新形勢下房管檔案存在的問題及對策

曲東霞

摘 要：近年來，我國房管檔案管理部門為提高房管檔案管理質量做了大量工作，不斷加強房管檔案規范化管理，提高房管檔案價值的利用效率，為公眾提供優質服務，取得明顯的成效。房管檔案關系到人民群眾的切身利益，特別是在房地產市場宏觀調控政策實施以來，檔案查詢量倍增，房管檔案的社會作用受到社會各方面的廣泛關注。但目前我國房產檔案在管理和服務工作中還是存在很多挑戰和問題。如何解決這些問題，提升檔案的社會服務功能，是擺在檔案管理人員面前的重要任務，是檔案管理部門的一項重要研究課題。

關鍵詞：房管檔案；問題；對策

1 房管檔案的概述

我國住房保障工作以及房屋管理工作當中經常會產生大量的信息數據和歷史記錄，涉及住房保障、物業管理等眾多領域，通過將其進行系統整理并建檔保存后即可成為房管檔案。各項房產管理中產生的重要數據和信息資料均完整、真實地記錄在房管檔案當中，為外部人員對房產情況的查詢等提供至關重要的參考依據。

房管檔案與其他專業檔案最大的不同在于其具有明顯的動態化特征。由于房產本身會因為轉讓、買賣活動或是房屋自身外部條件出現變化如房屋征收等因素的影響，而出現房產所有權的變化，因此房管檔案需要隨時根據房產變化情況進行更新變動。而這也要求房管檔案管理工作必須具有較好的動態性，使得房管檔案能夠始終與房產情況保持一致。另外，作為房地產行政管理工作的重要依據，房管檔案可以有效證明人和房屋之間的權利關系，因此從這一點上來說，房管檔案還具有明顯的憑證性，而在每一個行政區劃當中只允許存在一所房地產發證機構，因此房管檔案及其管理工作還具有區域性的特點。

2 我國房管檔案存在的主要問題

2.1 房管檔案資源體系不健全

房管檔案資源體系以房地產權屬檔案為主體，包括預售、權屬登記、物業管理、房屋拆遷、維修基金、私房落政、經濟適用住房申請和歷史建筑保護等類別，基本上涵蓋整個住房保障和房屋管理的業務范圍。在當前房管檔案管理實踐工作中，拆遷項目行政審批和監督管理產生的拆遷檔案大部分都是存放在縣級或市區級房管局檔案管理機構中，而拆遷實施過程中的檔案和拆遷戶安置檔案則多數存放在各家拆遷公司，如此的分散管理，容易使房產類型的檔案資源散失，無法使檔案資源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地產權屬等傳統檔案存在有文必檔、重復歸檔的現象。

2.2 檔案信息管理水平比較低

全國各省市房管系統檔案信息化管理水平參差不齊，有些省市和地區檔案管理信息化水平比較成熟，正朝著數字房管的道路穩步邁進，如有的地區房產檔案管理系統作為房管局管理信息綜合系統的子系統，與其他業務管理無縫對接，實現業務、數據、服務、技術和管理的一體化，但多數地方的房管檔案管理還依然停留在信息化的初級階段，由于檔案信息管理系統沒有統一的標準，缺乏統一的數據庫管理，檔案信息資源也就無法實現共享，使用價值沒法發揮出來。

2.3 檔案管理專業人才較缺乏

在從事房管檔案管理的專門工作人員中，一部分人員年齡偏大、知識老化，檔案管理的理念和思維陳舊。而另一部分則是年輕人，他們雖有一定的檔案業務理論知識或者計算機知識等，但經驗比較缺乏，沒有實踐經驗。總體上，都存在著缺乏檔案專業知識和計算機專業知識相結合的綜合性技術人員，更多的是缺乏檔案知識、房管業務、歷史和法律等專業知識相結合的復合型人才。

3 加強我國房管檔案管理的對策

3.1 積極建設標準的房管檔案體系

實現檔案管理工作現代化的前提條件是檔案工作標準化。國家要結合房地產業檔案管理的特點，制定并出臺相關標準、規范，從而提高全國房管系統檔案管理的整體水平。各省市同行同系統之間不能各自獨立起來，相互之間要交流切磋和互補，不斷創新，建立房管理檔案統一管理標準，推進房管檔案業務規范化管理。

