如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

高陽

摘 要：人力資源檔案管理是事業單位開展管理工作的重要組成部分，通過加強人力資源檔案管理來有效提升人員價值水平的發揮。現階段大量事業單位開始進行人力資源管理制度的創新和優化，但仍然在管理中存在一定的問題。本文簡單介紹了人力資源檔案管理工作的必要性，結合現狀提出一系列解決措施，希望對相關事業單位有所幫助。

關鍵詞：事業單位；人力資源；檔案管理；必要性；問題及措施

1 前言

隨著我國現階段的發展狀況的不斷變化，事業單位要想真正實現內在的突破就一定要加強對于人力資源的有效開發和管理，從而有效提升企業的核心競爭力。過去事業單位內部的人力資源檔案管理工作存在著大量的問題，所以說只有認清并有效解決問題，才能從根本上提升人力資源的檔案管理工作的質量。

2 提升事業單位人力資源檔案管理水平的必要性

1）有利于促進事業單位的可持續發展。事業單位內部的人力資源檔案管理工作有著十分重要的作用，甚至會直接影響著事業單位的發展水平，而有效工作的開展能夠幫助管理者更加準確的了解工作人員的具體狀況，從而制定符合其自身發展特征的發展計劃。因為只有通過最大化的開發人力資源，才能有效提升企業的核心水平。同時在進行相關檔案查詢時，能夠最快的了解工作人員的具體水平及能力，以便對其有一個更好的認知和定位，而這一切源于人力資源檔案管理工作的有效性。由于事業單位在運行過程中會出現一定的人員流動或者崗位變化，所以為了充分發揮工作人員的內在價值，就一定要加強推動人力資源檔案的共享，進而能夠保證人員的合理浮動，確保事業單位內部人力資源的配置最優化。所以可以說合理的人力資源檔案管理在一定程度上能夠推動事業單位的可持續發展。

2）有利于挖掘出員工身上更大的潛力。事業單位在穩定運行過程中，高層人員為了有效提升企業的經濟效益，就一定會加強對于人力資源的有效刺激，在進行人員調動時也會充分考慮工作人員的素質水平。人力資源檔案管理能夠對員工的具體工作情況有著綜合全面的記錄，所以可以說人力資源檔案在個人職業生涯中有著重要的地位，因此加大對人力資源檔案管理力度，是企業單位高層管理人員的必要措施。人力資源檔案管理的有效開展在某種程度上是對員工的工作行為的一種約束，能夠提高工作人員的操作規范，帶來更大的價值。

3 事業單位人力資源檔案管理中存在的問題

1）重視程度不夠，信息化意識滯后。過去傳統的人力資源檔案管理工作只是簡單的將其看作接收和保存兩個主要環節，而且多為手工操作的模式，這種方法使其效率低下且容易產生錯誤，無法進行整體性的數據統計，因此相對來說該方法并不適用。而且，傳統的人力資源檔案管理模式無法發揮其人員價值的有效性，相關工作人員往往在工作中具有一定的惰性，不會主動使用信息化管理手段。人力資源檔案管理的信息化建設要求相關工作人員能夠對檔案進行統一化數據處理，而這一標準在短時間內無法看到作用，相對來說任務量較大且對人員素質要求較高，造成檔案信息化建設沒有進展。

2）系統建設不完善，信息化程度不高。現階段我國事業單位的人力資源檔案信息化管理工作并沒有形成統一的標準規范，造成數據庫建設缺乏一定的統一性，不同事業單位之間所開展的檔案管理工作依據也不相同，進而使得整個檔案管理系統規模小、功能少、網絡化水平低，無法真正實現資源的傳輸共享，不能使得檔案管理工作得到質的提升。另外，因為系統安全性無法得到保障，使得檔案管理系統目前仍處于相對封閉的狀態，信息化無法發揮其特征優勢，減少了檔案管理工作的有效性。

