探究檔案管理中安全保障的總體策略

趙翠玲

摘 要：在檔案工作進(jìn)行的過(guò)程中，信息化的趨勢(shì)不斷加強(qiáng)。隨之而來(lái)的就是檔案管理的一系列問(wèn)題。因此，檔案管理的安全性和重要性是至關(guān)重要的。做好安全保障工作是促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的重點(diǎn)。因此，本文主要對(duì)檔案管理工作中安全保障的總體策略方面進(jìn)行深入介紹和探究，旨在保障檔案管理活動(dòng)的安全性和可靠性。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；安全管理；對(duì)策解決方案

1 檔案安全管理的必要性

1.1 檔案信息化對(duì)檔案安全管理帶來(lái)挑戰(zhàn)

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案事業(yè)中的應(yīng)用催生了檔案信息化，即在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，處理、管理檔案信息資源并提供檔案利用。要確保電子文件的齊全、完整、真實(shí)、有效，使現(xiàn)今的電子文件能在幾十年甚至是幾百年后還能被讀取和利用；要將傳統(tǒng)載體的檔案加工成數(shù)字檔案，并通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱覽、下載等，就必須在電子文件的存儲(chǔ)，檔案數(shù)字化、電子化過(guò)程中加強(qiáng)安全管理。

1.2 檔案部門(mén)存在各種安全隱患

據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)省級(jí)檔案館的安全督查情況及近幾年曝光的檔案安全事故來(lái)看，檔案的不安全狀況在許多檔案館（室）多多少少的存在著。譬如有的檔案利用者在利用過(guò)程中竊取了檔案原件，致使出現(xiàn)檔案遺失的情況，或者檔案被放錯(cuò)搞亂，使檔案在下次利用中無(wú)法被準(zhǔn)確提取到；部分檔案長(zhǎng)期處于外借狀態(tài)，脫離了檔案部門(mén)的監(jiān)管；重要檔案的原件在提供利用中仍被使用，加劇了對(duì)檔案的損壞；檔案部門(mén)沒(méi)有及時(shí)修復(fù)已破損的檔案；檔案庫(kù)房不符合建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)屋頂漏水的狀況，紙質(zhì)檔案生蟲(chóng)、發(fā)霉，直接威脅到了檔案的安全；檔案人員違反工作規(guī)定私自有償向國(guó)外研究人員提供密級(jí)檔案信息；對(duì)電子文件沒(méi)有采取相應(yīng)的保護(hù)措施和保密措施，部分檔案館（室）有相應(yīng)措施同時(shí)存在措施不當(dāng)?shù)那闆r；部分檔案工作人員安全意識(shí)淡薄，經(jīng)常發(fā)生檔案管理制度不完善、檔案工作監(jiān)管不到位的現(xiàn)象。要防止這些狀況再次發(fā)生，加強(qiáng)檔案安全管理、確保檔案安全是很有必要的。

1.3 國(guó)際國(guó)內(nèi)的安全形勢(shì)對(duì)檔案安全

管理提出新要求當(dāng)前形勢(shì)下，各個(gè)國(guó)家特別關(guān)注和重點(diǎn)爭(zhēng)奪的戰(zhàn)略性資源之一就是包括檔案在內(nèi)的各類信息資源，因此檔案信息的安全問(wèn)題就成了影響國(guó)家安全的不穩(wěn)定因素之一，特別是新型電子檔案信息的安全問(wèn)題給新形勢(shì)下檔案安全工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。同時(shí)，地震、水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害對(duì)檔案造成的破壞也時(shí)有發(fā)生，有的甚至是毀滅性的。因此，要防止國(guó)內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力竊取國(guó)家核心、機(jī)密檔案信息，減少和預(yù)防人為因素、自然因素給檔案帶來(lái)的損害和破壞，必須加強(qiáng)檔案安全管理。

2 檔案安全管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案安全管理制度不完善

我國(guó)在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，國(guó)家法規(guī)方面僅有于1988年開(kāi)始施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》、1999年修訂發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有2008年發(fā)布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、2017年發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等少數(shù)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)為檔案安全保駕護(hù)航，沒(méi)有專門(mén)出臺(tái)針對(duì)新形勢(shì)下檔案安全管理的、措施較為全面的實(shí)施辦法。因此，有必要制定有關(guān)檔案安全的專門(mén)規(guī)章和具體制度。

2.2 檔案信息化過(guò)程不可避免地存在不安全因素

檔案信息化離不開(kāi)電子環(huán)境、離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，因此其不安全因素也如影隨形。檔案在電子環(huán)境中除了可能泄密外，還存在數(shù)字信息丟失、失真和不可用的風(fēng)險(xiǎn)。磁性和光學(xué)載體的存儲(chǔ)密度很高，但丟失一張光盤(pán)可能就意味著丟失了上千份檔案的信息。四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)為合法利用者提供利用的同時(shí)，也為檔案信息的修改、刪除、泄密等非法利用提供了可乘之機(jī)。