房管檔案實現數字化發展的基石便是擁有標準、規范的房管檔案管理體系，利用這一體系能夠有效明確數字化時代下房管檔案的各項管理行為，考慮到當前有一些房產部門在管理工作當中相比于產權更加重視戶籍，因此導致在管理房管檔案方面存在明顯的隨意性和滯后性。為此，推進房管檔案數字化發展，必須從建設標準的房管檔案體系入手，依照現行的相關法律法規，與房管檔案當前的工作情況緊密結合，制定出即合規合法又具有可操作性的規章體系。譬如說目前已經出臺了大量有關電子檔案和電子文件移交、歸檔以及管理的規范標準，在該類文件的指導之下，房管檔案的數字化管理工作將更加具有方向性和規范性。另外，我國當前也出臺了有關建設數字檔案的相關規定和指南，在掃描房管檔案并對其進行數字化處理的過程當中，可以根據指南與規定中的相關要求與流程進行操作，此舉不僅能夠有效保障房管檔案數字化發展的有序進行，同時也可以在很大程度上增強數字化后的房管檔案的安全性與完整性。

3.2 整合房管檔案信息資源

檔案資源整合不僅僅是對檔案實體的整合，還包括了對檔案信息的整合。加強房管檔案資源的整合和優化是房管檔案工作的一大重點，一方面要加大重點檔案收集力度，另一方面要優化檔案資源，實現檔案集約化管理，也就是做到實行前端控制，在業務辦理過程中，要對檔案文件進行嚴格控制，加強管理，對一些檔案可以實行電子文檔管理，爭取減少紙質檔案的流轉，盡可能實現資源信息共享。

3.3 加快房管檔案信息化建設

加強房管檔案的信息化建設，必須有序推進檔案資源數字化、信息管理標準化和信息服務網絡化。一要建立統一的房管系統信息化平臺，建立房管檔案信息資源基礎數據庫和檔案檢索數據庫及檔案影像數據庫；二要通過計算機網絡來實現檔案信息的快捷傳輸有效反饋，實現房管檔案信息資源的高度共享和利用，進而達到實現庫藏檔案的信息化自動管理，給利用者提供快捷便利的檔案信息服務。

3.4 開發房管檔案使用價值

充實檔案內容。要充分了解行政部門、相關企業、科研機構以及社會公眾對房管檔案信息的需求狀況、需求程度以及需求特點，從而確定房管檔案信息資源的建設內容，完善檔案接待利用工作，滿足行業管理和社會公眾利用需求。

整合檔案資源。緊密結合本地區房地產行業管理實際與社會經濟發展實際，積極開展房管檔案編研工作。可以通過與高校、科研院所、專家學者一起交流探討等合作，挖掘房管檔案的歷史文化價值，整合利用社會上的人文資源，開展課題研究，展示房管文化，傳播檔案文化。

3.5 提高檔案人員專業水平

建設好高素質的檔案管理隊伍，房管系統檔案事業才能持續發展。一是引入系統外的人才，或招聘檔案專業的應屆大學畢業生，為管理隊伍輸入新的活力；二是加強系統內的人才培養。調動工作人員的積極性，使檔案管理部門不斷涌現新的技術帶頭人，定期組織他們參加各種形式的房地產檔案業務專業培訓，可以以講座、模擬和辯論賽等形式進行。通過人才引進和培養，逐步建立能兼顧精通檔案管理和房地產檔案業務管理以及計算機知識的房管檔案后備干部隊伍，提高房管檔案管理人員的素質，促進檔案管理工作不斷發展，為社會提供更多更便捷的檔案資源。

4 結束語

綜上所述，在當今信息經濟時代之下，人們對房管檔案管理工作提出了更高的要求。通過積極建設標準的房管檔案體系，搭建其房管檔案的信息數據系統，推動房管檔案發展，在有效落實房管檔案管理工作的基礎之上，力求能夠充分發揮出房管檔案服務社會與基層群眾的優勢作用。

參考文獻

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[2]王麗萍，王紅.淺談房產檔案數字化管理[J].黑龍江檔案，2009（04）.