試析高校檔案管理信息化建設

陳莉

摘要：隨著計算機的發展和互聯網的應用，人們的工作和生活都發生了變化，使人們的生活和工作變得更加便捷化和信息化。尤其給現今高校的檔案管理工作帶來了非常大的變化，在高校的檔案管理工作中傳統的檔案管理依靠手工進步，不僅浪費了大量的人力、財力、物力，還浪費了時間，并且在手工檔案管理的過程中容易出現，一旦出現錯誤便很有可能影響學生的一生，而檔案管理信息化則解決了這一問題，使高校檔案管理工作更加高效、便捷，檔案管理質量也越來越好。

關鍵詞：檔案管理 信息化 高校

高校的檔案管理是學生管理工作的重要內容，但由于高校檔案管理信息化的工作尚處于發展階段，仍存在很多不足之處需要人們發現并改正，只有切實了解信息化的實際內涵，才能更好地應用信息化進行檔案管理工作，實現檔案管理工作的進一步發展。

一、高校檔案管理信息化建設的發展現狀及存在的問題

（一）高校對于檔案管理信息化的重視程度不夠。傳統的檔案管理中人們依靠手工進行信息的整理和保存，致使很多信息無法保存下來。隨著社會的進一步發展和經濟的進步，高校的檔案管理工作有所改善，但由于高校檔案管理信息化工作起步較晚，加之高校對于檔案管理信息化的重視程度不夠，高校檔案管理信息化工作仍有很多不足之處需進一步完善。現今存在的問題是人們只是單純依靠計算機對檔案進行歸納整理保存，卻無法進一步利用信息化進行檔案的直接傳遞和共享。同時，對于檔案管理信息化的系統不夠了解，只知道利用其進行檔案管理工作比較方便卻不知道如何應用，對于高校檔案信息管理缺乏創新意識，無法將信息化理論基礎知識應用于實際檔案管理工作中，進而致使檔案管理信息化工作效率不高，質量不好。另外，部分學校雖然也建立了檔案管理信息化平臺但缺乏信息化方面的人才，導致高校檔案信息化管理工作無法更好地發展。

（二）高校檔案管理信息化工作缺乏專業人才。在高校檔案管理信息化工作過程中缺乏專業人才，傳統的檔案管理信息化工作對于檔案管理人員的要求不高，有文化可熟練使用辦公軟件即可，但隨著社會的發展和市場的實際需求，對于檔案管理工作人員的要求也越來越高，令人遺憾的是現在的工作人員的思想意識較傳統，認為在工作時只要將工作做好即可，不需要加強信息化知識的學習，致使工作人員不能熟練應用信息化這一技術，對于數據的整合和篩選缺乏經驗，在實施檔案管理信息化的過程中所用時間較長，新事物接受能力較差，創新意識也不強，工作能力和業務水平都偏低，不僅不利于工作人員檔案管理水平的進一步提高，還阻礙了檔案管理信息化工作的進一步發展，尤其是在畢業季，大量的畢業生需進行檔案的調取和接收工作，工作人員缺乏相應的信息化管理能力便會給畢業生檔案管理工作造成一定的影響，既浪費了學生的時間，還影響學校學生的就業，無法從根本上提高畢業生的就業率，致使高校的畢業生就業不夠理想。

二、高校檔案管理信息化建設應采取的措施

（一）增強高校對于檔案管理信息化的重視程度。對于高校而言，應從根本上上提升高校師生的檔案管理信息化意識，可充分利用多媒體向師生直觀地展示檔案管理信息化的過程，進而從根本上讓師生意識到加強檔案管理信息化的重要性。同時，可邀請檔案管理信息化領域的專家和技術人員來學校開展講座，一方面可及時解答人們在檔案管理信息化過程中存在的問題，另一方面可有效促進高校檔案管理信息化的進程，使高校檔案管理信息化工作朝標準化方向發展。另外，還應提高高校檔案管理人員的業務能力和水平，為促進高校檔案信息化管理人員的成長，可定期組織信息化工作流程PK，不僅能激發工作人員的參與積極性和主動性，還能使工作人員在游戲的過程中更好地掌握檔案信息化管理知識，進而應用于實際工作中。

（二）培養高校檔案管理信息化工作專業人才。在高校檔案管理信息化工作過程中應培養專業人才，一是需將信息化這一思想貫徹到每位工作人員心中，從根本上轉變檔案管理工作人員的思想意識，可做到在進行檔案管理工作時可應用信息化技術。二是為檔案管理工作人員提供進修和學習的機會，對檔案管理工作人員進行網絡技術知識、現代管理技術等知識，同時結合每位工作人員的實際情況制定針對性的教學方案，不僅可使檔案管理工作人員的培養方向更加明確，還能促使高校檔案管理工作人員隊伍建設朝可持續方向發展，創新高校管理工作流程，使高校學生檔案管理工作符合現今社會和市場需求，能源源不斷滴為社會和企業輸送更多的應用型人才。另外，高校也應對檔案管理工作人員提出更高的要求，要求工作人員切實掌握信息化管理知識，不斷用知識武裝自己的頭腦，進而成為一個精通檔案信息管理和現代信息管理技術的有用之才。

結語：高校檔案信息化管理建設不是一個一蹴而就的過程，需要高校和各部門的共同努力。對于高校而言，應為工作人員提供信息化管理平臺，并在這個平臺中建立信息溝通系統，進而使高校學生可突破時間和空間的限制進行檔案的調取和儲存等工作，不僅使高校學生的檔案管理工作效率更高，還加快了畢業生的就業以及與各企業的聯系，企業只需在信息化平臺中調取學生的檔案便可知學生在校的表現，一定程度上加快了人才輸出的速度，使企業在篩選人才時更加精準，實現了規模的效益。對于工作人員而言，在檔案信息化管理過程中應嚴格要求自己，努力學習信息化相關的技術知識，進而在使用信息化進行檔案管理的過程中可聯系實際，不僅能有效提升自身的檔案管理業務水平，還能使檔案管理工作效率更高，工作質量更好。同時，也能突破時間和空間的限制實現資源間的共享，可促進社會的進步和經濟的進一步發展。