檔案服務機構的管理與安全探析

高代玲

摘 要：該文就企業將檔案整理業務委托給社會檔案服務機構辦理的利弊進行了分析。指出業務外包雖然解決了企業檔案管理資源缺乏的問題，但在實際工作中也給企業造成一定的安全隱患。企業應堅守檔案安全這條紅線，做到警鐘長鳴。在外包服務前、中、后期都主動參與到整理實施過程的進度中去，對檔案整理歸檔上架的全過程做到“三控制”、“兩管理”、“一協調”，確保企業信息不丟失、不泄密。

關鍵詞：制度建設；業務外包；檔案安全；監督措施

隨著國家“互聯網+”的發展戰略規劃和企業自身的不斷發展壯大，檔案數字化建設、海量業務資料的增加及檔案在為企業發展和管理中所創造的經濟效益體現由原來的潛在價值變為現實價值后，與原本有限的檔案管理資源形成了鮮明對比。為促進檔案更加便利、高效的為企業工作服務，現在各企業在檔案整理任務重、人手緊張的情況下，大多選擇將檔案整理業務委托社會檔案服務機構來辦理，以彌補自身資源不足、提高本企業檔案管理效率、提升企業的核心競爭力。但凡事都利弊相隨，檔案服務機構的介入雖然取得了一定的效果，但也導致了下一階段危機出現，檔案信息的保密及實體安全問題突顯出來，為企業檔案管理工作帶來一定風險。企業應以問題為導向強化風險防控管理，嚴格按照國家《檔案服務外包工作規范》要求，結合本企業工作業務建立檔案整理服務管理辦法及制度，在工作中對社會檔案服務機構進行管理及全程監督指導。有效開展本企業檔案管理工作。

1 健全制度、前端控制原則

企業在制定檔案整理服務制度和規范時，應結合自身業務范圍和本著確保檔案實體和檔案信息安全為導向，針對檔案整理服務過程中可能出現的問題一一提出明確要求，加強對檔案服務機構的監管力度，建立健全檔案業務整理服務實體檔案及信息安全制度，建立權責分明的崗位責任制。

在檔案整理服務過程中企業還應著重于檔案整理的質量管理。明確企業各類業務產生的文件材料的歸檔范圍、電子檔案的構成要素及整理格式要求等，以確保檔案業務整理服務工作中的有章可循。

2 強化安全，防患未然原則

企業與檔案服務機構不僅僅只是一紙協議而已，確保檔案安全是每一位檔案工作者的重要政治責任。企業要進一步明確和細化檔案安全責任，始終嚴格履行檔案管理第一責任人的職責。在檔案整理業務服務全過程中本著“安全第一、預防為主”的原則，采取實質性的制約措施，著重對整理業務服務中檔案接收入庫、整理加工、上架、保管等環節進行嚴格監督，對實體檔案及信息安全采取安全的管理措施和權限管理。簽訂保密協議等有效約束機制， 落實主體責任，保障檔案安全、規范、有序整理。提高檔案服務質量。

1）整理服務機構進駐企業前，企業應對派駐服務人員進行實名登記，不僅要求有相應的資質，還應與每一位服務人員簽訂安全防范責任書及保密承諾書，配備專人負責安全保密工作。對派駐服務人員定期應進行職業道德教育，并對檔案整理質量每月進行考核和認定，通過考評后才能進行服務結算。

2）企業應在企業獨立、可封閉的建筑內設立整理場所，所設立的整理場還應符合防檔案“八防”的安全管理要求。對整理必需的辦公設備和辦公用品及涉及檔案業務服務相關材料也應由企業提供，不允許整理服務機構外帶，以確保數據安全、系統安全。以最大的限度來避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損毀或造成企業信息秘密被泄露。

3 加強監管，全程管理原則

企業應根據檔案整理業務的特點，加強合同管理，明確雙方權利及義務，對委托和服務的內容進行約束。使各個工作環節的實施都有法可依，有章可循，有據可查。

1）企業應對檔案整理服務工作進行全程監督與指導，主動參與到整理實施過程的進度中去，對檔案整理歸檔上架的全過程做到“三控制”、“兩管理”、“一協調”。現場督促指導檔案服務機構對歸檔文件材料的整理歸檔上架。遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，如同一事件形成了多種類別檔案，應在其中一類檔案中著錄關聯關系，便于保管和利用。

2）企業應對檔案整理服務的完整性、及時性等方面進行多重質量監控和檢查。在抽查中發現的錯誤或質量問題及時提出限期整改。服務機構應積極響立即更正或返工，直至滿足企業的質量標準要求。最終企業依據標準和實際需求，對檔案整理質量進行驗收。

3）企業應加強檔案業務外包風險防范和安全管理，建立檔案業務外包工作臺帳，認真研究，對進度、數量、及響應程度等問題逐一進行分析提出整改措施。按月考核。并制定相應的百分制考評辦法，對質量不符合企業管理規范的一律不予驗收通過，如連續二月考評得分低于70分，終止協議。

4 落實規范，持續發展原則

企業對符合檔案規范要求的文件材料完成移交后，由企業檔案工作人員根據保密要求對文件材料密級進行鑒定，企業秘密極文件材料應由企業檔案工作人員自行歸檔整理、保管；對沒有秘極文件或已脫密的文件材料交由檔案服務機構，嚴格按照企業制定的檔案業務規范核對、整理及歸檔上架。在整理過程中發現問題及時整改，并自覺接受企業檔案管理部門和相關部門的日常工作監督檢查。切實保障檔案整理業務服務工作的可持續發展。

5 加強培訓，提升管理原則

企業要全面掌握檔案服務機構的資質和服務能力等基本情況，加強對服務機構的指導力度。結合本企業檔案管理規范組織開展業務培訓，不斷提升檔案服務機構人員的服務質量與水平。

1）檔案服務機構在入駐企業前，企業應對派駐企業從事一線服務人員進行系統理論培訓及現場教育培訓工作。對企業制定的檔案業務規范進行詳細解讀，重點針對文書、招投標、合同和工程類檔案進行講解，并要求對所收集文件材料按企業規范進行歸檔整理。在服務過程中，根據服務臺賬中發現的問題，不定期對派駐人員進行檔案業務與相關專業知識培訓，積極解決問題。推進技術創新、專業拓展。

2）檔案服務機構在接受企業系統培訓后，應根據企業檔案規范工作要求及保密協議，加強泒駐工作人員政治、責任、安全和質量意識學習，規范服務流程、落實崗位職責、明確人員責任，不斷完善安全和質量保障機制。提高執業能力和服務水平。

綜上所述，我們在針對檔案整理服務外包這一工作環節時，本著對歷史負責，為現實服務，替未來著想的原則，堅守檔案安全這條紅線，做到警鐘長鳴，筑牢檔案實體和信息安全的思想防線，確保企業信息不丟失、不泄密。有效的發揮檔案的價值，為企業快速推進建設發展新飛躍打好夯實基礎。