理，其優點有：拍攝速度快、成像質量高、無需拆卸檔案等，但其也存在缺點：不能滿足不同類型不同載體檔案的數字化要求。將檔案數字化處理的目的不僅僅是為了效率，還為了保護原件，避免信息錯誤。高速拍攝儀很容易受到外部因素的影響，批量錄入時文件的一致性較差，圖片質量也會被壓縮，因此購買新型的掃描設備十分重要。另外，檔案電子化也需要完善軟件方面。醫院的軟件系統較為獨立，不能與辦公軟件自動連接，檔案管理系統也不能與辦公軟件及時對接，使得數據錄入工作更為繁瑣。檔案數字化建設需要依靠網絡實現，但數據庫存儲的服務器只在小范圍的局域網內設有，無法將目錄數據庫與醫院其他利用者共享，檔案數字化不夠完整。

4）檔案管理人員態度不認真。數字檔案與網絡信息技術息息相關，專業性較強，因此檔案管理人員也需要具備良好的專業技能和端正的工作態度。另外文檔管理員除了需要掌握文件管理的基本技能，還需要具備準確判斷互聯網趨勢的能力。但是許多醫院都沒有意識到檔案數字化管理的重要性，并沒有安排專業的檔案管理人員，而是隨便安排員工擔任此職位，這些員工首先不具備專業知識，另外還對該工作缺乏嚴謹認真的額態度，對工作的開展極為不利。

3 醫院檔案數字化建設優化建議

1）加強對檔案數字化處理的重視。首先，醫院領導需要對醫院檔案的數字化建設提起高度重視，這是保障該工作合理開展的基礎。雖然醫院的工作主要基于醫療、教育和科研，檔案的作用一般是為各科室提供參考，但是如果檔案的查詢借閱一直采用紙質化形式，會降低部門工作的效率。醫院應該將文檔數字化管理工作列入醫院重點發展計劃，并大力支持其實施，這樣檔案數字化工作才能快速發展。其次，檔案管理人員需要轉變傳統觀念，不要以一味強調紙質文件的重要性，而忽略了電子文件的高效、規范和安全性，需要在前期工作中明確數字檔案的重要性，并進行妥善處理，為后續工作的開展提供支持。另外，檔案管理人員還應與時俱進，及時改變檔案管理的理念，及時推進數字檔案的開展。

2）增加檔案數字化的資金投入。隨著信息技術水平的提高和醫院重視程度的不斷增強，醫院的數字化檔案建設將在之后的時間內獲得大規模增長，在此過程中需要大量的資金支持，為了保證數字檔案建設的成果，醫院必須加大資金投入，購置專業設備，選用專業人才，保證醫院數字化檔案建設的有效發展。

3）完善檔案數字化的基礎建設。完善檔案數字化基礎建設也是醫院需要引起重視的一點，在此方面的具體措施有：（1）完善醫院檔案管理的技術設備，另外購買相應的辦公用具和設備。比如電腦、打印機、傳真機等，需要購買質量過關的設備，以便提供更好的檔案處理服務。（2）完善數字化檔案查詢系統。完善的數字化查詢系統可以方便醫生和就診人員對病歷等情況進行查詢。并且數字化的管理系統可以規范檔案管理制度，數字平臺也可以保證檔案建設的便捷性。（3）加強數字化檔案建設的安全性。醫院需要在信息保密方面付出更多精力，保證醫院資料和病人信息的隱私性。

4）加強檔案管理人員的培訓。為了增強醫院數字化檔案建設的效果，還應該在數字檔案管理人員的專業能力上進行完善。首先，醫院在選擇檔案管理人員時，要考慮到其專業能力和其個人性格。因為檔案管理是機械性但又十分細致的工作，稍有差錯都容易釀成大禍，所以需要選擇專業技術過關、細心的人才負責此工作。另外還要加強對已有員工的培訓，培訓內容包括但不限于檔案管理工作制度、計算機技術、醫院制度等，時刻保證員工的工作積極性和工作認真性。

4 小結

本文從醫院檔案數字化建設的重要性出發，研究發現醫院檔案數字化建設存在缺乏重視、資金投入不足、基礎建設不完善、管理人員不認真等問題，提出了加強對檔案數字化處理的重視、增加檔案數字化的資金投入、完善檔案數字化的基礎建設、加強檔案管理人員的培訓等措施，希望對醫院數字檔案建設工作有所幫助。

參考文獻

[1]謝定財，張柯，蔡靖，伍澤秀，任玉茹.醫院檔案數字化建設分析[J].現代經濟信息，2018（22）：64.

[2]盧曉茜.醫院檔案數字化建設的對策[J].黑龍江檔案，2014（05）：87.

[3]沈燕.醫院檔案數字化管理的探討[J].辦公室業務，2013（09）：173+175.