提高檔案管理科學化水平的策略分析

王蕾

摘 要：檔案管理是重要的基礎性工作之一，隨著科學技術的進步和發展，檔案管理模式也實現了優化升級。在這樣的情況下，應該積極提升檔案管理科學化意識，積極利用信息技術的優勢，不斷完善檔案管理工作，促進檔案管理逐漸朝著科學化和高效化的方向發展。本文在深入分析檔案管理特點的基礎上，較為詳細的闡述了提升檔案管理科學化水平的有效對策。

關鍵詞：檔案管理；科學化；有效策略；研究

對于檔案管理部門來說，在實際工作過程中，應該不斷完善檔案管理形式，提高檔案管理水平，以便提供更加優質的檔案服務。但是隨著科學技術的發展和進步，傳統檔案管理模式逐漸暴露出了較多的問題和缺陷，這些問題在很大程度上影響了檔案管理和利用服務水平的提升。因此在實際的檔案管理工作過程中，應該積極利用先進的科學技術，提升檔案管理質量，促進檔案管理實現科學化，不斷升級服務形式，切實提升檔案管理的整體水平。

1 當前檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理形式單一，缺乏多元化特征

檔案管理和利用服務形式是隨著時代的不斷發展而逐漸完善的[1]。在傳統的檔案管理和利用服務形式下，由于許多人還沒有意識到檔案在社會經濟發展過程中的積極作用，因此檔案的利用形式也僅僅局限于查閱之上，所以此時的用戶需求非常容易滿足，只要在用戶需要的時候能夠提供查詢服務，就可以較好的完成相應的工作，所以傳統的檔案管理觀念之中，對于服務的認識也僅僅停留在查閱之上，檔案利用形式十分單一。但是隨著經濟技術的發展，人們的思想和意識較之前相比也有了大幅度提升，檔案的重要性也逐漸凸顯了出來，但是在利用檔案的過程中，檔案管理機構和人員的思想意識仍然停留在查閱服務之上，這就出現了檔案利用服務形式滯后于用戶實際需要的情況。

1.2 檔案管理人員素質有待提升

工作人員是完成檔案管理和利用工作的主要載體，因此工作人員的專業素質對于檔案利用服務質量有著十分關鍵的影響。正如前文所述，傳統的檔案利用服務大多集中在查閱之上，服務工作形式簡單，每個人都可以較為輕松的完成[2]。但是在社交媒體環境下，檔案利用形式發生了根本性的轉變，信息技術的應用逐漸成為檔案利用服務的重要組成部分。這樣，一些傳統的檔案管理人員就會出現無從下手的情況，因為這些工作人員對于信息技術不夠了解，不知道該如何將其應用到實際的工作之中，這就在很大程度上影響了檔案管理和利用服務發展。

1.3 檔案管理觀念陳舊，缺乏科學化意識

檔案管理工作在我國已經有較長時間的發展歷史，在長期的檔案管理和利用過程中，已進形成了較為完善的管理模式[3]。但是隨著社會的不斷發展和進步，傳統的檔案管理模式仍然停留在原來的位置之上，缺乏創新意識，從而導致檔案管理和利用服務形式滯后，跟不上時代發展的需要，也無法滿足用戶對于檔案利用的實際需求，長此以往，將大大降低檔案利用服務的整體水平，檔案在社會經濟發展過程中的積極作用也無法得到切實有效的發揮。出現這種現象的主要原因就是檔案利用服務觀念傳統，管理者缺少相應的發展和創新意識，沒有意識到社交媒體環境下的發展機遇，從而影響了檔案利用服務水平提升。

2 提高檔案管理科學化水平的有效策略

2.1 轉變傳統檔案管理模式，提高檔案科學化水平

在信息技術充分發展的環境下，要想實現檔案利用與管理水平的有效提升，轉變傳統檔案利用服務觀念是首先應該關注的問題。在此過程中，檔案管理工作首先應該樹立以用戶為中心的管理觀念[4]。將傳統的被動式服務逐漸向主動式服務過渡。對于檔案管理與利用服務工作來說，應該積極利用現代科學技術，與用戶之間建立一種良好的溝通和互動機制，對于用戶信息進行有效的加工和整理，從中找到用戶的實際需求，進而對檔案利用服務模式進行針對性調整，不斷提升檔案管理與服務水平。除此之外，還應該充分分析用戶對于檔案利用的偏好，然后將檔案館中能夠滿足用戶需要的檔案信息及時公布，從而使用戶能夠享受到實時的個性化檔案利用服務。

2.2 整合行業資源，促進檔案管理融合發展

檔案管理是一種綜合性較強的工作，需要多方面的協同和配合，這樣才能起到良好的效果。所以在當前時代環境下的檔案管理與利用服務過程中，檔案管理部門應該利用信息技術，將檔案信息轉變成聲音、文本以及圖片等多種形式，多樣化、全方位的向用戶提供檔案信息，與用戶之間形成雙向交流的互動溝通形式。也就是說，傳統的紙質版檔案信息傳遞模式已經落后于時代發展，對于紙質檔案的數字化處理也只是簡單的信息化應用，所以在實際的檔案利用服務之中，應該積極整合相關資源，融合社交媒體的優勢作用，有效發揮社交媒體平臺的傳播效應，促進檔案利用服務和社交媒體實現融合發展[5]。在此過程中，檔案服務人員的專業素質也是十分關鍵的，檔案管理部門應該積極采取有效措施，提升工作人員專業素質，使其具備良好的社交媒體應用素質，為檔案利用服務工作的有效開展奠定良好基礎。

2.3 建立完善的檔案管理科學化工作機制

信息技術的主要優勢就在于其互動性和社交性，所以在這樣的環境下，交流和溝通是非常重要的。所以在現代科學技術環境下的檔案管理之中，應該積極強化公眾參與，提高開放性，和用戶之間建立一種良性的溝通和互動機制，并且將其作為檔案管理的日常工作進行強化。由于信息技術的不斷發展，公眾具有更多的話語權，可以在媒體之上發表自己的看法和聲音，對于檔案管理與利用來說，這既是機會，同樣也是挑戰[6]。所以在未來的檔案利用服務與管理過程中，相關部門應該牢固樹立開放性理念，加大檔案管理和利用的信息化建設，積極利用社交媒體功能，與用戶之間構建一種雙向交流，互動溝通的模式，提高檔案管理和利用服務的信息化水平，從而逐漸構建起一種基于社交媒體新技術的檔案利用服務格局。

3 結語

綜上所述，檔案管理形式科學化是未來檔案管理工作的主要發展趨勢，也是適應社會發展需要的必要條件。所以在未來的檔案管理實踐中，相關部門應該積極轉變傳統觀念，不斷優化檔案管理模式，積極利用信息技術，提高檔案管理的整體水平，與用戶之間建立一種良好的溝通機制，及時了解檔案需求情況，有針對性的調整檔案管理和利用服務形式，積極整合行業資源，促進檔案管理工作逐漸朝著科學化和智能化的方向發展。

參考文獻

[1]賈延梅.提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化[J].科教導刊-電子版（上旬），2019（2）：266.

[2]任忠萍.實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化的思考[J].赤子，2019（10）：176.

[3]張海鵬，劉一辰，莊偉杰.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].法制博覽，2019（2）：298.

[4]王艷玲，李建東，李可.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].農家科技（上旬刊），2019（1）：237.

[5]趙秀花.基于醫院會計檔案管理的科學化及信息化管理方法分析[J].卷宗，2019，9（2）：35.

[6]周斌.基于ERP平臺的大型醫院基建工程檔案科學化管理的探索[J].中國科技投資，2019（4）：236.