淺談怎樣提升自來水公司檔案管理水平

李文靖

摘 要：檔案管理工作在自來水公司的發展過程中有著非常重要的作用。所以，在我國社會經濟和科學技術不斷發展的過程中，自來水公司必須要改變傳統的檔案管理模式，只有這樣才能實現可持續發展。基于此，本文首先分析自來水公司檔案管理的現狀和其中存在的問題，并闡述自來水公司怎樣才能夠提高自身的檔案管理水平，希望能夠給相關的自來水公司檔案管理人員帶來一點啟示。

關鍵詞：自來水公司；檔案管理水平；現狀；問題；提升

1 自來水公司檔案管理的現狀

對于自來水公司來說，它的主要任務就是給城市居民提供自來水，并給城市經濟的發展提供基礎的供水保證。但是，因為實際的業務量很大，所以自來水公司必須要有能力管理自己的業務，這也就要求自來水公司的檔案管理資料工作必須要足夠的全面和完整，以此來確保管理人員能夠隨時對相關的內容進行核實與檢查。具體來說，自來水公司檔案立卷的主要內容涉及以下幾個方面：第一，上級機關所頒發的法規命令、指令文件、決議通知、統計年報表、預決算方案和其他類型的規章制度等。第二，自來水公司向上級部門提交的請示報告、工作計劃以及給下級部門的批復文件。第三，自來水公司和同行業單位的業務往來信件、合同文件等。第四，自來水公司所確定的計劃方案、統計報表、預決算記錄等。第五，其他擁有信息價值的公司文件材料。近年來，在自來水公司文書檔案管理信息化建設力度不斷加大的過程中，公司的檔案信息逐漸實現了數字化與網絡化，并引進了計算機檢索，從而也就進一步提高了工作效率。[1]

2 自來水公司檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案資料信息不全面

在傳統的自來水公司檔案管理工作開展過程中，通常主要靠的就是人力管理，這種管理模式有很多明顯的不足之處，要是信息的獲取不夠及時和全面，就會影響到檔案管理內容的完整性。此外，對于自來水公司來說，在檔案管理工作方面的要求以及對數據真實度的重視度都是相對較高的。但是，因為傳統的檔案管理工作過程中缺乏健全和完善的規章制度，所以，在產生一些特殊問題的時候，就很難及時采取有效的措施來應對與解決，從而也就會使得問題進一步惡化。而且，目前自來水公司的檔案管理部門對檔案資料的搜集和整理工作不夠重視，總是會為了方便本部門的工作開展而對檔案記錄方面進行大幅度的簡化，從而就會使得后期的核查工作難以順利推進，最終也就會導致部門原始檔案資料信息的丟失。

2.2 檔案管理信息化水平較低

隨著社會經濟的快速發展，對自來水公司的檔案進行信息化管理已經成為必然趨勢。但是，從目前來說，很多自來水公司的檔案管理信息化水平都相對較低，在進行資料收集、整理、儲存、統計、應用等過程中，依舊使用的是人工處理的形式，對信息化技術的使用很少，從而就導致整體的工作量變的繁重和復雜。[2]此外，由于這個過程中包含的信息量非常大，所以檔案管理部門只有在對這些數據進行逐一整理與分析之后，才可以得到自己想要的信息。在整個的過程中，經常會有很多的重要信息被忽略，導致一些紙質檔案的實際價值難以發揮。而且，因為自來水公司的紙質檔案數量巨大，其中還有一些手工繪制的圖紙，隨著時間的推移，很多圖紙會老化，然后就會造成一些重要信息的丟失。所以，要想提高紙質檔案的管理質量和效率，自來水公司就必須要及時地調整這種傳統的管理和儲存模式。

