新形勢下民營企業檔案管理現狀分析

史舟新

目前，在政府檔案部門的直接監管下，我國政府機關、國有企事業單位的檔案管理工作已基本符合檔案管理標準規范，并已經投入了足夠的人力物力進行管理。而民營企業，尤其是中小型民營企業，企業自身檔案管理意識薄弱，檔案管理得不到管理層的足夠重視，加之缺少與政府檔案部門的聯系，很容易忽略檔案管理工作。與此同時，民營企業的檔案同樣具有“社會性”，受到《檔案法》的約束，做好檔案管理工作不僅是權利，也是義務，是民營企業自身發展的客觀需要，因此，筆者認為在民營企業越來越期望創建百年企業的愿景之下，進一步加強檔案管理工作必不可少。

1 檔案管理對于民營企業的必要性

對于民營企業來說，開展檔案管理必不可少，但是現狀卻是很多企業認為檔案管理工作可有可無，或者因為創業艱難無暇顧及，又或許認為這是企業私有行為，旁人無權置喙……究其原因，是檔案法律法規的普法宣傳工作沒有做到位。企業的檔案歸企業所有，就可以不遵守《檔案法》的規定，想管就管，不想管就任其流失嗎？答案是顯而易見的。首先，企業是在國家的許可下才能開辦的，企業檔案是企業在社會經營活動中產生的，對國家對社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，企業有義務對檔案進行保護。所以，民營企業檔案要不要管？當然要管！

2 目前，民營企業檔案管理存在的主要問題

2.1 管理層關注度缺乏

民營企業的管理層往往更重視業務的拓展，面對檔案這樣一個無法立刻看到回報的工作，往往重視度不足，也不愿意在這方面投入資金和資源，最多只投入少部分人力來管理。而檔案工作卻與公司經營密切相關，真正將檔案工作做好的企業，不僅不會占用企業太多成本，甚至能夠為企業帶來效益，所以檔案管理工作的投入與領導的重視密切相關。

2.2 缺乏檔案管理制度和規范

當然，不少民營企業有心管理好檔案，卻不知道如何管理檔案，甚至不知道哪些文件材料屬于檔案，更別提檔案管理工作制度和規范。結合目前從傳統的紙質檔案到越來越多電子檔案產生的新形勢變化，民企更要從制度上對檔案的“收、管、用”進行區分和規范，并且檔案管理工作制度要適應本企業的管理模式，真正滿足生產和經營的一線需求，最終使檔案為企業的發展提供服務。

2.3 缺乏專業的檔案管理人員

目前高校的檔案專業開設不多，就上海而言，也只有一兩所高校開設了相關專業而已，而這其中很大一部分人畢業后并不從事檔案方面的工作，究其原因，主要是因為檔案基礎工作比較繁瑣枯燥，薪資水平不高，對檔案專業的學生沒有太大的吸引力。而企業往往也希望招收有經驗的、能靜心長期工作的檔案人員，又因為企業的不重視和本身職位要求的限制，給出的薪酬比較低，最終導致招到的人并沒有太多檔案相關的專業知識，甚至很多公司是由行政或者人事工作者兼任，在本職工作較忙碌的情況下，也并沒有太多的時間和精力去學習和鉆研檔案專業知識，最終導致檔案管理工作無法真正落到實處的惡性循環狀態。

2.4 缺乏集中式檔案管理庫房

國家檔案局對檔案庫房有著非常高的規范和安全要求，但實際情況卻是檔案分散存放在各部門文件柜或倉庫中，有條件將檔案集中管理的庫房也可能不滿足“八防”要求，比如不定期進行除塵，不根據實際溫濕度進行除濕、控溫，檔案不上架，隨意堆放等情況時有發生，這些都會導致實物檔案的老化、蟲蛀、破損等惡劣結果。因此，建議，有條件的企業應該創建專業的檔案庫房，符合國家發布的標準，條件有限的企業也應將檔案做到集中式管理，保存檔案的位置應滿足基礎的“八防”標準，并控制好溫濕度，這樣才有利于檔案的長期保存。

