大數據時代檔案信息化管理工作的思考

岑桃

摘 要：本文從大數據時代的特征出發，在分析大數據時代檔案管理工作現狀的基礎上，總結有效的信息化檔案管理工作措施與完善檔案管理工作理念，創新具體的檔案管理工作方式，全面提高大數據環境下檔案管理工作質量。

關鍵詞：大數據；信息化；檔案管理；理念方法

1 大數據時代檔案管理工作的困境

1.1 隱私與安全困境

大數據時代是數據信息更加開放性互聯互通的時代，隱私與安全面臨著更嚴重的挑戰，這不僅要求檔案管理人員具有更強烈的信息管理安全意識，而且要求檔案數據信息化管理以更有效的技術手段面臨更加復雜的網絡安全環境。當前應對大數據時代網絡信息安全管理法規建設還有不足，存在著數據信息安全管理標準與實際檔案信息化安全需求不相符的問題。現有的技術標準、安全管理技術手段不足以應對大數據時代檔案使用運營使用需求。不少重要涉密檔案資料因為數據傳輸、存儲、系統安全漏洞、使用權限方面的瓶頸問題導致信息泄露的問題，還有一些個人數據信息未能有效安全的保存而被他人輕易得到，這些問題都極大的影響著信息安全性，需要檔案管理工作者引起足夠重視。

1.2 數據處理難題

大數據時代意味著數據信息的海量增長，這便利檔案信息管理工作中的數據處理仍面臨難題。面對呈指數增長的大量數據信息檔案管理機構不足以有效和全面完整的存儲日常獲得的數據信息，不能以科學的方式對各種類型的數據信息進行篩選應用。即使大數據提供了云盤技術也還無法有效應對數據信息實時變化的情況。而且當前云計算的分散式存儲形式對大數據的分析造成較大的困擾，大數據在處理檔案數據信息時需要把數據信息從分散點傳輸到處理點，如果僅在存儲點進行數據處理又可能導致數據缺乏完整性和數據信息來源不明的問題。

1.3 面臨技術方面挑戰

目前大數據應用于檔案管理工作還面臨著技術挑戰，還有較多的技術難題亟待解決。首先，目前大數據方法在數據信息處理過程中存在著容錯率較高的問題，大數據的容錯計算還存在較大困難，現有涉及的算法較為復雜，而且現有算法不能保證數據的絕對安全，在減少錯誤概率的過程中還帶來較大的運算成本，如果在計算的過程中發生錯誤往往導致數據信息處理失敗。其次，現有大數據設備的可擴展性依然不足，目前使用的基于大數據方法分析管理檔案數據基于高層次的數據信息共享，而使得整體系統面臨著更高的維護成本，大數據環境下出現數據信息故障的頻率也會增加，而且會在很大程度上影響整個系統的安全。

1.4 人才方面的困難

隨著大數據技術的廣泛普及，這使得各級機構普遍面臨著檔案信息化管理人才不足的問題。特別是在移動互聯網環境下，大數據檔案管理技術的快速發展，要求現有的檔案管理工作人員進一步加強技術與知識的更新，傳統的檔案管理方式日漸退出歷史舞臺，現有的檔案管理人員不僅要做好檔案的標準化管理，而且要求檔案管理人員要掌握進行數據分析的方式方法，檔案管理人員應當能夠對檔案數據信息進行深度的解讀。這要求檔案管理人員實現面向大數據的軟硬件設備的全面深化管理，而且檔案管理工作在大數據背景下面臨著數據信息來源多樣化與專業化層次不斷加深的問題，顯示出檔案管理人員現有的行業專業知識不足，無法在大數據背景下實現對專業數據信息的有效處理。

2 大數據時代檔案管理工作的機遇

2.1 提供海量數據信息

傳統檔案管理工作往往面臨著數據信息量較少，數據信息收集不全的問題。在大數據時人的檔案管理工作面對豐富的數據信息，這些數據信息來源多樣，數據信息傳輸實時性較強，而且類型多樣，可以滿足基層單位對各種數據信息的實際需求。目前檔案數據信息數據量已經從傳統的GB向TB級別擴展，現有檔案管理人員已經不僅僅局限于檔案數據信息的收集與管理，而且可以在海量數據信息的支撐下實現對數據信息可讀性、安全性與潛在價值的挖掘工作。海量的數據信息資源解決了檔案數據信息資源不足問題。而且雖然數據存儲方式的擴展，可以提高數據信息的存儲效率，在很大程度上解決了傳統檔案存儲能力較弱，存儲維護成本較高，數據信息面臨著各種硬件威脅的問題。

2.2 滿足數據挖掘需求

傳統的檔案管理工作以文字檔案管理為主體，文字檔案承載的信息量相關較小，不能實現對事件、人物的動態化描述，無法實現對相關業務工作的動態化全面跟蹤。在大數據背景下可以實現對數據信息的深度挖掘，可以在各種數據模型的支撐下實現對各類數據信息的有效提取、分類、相關性分析，可以找到各種數據信息之間聯系，提高了檔案數據信息價值。大數據背景下的信息管理可以依靠豐富的數據信息資源進行趨勢分析，可以通過已知信息對未知事件進行預測，實現了數據信息的動態擴展與實時運用，滿足了決策輔助需求，極大解決業務工作的需求。

