當前檔案管理面臨的機遇與挑戰

李虹

【摘要】經濟和社會的不斷發展，促進了信息的產生和不斷地流動，也給當前的檔案管理帶來了新的機遇和挑戰。檔案管理工作是歷史的縮影，能夠深刻的反映社會的歷史進程。本文就主要從新時代的背景出發，探討當前的檔案管理工作面臨的問題以及有效的解決對策，為檔案管理工作提供可參考的依據，也為企業的檔案管理工作的發展指明道路方向。

【關鍵詞】檔案管理;問題;對策

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理作為長時間一個企業的積累，反映了企業的歷史發展進程，作為第一手的資料，對企業的發展具有至關重要的影響，能夠從其資料的分析中，明確企業的發展優勢和方向，為企業樹立良好的形象，提供市場競爭力。對檔案進行有效管理，依靠新時代的科技手段，能夠減輕人工整理檔案的負擔，利于企業能夠迅速的尋找到本企業的相關資料進行利用，合理的謀劃企業的發展戰略，也能有效的提高企業的檔案管理的觀念和手段，與時俱進，和新形勢下的發展相適應，立足自己在激烈競爭時代下的地位。因此，檔案管理工作具有十分重要的地位。

二、當前檔案管理工作面臨的困境

當前的檔案管理工作雖然按照社會發展的步伐，實現了一定的網絡化整理，但是并未形成系統有效的信息鏈，能夠為企業的發展提供有效的價值，甚至還面臨著一些挑戰。新時代下，檔案管理工作主要存在以下幾個方面的困境。

（一）傳統的檔案管理觀念根深蒂固

傳統的檔案管理觀念是重藏輕用，主要是為了整理和收集信息，檔案資料較少的時候還能有效的進行分類，檔案資料較多的時候，就成為了堆砌的狀態。在很長一段時間內，很多企業并未對檔案的管理工作引起足夠的重視，也未意識到檔案資料的價值，能夠轉化為生產力，為企業帶來經濟效益，傳統的管理觀念根深蒂固，造成了檔案管理工作的混亂性，存放環境差，再利用時已經失去了原有的重要價值。

（二）檔案管理的方式和手段較為單一

當前，很多企業對于檔案的管理的方式和手段較為單一，一方面是由于檔案管理中的資料較少，依靠人工管理就能完全的實現，一方面是由于專業的檔案管理設備較為昂貴，企業沒有足夠的資金去投入，單純的依靠計算機的輸入已經不能滿足現代化的信息共享和利用的要求，難以實現檔案管理的網絡化，也沒有足夠的條件來形成企業新的經濟增長點，是目前檔案管理工作面臨的重要挑戰之一。

（三）檔案管理的工作者專業性低

檔案管理的主體還是人在進行管理，但是當下很多企業的檔案管理的工作者的專業化程度低，綜合素質不高，沒有專業的管理知識和技巧，無法對有價值的檔案形成綜合的管理，有些檔案管理的工作人員責任心不強，對于檔案資料也沒有進行完整地保存，造成了檔案資料的丟失和損毀現象時有發生，給檔案管理工作增加了難度，我們必須正視現存的問題給日后的檔案管理工作帶來的挑戰，才能改進現有的狀態。

三、當前檔案管理工作的有效解決策略

檔案管理工作的現代化是目前新形勢下的新要求，跟隨時代發展潮流不斷與時俱進的成果。針對目前存在的檔案管理工作的困境，我們可以從以下幾個方面進行有效的解決，為檔案管理工作的新發展謀取出路。

（一）樹立當前的檔案管理工作的新觀念和新思想

樹立當前的檔案管理工作的新觀念和新思想，是有效緩解檔案管理工作困境的前提，也是我們必須進行的改變。檔案管理工作要實現現代化的管理理念和手段，依托大數據系統的背景以及信息知識共享的趨勢，逐步的改善傳統的檔案管理工作的陳舊觀念，讓企業和檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，檔案資料儲存并進行分類的有效價值。融合現代社會發展的新思路，為企業的發展提供可參考的數據信息依據，成為企業構建戰略決策的重要參考。宣傳檔案管理的新觀念和新思想，使其深入人心，為檔案管理工作的變革奠定良好的基礎。

（二）改進檔案管理工作的方式和手段

要想改善目前的檔案管理工作的困境，就要改進檔案管理工作的方式和手段，變單一的管理為多元化的管理。實現檔案管理的現代化變革是一個長期的系統性的工程，包括對其的整理、數據錄入、建立索引、資源服務等。對檔案信息的數據進行有效的開發，挖掘其內在的價值資源，實現科學化，精準化的管理手段。建立檔案管理的規范化制度，科學合理的工作機制，規范檔案管理工作人員的行為，依靠技術的不斷發展，不斷地優化檔案管理的方式，成為企業發展的動力。改進檔案的管理工作的方式和手段，就要變封閉的管理方式為“開放型”的管理，實現檔案的服務職能。

（三）引入大數據系統等高科技的管理模式

大數據系統是近年來興起的科學技術，是依靠互聯網的巨大背景下，對于信息的檢索、手機、分類，能夠在眾多的信息中搜索出具有價值的信息，成為經濟增長的依據。在檔案管理工作中引入大數據系統等高科技的管理模式，能夠在眾多的檔案信息中進行有效的檢索和分類，尋找企業發展的軌跡，并對信息進行綜合的分析，為企業的發展構建出具有價值的發展道路，高科技的管理模式能夠提高企業的檔案信息的價值，也為企業的發展提供了詳實的方向，促進了企業的經濟發展和內在潛力。

（四）提高檔案管理工作者的專業性和綜合素質

提高檔案管理工作者的專業性和綜合素質，是實現檔案管理工作現代化的內在要求。一方面，要不斷的增強檔案管理工作者的專業化程度，提升其管理知識和管理技能，定期的開展培訓，學習技術操作和分類管理，實現一體化的操作;另一方面，要不斷的增強檔案還禮工作人員的綜合素質，尤其是職業道德，恪盡職守，做好自己的本職工作，為企業的發展出謀劃策，貢獻出自己的一份力量。

四、結語

本文就主要探討了當前的檔案管理工作的重要性，目前遇到的機遇和挑戰，以及提出了具體的策略，為檔案管理工作的新發展提供明確的方向。檔案管理工作要實現現代化，就要從觀念、手段、技術等方面進行綜合的變革，才能保證檔案管理工作的穩步進行，突破現有困境，實現暢通發展。

參考文獻：

[1]張琳.互聯網+時代檔案管理面臨機遇與挑戰[J].知識文庫，2018（15）.

[2]田文潔.淺論“互聯網+”時代檔案管理面臨的機遇與挑戰[J].齊魯師范學院學報，2018（4）.

[3]黎明曉.創新檔案管理 助推政務提速[N].欽州日報，2017.