自來水公司檔案管理探究

劉曉娟

摘 要：隨著我國經濟的發展進步，我國居民的生活水平也得到了很大程度的提高。自來水企業作為和我國居民生活息息相關的重要企業，為了滿足新時代下居民的用水需求，就需要不斷的優化檔案管理的方式方法。[1]下文就我國自來水公司檔案管理的必要性、管理的原則、存在的問題及相關的解決措施做了簡單分析，希望對我國的自來水企業的檔案管理工作有所啟示和幫助。

關鍵詞：自來水公司；檔案管理；原則；措施

1 引言

自來水企業直接關系著我國民生的發展大計，其業務內容涉及到我國的家家戶戶，服務范圍廣泛。因此，自來水公司要想實現對業務的統籌管理，就必須建立并不斷完善相關的檔案管理制度，從而為企業的持續發展保駕護航。

2 自來水公司檔案管理的必要性

我國自來水公司的檔案資料牽涉到企業經營管理活動的重要記錄，比如一些施工圖紙資料、地下管網資料等，這些都反映了自來水企業的工程質量和相關的基礎設施。對于工程的管路改造施工、新管路布局上也有著十分重要的現實意義。同時做好自來水企業的檔案管理工作，還在一定程度上有利于企業對于工程延期、索賠、質量、安全事故原因分析及責任追究提供有效證據，方便工程技術人員以及相關部門進行工程管理和制定技術標準。

做好自來水檔案管理工作的目的是為了滿足我國居民的生活需求，提高居民滿意度，工作人員應該結合公司的工作流程和工作目標，堅持“為人民供水，服務人民”的宗旨，規范檔案管理的工作流程。雖然，我國的自來水公司的檔案管理工作隨著信息化時代的到來有所創新和進步，但是受到自來水公司業務復雜的影響，其發展程度依舊不高。因此自來水公司要想實現數據的集中集成管理，為廣大居民提供更加優質的服務，就必須在已有的檔案管理模式上不斷改革，對公司的業務進行統一規劃、科學分類，為自來水企業的正常工作打好基礎。

3 我國自來水企業的檔案管理原則

1）保證信息的真實可靠。自來水企業的檔案詳細記錄著公司所有的業務進展情況，在很大程度上體現著公司的經營狀態，對公司未來戰略目標的制定有著很大的借鑒作用，因此，自來水公司的檔案管理人員必須對公司的每一份檔案負責，在工作的過程中保持認真謹慎的工作態度，堅持以公司真實發生的業務數據為準，保證每一份檔案和文件的真實性和可靠性。同時，對于一些包含著照片和影像資料的檔案文件，要進行合理的分類整合，嚴防文件內容丟失，造成檔案數據的不完整，影響企業的正常經營。

2）保證檔案信息的及時性和有效性。檔案管理工作相對于其他工作而言，本來就是一項復雜而繁瑣的工作，再加上自來水企業的業務量巨大，導致自來水企業的檔案管理工作的效率不高，造成了信息更新不及時。因此，自來水企業的檔案管理制度也應該緊跟時代的潮流，不斷提高其管理效率。檔案管理人員應該對于檔案資料的內容和時間進行嚴密的審核，保證檔案信息的及時性和有效性。

3）保證信息的分工負責性。上文也提到了自來水企業是關乎我國居民生活的民生大計，從性質上來講是民生企業。因此，自來水企業的業務人員更應該在工作中做到認真負責，保證業務的完成質量。而對于自來水企業的檔案管理人員來說，其掌握著企業全部的信息資料，負責所有業務檔案的歸集和整理，保持認真負責的工作態度就顯得更加重要。在實際的工作過程中，檔案管理人員應該加強自身的責任意識，在檔案整理歸集時進行合理分工，力求責任到人。同時加強審核，保證工作流程的規范和準確。

4 我國自來水檔案管理工作中的不足

1）檔案信息不夠全面完整。我國自來水的檔案管理工作對于檔案資料的完整性要求十分嚴格，但是就我國自來水企業目前的發展現狀來看，相關的檔案管理人員對于檔案資料信息的完整性并不是十分看重，在進行檔案的收集歸整時通常為了方便和節省時間，也忽略檔案的全面收集，導致檔案的信息記錄不完整，造成數據的難以查閱，最終丟失。[2]