2.3 檔案設(shè)施投入不足，檔案工作者的安全意識(shí)有待加強(qiáng)

部分檔案館（室）沒(méi)有建立健全檔案安全防范體系，沒(méi)有符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)房，安全配套設(shè)施不齊全，相關(guān)檔案安全管理制度跟不上。檔案工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用等全過(guò)程管理中科學(xué)化、規(guī)范化意識(shí)不強(qiáng)，不能嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，管理不善、監(jiān)管不力，給檔案的安全造成威脅和不良后果。

3 做好檔案管理中的安全保障工作的常規(guī)措施

檔案工作的安全保障工作主要是針對(duì)檔案信息資料而言的。對(duì)檔案信息資料進(jìn)行合理地利用和保管是檔案安全保障工作的重點(diǎn)。接下來(lái)，筆者就從檔案管理的安全保障工作上來(lái)進(jìn)行詳細(xì)地探討：

3.1 預(yù)防先于補(bǔ)救的安全策略

相關(guān)的檔案管理工作人員要對(duì)預(yù)防工作的重要性加強(qiáng)重視，要在檔案信息沒(méi)有出現(xiàn)問(wèn)題的情況下做好預(yù)防工作，這樣一旦檔案信息出現(xiàn)了任何問(wèn)題就可以及時(shí)采取措施來(lái)進(jìn)行處理和改進(jìn)，做到未雨綢繆。從實(shí)際的工作上開(kāi)看，主要是將先進(jìn)的技術(shù)和手段應(yīng)用在檔案管理的安全保障工作中，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)水平。從當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的工作形式上可以看出，檔案的信息化系統(tǒng)可能會(huì)受到病毒的侵襲。導(dǎo)致系統(tǒng)的功能降低，系統(tǒng)嚴(yán)重受損，導(dǎo)致一些檔案信息被竊取，進(jìn)而降低整個(gè)系統(tǒng)的性能。嚴(yán)重的還會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，使得檔案管理系統(tǒng)處于崩潰的狀態(tài)。因此，相關(guān)的技術(shù)人員和管理人員要對(duì)這一問(wèn)題加強(qiáng)重視，聘請(qǐng)技術(shù)人員對(duì)加設(shè)相應(yīng)的防火墻，或者是采用相關(guān)的殺毒軟件來(lái)對(duì)信息資料進(jìn)行保護(hù)，防止病毒的入侵。

3.2 防內(nèi)防外共同作用的安全策略

要努力做好檔案的安全保障工作需要從多方面來(lái)進(jìn)行，不僅包括企業(yè)或者是組織的外部還要從內(nèi)部入手，保證檔案工作的安全性。在檔案工作進(jìn)行的過(guò)程中，要對(duì)可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題進(jìn)行探討和分析，通常情況下，檔案工作的內(nèi)部出現(xiàn)的安全問(wèn)題比外部的問(wèn)題要多，無(wú)論是在數(shù)量上還是在質(zhì)量上都是如此。究其原因主要是由于檔案管理工作人員的工作積極性以及責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，或者是工作能力以及專業(yè)技能沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。所以，企業(yè)的檔案管理工作人員在工作的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)檔案資料信息管理的不到位，或者是受到利益的誘惑而出現(xiàn)檔案信息泄露的問(wèn)題。除此之外，對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的了解程度不夠往往會(huì)出現(xiàn)賬目或者是管理的不科學(xué)性問(wèn)題。可見(jiàn)，企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部所涌現(xiàn)出的問(wèn)題要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于外部，因此，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，以提高其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)其安全意識(shí)。

3.3 持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略

做好檔案信息的安全保障工作并不是短暫性的工作，應(yīng)該具有一定的長(zhǎng)期性。因此，檔案信息的安全問(wèn)題要得到人們的高度重視。其中較為重要的就是科技的應(yīng)用。現(xiàn)如今，無(wú)論是產(chǎn)品還是管理理念都在進(jìn)行不斷的更新?lián)Q代，檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容都在不斷變化，不僅存在著嚴(yán)重的漏洞，還會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和信息的泄露。為了避免檔案信息的不穩(wěn)定性持續(xù)存在，需要完善管理措施，制定相應(yīng)的制度，將安全保障工作放在首位。實(shí)現(xiàn)檔案信息安全的穩(wěn)定性以及可靠性。

3.4 要抓緊出臺(tái)相關(guān)配套規(guī)章制度。由于基礎(chǔ)性法律的

條文一般比較原則，而在檔案安全基本法律缺失的情況下，要抓緊修訂或制訂覆蓋檔案收集、整理、移動(dòng)、利用、數(shù)字化等全流程的檔案安全配套制度，以增強(qiáng)檔案安全立法立規(guī)的可操作性和實(shí)效性。

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