現代人事檔案管理存在的問題及對策

王軍艷

【摘要】現代人事檔案作為工作人員最直接、真實的信息載體，是企業人才選拔和人力資料利用的重要依據，對企業的發展有著深遠影響。本文從闡述現代人事檔案管理的內容，明確了現代人事檔案管理的意義，通過對現階段人事檔案管理存在的弊端分析，提出了相應的管理意見。

【關鍵詞】人事檔案管理 問題 對策

在企業管理工作中，現代人事檔案管理是企業日常工作的重要組成部分。作為人力資源管理的重要依據基礎，在現代人事檔案管理工作中要注意管理的專業性、保密性、嚴謹性。開展好現代人事檔案管理有利于人力資源的有效整合，為企業發展提供不竭的發展動力，使企業永葆生機。所以，在日常公共管理的過程中，要注意從工作實際出發，不斷發現現代人事檔案管理當中存在的問題，有針對性的完善升級，保障現代人事檔案管理工作的有效開展。

一、現代人事檔案管理的內容

人事檔案是在日常管理活動中形成的、對個人工作經歷進行事實記述的重要材料，包括個人經歷、學習經歷、社會經歷、工作經歷、思想表現、能力評價等多方面的記錄，是個人參與社會活動的最真實記載。現代人事檔案管理就是將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和進行利用的活動[1]。

二、現代人事檔案管理的意義

現代人事檔案能夠充分的將企業人的價值直觀的體現出來，為企業選賢任能提供了有力依據;同時，作為法律性材料，現代人事檔案記錄了企業員工就職、離職、工作、退休的實際情況，反映了員工的所有工作經歷，提供了具有法律效力的最真實的憑證;利用現代人事檔案也可以通過員工以往的工作表現和工作經歷，來體現員工的工作愿景，通過對員工的需求狀態來完善管理體制，讓企業戰略發展與員工的個人愿景最大程度的接近，激發員工工作積極性，推動企業高效發展。

三、現代人事檔案管理的問題

（一）現代人事檔案管理方式不規范

人事檔案具有真實性、保密性、嚴謹性的特點，高質量現代人事檔案管理工作，能夠為人事檔案的利用做好鋪墊工作，企業在日常的管理工作當中應當予以高度重視。但是不可忽略的是現階段企業在現代人事檔案管理工作中仍存在很多的疏漏之處。現代人事檔案管理理念較落后，比如在管理過程中未做好檔案的分類工作，對檔案的管理目錄設置不合理，在檔案使用、借閱的過程中未做好相應的記錄，諸多管理方式上的微小漏洞，都可能降低檔案得利用率，甚至影響檔案存放安全，出現疏漏、丟失現象。其次，管理方式也包括硬件上的支持，檔案存放需要適宜的溫度環境，部分企業管理方式不夠專業，未能做好檔案的管理防潮、防水、防火等措施，危機了檔案的完整性，一旦發生事故可能造成檔案損毀[2]。

（二）現代人事檔案管理信息化水平較低

信息技術飛速發展，企業工作的各個方面都借助互聯網信息技術達到更快、更好的工作效果。現代人事檔案管理也要及時搭乘互聯網技術的便利快車，對管理手段、管理方式積極進行革新升級。但是一些企業在管理過程中，由于對現代人事檔案管理價值的認識不足，所以忽視了檔案信息化的建設，未能及時更新檔案管理設備和檔案管理系統，導致檔案管理信息化程度發展緩慢，降低了檔案管理的工作效率[3]。

（三）現代人事檔案管理人員綜合能力不足

對于管理人員綜合能力不足，主要是三方面原因導致的。其一，是在企業人事工作安排中，對于現代人事檔案管理工作重視度不夠，所以檔案管理人員配置不到位，存在管理人員數量不足、身兼數職、缺乏專業性的現象;其次，是部分現代人事檔案管理人員在工作中缺乏對工作重要性的認識，缺乏工作責任心和職責概念，主觀上導致了工作能力低下;最后，是現代人事檔案管理工作人員往往缺乏工作經驗和專業經驗，企業在管理中往往也疏于對檔案工作的培訓提升，所以嚴重的影響了檔案管理工作的開展。

四、現代人事檔案管理的對策

（一）規范管理方式

首先，管理方式要科學高效，充分研究檔案管理方式方法，做好檔案的分類管理工作，定期對檔案進行整理整合，做好檔案管理目錄，對檔案的使用、借閱制定嚴格的規定章程，對檔案的使用堅持嚴肅、嚴謹的原則，確保檔案的真實性和安全性。其次，加強對檔案管理工作人員管理方式的規范，制定嚴格的管理條例，定期對檔案進行整理整合，根據檔案的管理情況形成考核機制。

（二）提升信息化水平

信息化是大數據時代發展的必然趨勢，對現代人事檔案管理實行信息化管理，一方面方便檔案的整理查閱，另一方面也有效克服了紙質檔案存在的諸多弊端。所以，現代人事檔案管理日常工作就要打破傳統的管理理念，結合現實管理情況，配備專業的管理設備，引進先進的檔案管理系統，形成企業自己的電子檔案，做好電子檔案目錄;紙質檔案變電子檔案的過程中，更要注意在對紙質檔案掃描時，確保檔案的真實性和準確性，最重要的是要利用信息化的同時，保護好檔案的隱私安全，確保檔案的保密性和法律效力。

（三）提升人員綜合能力

現代人事檔案管理管理人員的綜合素養尚需提升。第一，引進專業的現代人事檔案管理人才，對檔案實行科學專業的管理，更要注重不間斷的培養檔案專業管理知識，持續性為人事檔案管理注入新鮮理念;第二，企業日常管理要重視人員的配置情況，投入足夠的人力保障現代人事檔案管理建設工作;第三，加強對人事檔案的重視度，不僅要加強檔案管理人員的職責意識，提升工作責任心，更要重視全體工作人員對檔案的重視程度，嚴格執行檔案借閱、管理制度[4]。

結語：

總而言之，作為現代化發展下的企業，以人為本、重視人才、合理的分配人力資源，對企業發展具有重大意義。現代人事檔案管理能夠為其提供真實、科學、準確的指導，所以建立完善的現代人事檔案管理體系，規范現代人事檔案管理的體制，引進信息化現代人事檔案管理的方式，是企業發展急需解決的問題。

參考文獻：

[1]苗桂平.人事檔案管理中存在的問題及對策[J].現代企業文化，2016，（23）：122-122.

[2]蔡玲玲.現代人事檔案管理存在的問題及對策探討[J].辦公室業務，2018，（13）：144.

[3]李華.淺析人事檔案管理的問題及對策[J].神州（中刊），2016，（3）：140-140.

[4]龍向群.人事檔案管理中存在的問題及對策[J].現代企業文化，2016，（35）：94.