2.3 檔案管理多個歸口缺少統一管理平臺

從當前的實際情況來看，很多自來水公司檔案管理部門的工作狀態都是比較閑散的，一些會議資料和其他相關資料主要有行政部門管理，工程資料由施工部門管理，但是，因為這兩個部門的信息和文件通常都僅僅在一個固定的范圍內傳遞和使用，并沒有在公司內部進行共享，然后就會造成信息孤島化的問題。在這種情況下，自來水公司需要對那些重要的信息進行統一管理、規劃、共享，并在此基礎上形成綜合性的管理平臺。

3 怎樣提升自來水公司檔案管理水平

3.1 加強對檔案數據的挖掘

當前，由于受到專業水平的限制，自來水公司的檔案管理工作人員把大多數的關注度都放在對數據資料的收集與整理上，但是對于數據的歸納和分析工作卻不能很好地完成，從而導致信息資料的使用率大大減低。要想改變這種現狀，自來水公司就必須要加大對檔案管理人員的培訓力度，在培訓的過程中幫助檔案管理人員了解檔案管理的工作流程，提高檔案管理人員的管理水平，促使他們在整理檔案信息的過程中也能夠對檔案資料展開歸納分析，并使用一些科學有效的方式對其進行分類與儲存。

3.2 提高對自來水公司檔案管理工作的重視度

對于自來水公司的管理者來說，必須要提高對檔案管理工作的重視度。在檔案管理過程中，應該要實現責任制，管理工作的開展應該有明確的步驟、清楚的任務分配以及合理的責任劃分。此外，在檔案管理的軟硬件投入方面也應該要有足夠的保障，具體來說，軟件的保障主要指的就是自來水公司的檔案管理設備應該及時進行更新換代，重視對掃描儀、計算機等先進管理設備的應用。而且也應要做好防水、防火、防潮等安全工作。檔案的載體也需要及時進行更新換代，引進檔案盒、關盤檔案等先進的檔案載體。

3.3 加強檔案的信息化管理

隨著信息化時代的到來，自來水公司的檔案管理工作中也應該要努力實現信息化管理。在當前的檔案管理基礎上，及時發現和解決其中存在的問題，確保它能夠有效滿足各方面的實際要求。此外，實現無紙化管理、網絡化辦公也是目前自來水公司檔案管理的主要發展方向。例如，自來水公司可以針對每一臺供水機電設備建立對應的電子檔案，檔案的主要內容需要包含設備的運行情況、設備的參數、設備的保養情況等多個方面的數據信息，確保設備運行過程中的各項數據都能夠在電子檔案中進行實時查詢，從而也就可以幫助自來水公司更好地了解每個設備的運行狀態，而且也可以給后期的功能改進工作提供更多有效的數據參考。[3]

3.4 加強自來水公司的檔案安全管理

近年來，大多數自來水公司都加大了文書檔案管理的信息化建設力度，在這個過程中，做好網絡檔案的安全化管理也是至關重要的。具體來說，在進行信息化管理的過程中，會涉及到公司的設備參數、預決算計劃、用戶信息等多方面的內容，相關的檔案管理工作人員必須要根據內部文件信息的要求進行權限歸檔，對于涉及公司業務的相關信息，在移交處理以后不得泄露給第三方，并通過引進一些先進的計算機安全保障技術來確保檔案信息系統的安全性，從而也就可以提高自來水公司檔案管理工作的安全性。

4 結束語

總而言之，在社會經濟不斷發展的過程中，自來水公司的檔案管理工作也應該實現與時俱進。具體來說，自來水公司的檔案管理工作人員必須要及時發現自身檔案管理中存在的問題，并通過加強對檔案數據的挖掘、提高對檔案管理工作的重視度、加強檔案的信息化管理、加強檔案的安全管理等多個方面來提高自身的檔案管理水平，以此來促使檔案管理工作更好地為自來水公司的可持續發展以及我國的社會經濟建設服務。

參考文獻

[1]呂美卉.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化探究[J].科技經濟導刊，2018（35）.

[2]馬榮.社會主義市場經濟下完善事業單位檔案管理工作的實效策略[J].中國市場，2018（07）.

[3]陳曉瓊.基于信息技術的機關檔案管理質量提升策略分析[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017（09）.