2.3 擴展檔案管理系統

大數據還可以實現對檔案管理系統的擴展，在大數據時代必然要求根據數據處理的需求實現數據管理系統的擴展，這樣才能更好地應對數據信息類型多樣，數據處理速度加快的需求。大數據時代催生了云計算技術，同時意味著對傳統的計算機檔案管理系統進行擴展，現有的管理系統必須以云計算為技術構架進行設計，從而實現了數據信息資源、存儲資源更好滿足數據量擴容需求，這樣不僅極大地降低了數據信息的維護成本，而且提高了檔案信息管理系統智能化水平，可能滿足數據信息的共享需求，同時可以針對用戶的不同需求開發出新的使用模塊，進一步提高了檔案管理系統的使用價值，解決了檔案管理中的實際問題。

3 大數據時代的檔案管理理念

3.1 樹立大檔案觀

在大數據時代的檔案管理工作不能局限于紙制檔案時代思維，不能僅只處理文字與數字檔案，而且還要有效地處理好各種視頻與圖片資源的數據信息，能夠將各種結構性與非結構性的數據信息文件進行全面有效管理。只有在多媒體環境下對各種數據檔案信息進行全面的收集，并且將各種渠道的數據信息進行電子化與數字化，這樣才能以云計算、信息網絡技術為基礎，實現對各種數據整合，從而挖掘出數據信息潛在價值。因此，檔案管理工作不僅要革新以往的部門管理的理念，還要建立起智能化、數據化、云計算以及大數據分析的管理理念，能夠從海量的數據信息中提取有價值的數據，能夠把數據處理作為檔案管理關鍵環節，使檔案管理系統實現自動化與系統化，切實轉變檔案管理方式，實現檔案信息時空有序分布，全面提高檔案數據信息的整理分析水平，加強對各類數據檔案信息的加工處理質量和高效運行。

3.2 樹立大服務觀

只有樹立大服務觀，切實發揮出信息化檔案資源的價值，實現對檔案數據信息的充分利用，才能真正實現檔案管理工作的價值，促進檔案管理事業向前發展。首先，強化樹立為人服務的檔案理念，著力開發出現有檔案資源的價值，能夠使用多元化、開放化與先進化的檔案管理方式，切實提高檔案管理的精品化水平，不斷滿足檔案的個性化與多元化的發展需求。其次，提高客戶挖掘檔案數據的能力，全面提高檔案的系統化服務水平，提高針對客戶需求挖掘檔案數據信息與檔案資源的能力。

4 大數據時代的檔案管理路徑

4.1 改革檔案數據收集方式

只有改革傳統的檔案數據信息的收集方式，才能更好地適應大數據時代的信息處理使用需求。首先，檔案管理要發揮出信息化系的優勢，拓展檔案數據信息的類別，加大結構化、半結構化與非結構化檔案數據信息的收集能力。其次，逐步面向廣闊的信息資源，不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數據信息的收集能力，建立起關系型的數據庫結構，實現對各種電子郵件、圖片、網頁等的非結構數據信息的收集能力。

4.2 實現檔案服務智能化

只有從服務角度加強檔案管理，提高檔案信息化服務質量，才能發揮出檔案管理人員作用，解決檔案管理中的實際問題。首先，改變傳統檔案管理的被動化服務模式，樹立變被動為主動的服務思路，全面提高現有檔案數據信息的利用效率與質量，充分發揮出現有檔案數據信息的價值。其次，充分的利用大數據技術、云計算技術和智能化技術加強檔案數據信息推送服務能力，適應當前用戶對智慧性服務的現實需求，從用戶的日常行為中對其數據需求信息進面分析，例如根據用戶身份的分析探索有效數據挖掘方法，結合大數據技術為用戶提供智能化的服務。

4.3 建立安全管理工作系統

只有加強對檔案數據信息的安全管理工作體系，才能提高大數據環境下的檔案服務有效性，解決檔案服務中的數據信息傳遞、運用與存儲的安全隱患。首先，高度重視檔案管理的安全防護工作，提高檔案數據信息物理防護水平的同時，重點加強檔案管理系統的安全防護措施。其次，建立起專業的檔案信息安全防護隊伍，提高現有檔案管理人員的安全防護水平，解決檔案管理中存在的操作、管理與制度不規范問題。

現代檔案管理工作必須樹立大檔案觀，強化提高檔案管理的服務理念，要充分提高檔案數據信息技術利用水平，形成完善的檔案管理工作體系，著力加強現有檔案數據信息的分析能力，借助大數據技術實現檔案信息化管理水平，更好地滿足用戶對信息化檔案數據的使用需求。

5 結束語

大數據背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰，如何利用大數據的技術優勢，提升檔案管理工作水平是當前檔案工作者應考慮的重點問題。

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