2.5 缺乏現代化檔案管理手段

當下是信息飛速發展的時代，傳統檔案逐漸向電子檔案轉型，這就需要采用現代化管理手段，對存量檔案進行電子化，建設數字檔案室，與各業務系統進行接口，使操作留痕，便于利用，簡化整理檔案的繁瑣度。實際上，許多企業還達不到這個程度，甚至許多大型企業都沒有花很大的力氣進行改變，而數字檔案室一定是檔案未來發展的趨勢，通過各種現代信息化的管理手段，可以有效避免因人員流動、辦公場所變遷等導致的檔案資源流失。

3 民營企業檔案管理的優化建議/發展方向

3.1 將檔案服務文化融入企業文化

利用企業業務系統、網站、APP等官方平臺，廣泛深入宣傳檔案法律法規，宣傳檔案利用實例，以及因檔案管理不善導致的損失和教訓，樹立民營企業的檔案意識，讓經營者充分認識到檔案工作對企業經營的重要意義，若想基業長青，檔案管理工作必不可少，企業只有全面發展，才能和諧成長。將檔案服務文化作為企業文化的組成部分，向全員灌輸滲透，增強責任意識。

3.2 制定符合企業發展的檔案管理制度

民營企業應根據《中華人民共和國檔案法》的要求、國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》的指導意見，以及各地政府檔案部門對檔案管理工作的規范指示，結合企業的實際情況，制定并不斷完善檔案管理制度，該制度應該包括檔案管理人員的職責、檔案庫房的要求、檔案歸檔范圍和期限、檔案收集整理利用的流程、檔案安全和保密措施、突發狀況的應急預案等。同時要結合新形勢，充分認識到檔案信息安全與檔案實體安全同等重要，切實完善各項技術和管理措施，建立檔案信息系統安全保密防護體系，健全檔案信息審查制度，嚴防涉密、涉敏檔案信息泄漏。

3.3 建立健全相關人才儲備、管理機制

加強對企業檔案管理人員的思想意識、知識結構和操作技能的專業培訓，增強他們的責任意識、法治意識、開放意識和現代意識，以帶動全公司檔案管理水平的提高。結合新時代新技術的發展，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術復合型人才。同時要按照統一領導、分級管理的基本原則，建立以經營負責人掛帥，分管領導主管，檔案部門具體負責，各職能部門協助的檔案管理工作網，要把檔案工作作為企業管理的一項重要內容，納入年度目標并作為主管領導年終績效考核的標準，確保分工明確、各司其職、分類指導、依法管理。

3.4 加快檔案管理現代化建設

加大資金投入，建設標準化檔案室庫，做好各項基礎工作，加大對各部門檔案收集力度，重視檔案數量的前提下，更要重視檔案的質量。加強檔案的規范化管理，注重對檔案實體的保護，增強安全管理意識，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用。要積極營建檔案資源共享的環境，充分利用現有的檔案資源，建立用戶行為導向的檔案服務模式，從滿足用戶需求到創造用戶需求。要加大檔案信息化建設力度，從檔案實體管理向檔案信息管理轉變，盡早做好電子文件歸檔、數據庫建設等信息化建設，以檔案信息化建設積極推動檔案工作的標準化、規范化，有效發揮檔案的信息功能。努力做好檔案集中一體化管理，加快以信息化為核心的檔案管理現代化發展。

4 結論

民營企業應圍繞中共中央辦公廳、國務院辦公廳2014年2月27日印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的精神，結合各地區發布的相關檔案工作要求和意見，切實規范本企業檔案工作，進一步完善檔案工作體制機制。加強領導保障意識；加強檔案人才隊伍建設；加大檔案工作宣傳力度；改善檔案管理設施；加強檔案安全保密措施；嚴格執行檔案安全監管規定；加快推進電子文件歸檔管理工作和數字檔案館（室）建設，努力實現檔案資源數字化、管理手段現代化、檔案服務網絡化，在符合安全保密要求的前提下，提高檔案便捷服務和信息共享水平，不斷提高檔案工作對本企業的影響力，甚至對社會的影響力。

本文通過對民營企業檔案管理工作現狀及問題的分析，逐步理清民營企業檔案管理工作的改進思路。時代在發展，改革必定會引起陣痛，民營企業檔案管理的復雜性和特殊性決定了還有很多問題有待深入研究和探索，任重而道遠。