2）檔案管理不規范。介于我國自來水企業的檔案管理部門對檔案管理工作的不重視，導致其在實際的工作過程中，沒有形成規范的工作流程和管理手段，造成了檔案管理工作效率低下的現狀，在一定程度上也限制了我國自來水企業檔案管理的信息化和共享化的發展進程。

3）沒有實現檔案管理的信息化。目前，我國的大部分自來水企業在進行檔案的管理工作時，仍然采用的是傳統的紙質檔案和人工管理的工作模式，對于檔案的收集、整理、建檔和保存方面上也主要依靠人工，隨著時間的推移，資料越來越多，難免會出現一定的紕漏。而且，對于一些重要的工程設計的圖紙等方面的保存上，由于紙質本身的條件限制，容易出現磨損和遺失現象。因此，自來水企業應該大力推行檔案信息化建設，實現各個部門的信息共享，提升工作效率。

5 加強自來水企業檔案管理工作的措施

21世紀是科技信息化的世紀，我國的自來水檔案管理工作也應該與時俱進，利用先進的信息技術，建立檔案信息化的管理模式，方便檔案的查閱，提高檔案信息的使用率。同時也大大的解放了人力，提高了檔案管理的工作效率，為自來水企業的現代化發展提供前提保障。

1）建立數據庫的防入侵保護系統。檔案管理在實際的工作過程中，如果要實現其信息化，那保證檔案信息的安全就是檔案管理工作的首要問題。計算機網絡技術雖然在很大程度上提高了自來水企業檔案管理的工作水平，為企業節省了人力、物力和時間成本。但是，在一定程度上也增加了檔案信息的安全風險。因此，自來水企業的檔案管理人員應該建立相關的防入侵保護系統，防止病毒和其他軟件的入侵，造成信息的泄露。同時，自來水企業的檔案管理人員還應該建立網站的檢測系統，時刻監督所使用的網站是否出現危險文件或者病毒，影響檔案信息的安全。另外，對于一些至關重要的檔案信息要進行加密和備份設置，防止信息丟失。

2）保證檔案室的安全。我國自來水企業的檔案資料雖然可以在信息化系統中進行掃描記錄，但是由于檔案信息的價值很高，其紙質原件還是要在檔案室內進行歸納保存。因此，自來水企業應該加強對檔案室的安全管理，保證檔案室周圍的防水防火防盜系統的完善，并且派遣專人進行檔案室的安全監管。同時，自來水企業的檔案管理部門還應該采用一些先進的環境測量技術，保證紙質文件長時間保存也不會發生腐壞現象。并且加強對檔案室的維修，保證其外部和內部條件都適合檔案的存放。

3）加強對檔案信息的數據挖掘和整理。我國的自來水企業在檔案管理的工作中通常只重視資料的收集，而忽視檔案信息的整理，在一定程度上降低了檔案信息的價值。因此，自來水企業應該加強對檔案管理人員的培訓工作，培養其挖掘整理檔案數據的能力，從而在實際的檔案管理工作中，做到合理的比對和分析檔案的數據信息，從而采用更加科學有效的方法進行檔案資料的歸類和管理，保證檔案信息的價值。[3]

6 結束語

總而言之，檔案管理是我國自來水企業內部管理工作的重要組成部分。隨著社會的發展進步，自來水企業也應該順應時代發展的潮流，重視自身的檔案管理工作，利用先進的信息化技術，不斷改革和完善檔案管理的工作模式，從而提高檔案信息的使用率，推動自來水企業的現代化發展。

參考文獻

[1]趙世玲.檔案信息化建設與檔案管理初探[J].辦公室業務，2019（06）：88.

[2]吳峻.自來水企業檔案管理探究[J].檔案天地，2017（07）：43-44+48.

[3]林燕.自來水公司基建檔案管理體系的創新模式建設[J].城建檔案，2017（02）：43-44.