3）檔案管理人員數量不足，素質有待提高。提高檔案管理人員的信息化水平十分重要。現階段我國事業單位的檔案管理人員規模和業務水平都亟需提升。因為相關檔案管理工作長期不受重視，造成相關工作人員素質總體偏低，人員流動性較大。而且很多工作人員并不是檔案專業出身，沒有經過系統的綜合培訓，對于計算機技術及軟件的應用能力較差，這對于檔案信息化管理的發展是十分不利的。

4 提升人力資源檔案管理水平的對策

1）進一步明確責任意識。為了進一步有效保證檔案管理工作的順利開展，使其檔案管理工作能夠與事業單位工作的開展相一致，有必要成立專門的檔案管理部門及團隊，選取具有一定管理經驗的工作人員進行培訓，獨立整個檔案管理機構。在進行培訓的過程中，要加強其對自身責任的了解與掌握，明確其在具體工作中的職務，使其在檔案管理工作中做到不疏忽、無差錯。由于檔案管理人員與其他工作人員薪資體系不同，所以可以考慮通過考核制的方式來提高檔案管理工作人員的積極性，進而確保檔案管理工作的順利開展。

2）規范管理。事業單位人力資源檔案管理工作的開展也要有著一定的規范和標準，使得管理人員在開展工作時做到有據可依，也使其管理工作執行力更強。因此必須根據行業的相關標準及制度，制定科學合理的規章管理制度，其管理體系的建立要綜合而全面，并保證該管理體系可以全面落實到具體工作中，具有較強的可行性。同時高層管理人員要加強組織檔案管理人員對外進行學習專業的檔案管理知識，并結合事業單位的具體情況進行有效化管理，使得相關規范管理體系更加科學合理。管理體系的建立既是確保相關檔案管理工作的順利開展，又使得事業單位內部的其他人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，有效配合檔案管理工作的開展。

3）提高思想意識。由于一直以來事業單位人力資源檔案管理工作的不重視，使得人們的思想意識較差，一旦在檔案管理工作中遇到問題時也往往會忽略，各個部門在工作中也不會利用檔案的有效性來協助自身工作的開展，所以說必須要加強全體工作人員的檔案意識，充分提高其對于檔案資源的重視程度，使其能夠通過合理的方式來獲取檔案資源，進而有效解決自身遇到的問題。而對于檔案思想意識的提高，相關管理人員要加強有此方面的培訓，通過檔案資源的模擬應用以及案例分析來提高人們對于檔案資源的認知程度，組織安排工作人員進行深度的檔案學習，另外還可以舉辦專家講座和檔案管理人員交流會的方式來加強檔案的學習及意識的提高，使得無論是管理人員還是其他工作人員都能夠深入提高思想意識，正確使用檔案的有效資源，也使其能夠為事業單位人力資源工作提供幫助。

4）學習先進的檔案管理技術。檔案管理技術的高低將會直接影響著管理工作的效率及水平，因此必須加強對于技術的引進和學習，派遣人員向先進的檔案管理技術進行學習，同時并結合自身的具體情況進行吸收和調整，使其能夠有效的應用到具體工作中。另外，隨著計算機網絡信息技術的不斷發展和應用，可以考慮引進吸收信息化檔案管理技術，使得原本復雜的檔案管理工作變得簡單，網絡信息技術的應用還能夠使得檔案資料更容易被傳輸和共享，進而有效提高檔案資源的利用率，加強其應用效果，使得檔案管理工作更加現代化與信息化。

5 結語

綜上所述，由于我國社會經濟發展迅速，事業單位在發展的過程中必然不成熟，尤其是針對人力資源檔案管理工作的開展必須引起足夠的重視，加強對資源檔案管理制度的完善和優化。管理人員一定要積極學習先進的檔案管理信息手段，加強對人力資源管理模式的改進和創新，事業單位要培養一批專業的檔案管理人員，從而提高工作效率，為單位創造出更多的價值，提高企業的核心競爭力。

參考文獻

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