論油田企業檔案管理工作的重要性

馬愛霞

【摘要】本文以油田企業檔案管理為主題展開論述，首先分析了油田企業檔案管理的重要性，然后針對油田企業檔案管理工作的完善提出了建議。

【關鍵詞】油田企業;檔案管理;重要性

一、油田企業檔案管理的重要性

（一）能夠為企業的發展提供保障

隨著我國油田企業的快速發展，油田企業的規模在不斷提升，而且企業業務的復雜程度也在不斷增加，受此影響，油田企業的檔案管理工作涉及范圍以及工作量會明顯提升，檔案管理人員所承受的工作壓力也會增大。油田企業的運營管理中，其基礎管理、信息資源以及無形資產等無不體現在檔案之中，所以，檔案管理工作的開展，能夠為油田企業的穩定運行提供良好的保障。

（二）有利于促進企業文化建設

企業文化是企業員工精神動力的重要源頭，而且，優秀的企業文化能夠幫助企業實現持續穩定的發展，在推動企業文化建設過程中，能夠幫助企業員工樹立正確的工作理念，進而高效參與到崗位工作中去。而檔案則是企業文化保存和延續的重要載體，通過企業檔案管理工作的科學開展，能夠使企業優秀文化在本企業得到傳承，進而有效推動企業的持續穩定發展，因此，檔案管理工作的開展顯得十分重要。

（三）企業檔案管理工作是企業發展的動力

這一方面的作用主要體現在信息化檔案管理工作方面，油田企業的運營發展必須適應信息化發展要求，通過將信息技術與企業傳統檔案管理工作的有效融合，提升油田企業檔案管理工作效率，進而充分發揮檔案管理工作的實際作用。在油田企業檔案信息化建設過程，企業檔案信息得到了共享和充分利用，促使檔案管理工作更好的服務與企業的運營管理，進而為企業的發展提供了強勁的動力。

二、油田企業檔案管理完善策略探討

（一）加強檔案管理制度的建設

對于油田企業而言，針對檔案管理工作的開展，首先應該以制度的形式將企業檔案工作開展流程予以明確，促使企業檔案工作者能夠嚴格按照制度要求有序開每一環節的工作，以制度的形式促使油田企業的檔案管理工作逐步走向規范化。對于油田企業而言，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應該以制度的形式予以明確，通過管理制度的約束，促使企業檔案管理工作高效開展。值得注意的是，油田企業應該根據企業檔案管理工作內容的變化，對管理制度內容及要求進行適當的調整，確保管理制度能夠符合企業發展的實際需求。其次，油田企業針對檔案管理工作的開展，還要建立起責任制度，以制度的形式對檔案管理部門以及其它部門的責任予以明確，從而做好本企業檔案管理工作的科學分配。而且針對在檔案工作中存在明顯失誤的人員要進行責任追究，以此來引起工作人員的警醒，并不斷規范自身工作。再者，油田企業還應該逐步完善其檔案編修制度，根據企業發展進程有計劃的進行檔案編修，以確保企業檔案信息的完善。

（二）加強檔案管理的信息化建設

信息技術的融合，已成為油田企業檔案管理工作的必然發展方向，在新形勢下，油田企業有必要建立起相應的檔案信息管理系統。通過信息網絡公司，建立起本企業的檔案管理系統，利用這一系統，將傳統的紙質化檔案信息以數據信息的方式進行呈現，并做好相應的保存工作，油田企業還應該建立起專門的檔案信息數據庫，企業日常管理工作中所生成的檔案信息要保存到相應的數據庫之中，而且在保存過程中需要做好相應的檔案信息分類工作，這樣可以幫助工作人員能夠進行準確查找。針對檔案信息查詢工作的開展，可以在系統中設立專門的查詢窗口，但是針對企業檔案信息查詢工作，必須設置權限，因為并不是所有人員都能夠隨便訪問檔案信息系統，尤其是涉及到企業商業秘密的檔案信息，必須在獲取訪問權限之后才可以進行查看就，而且，絕不允許私人硬盤連接系統進行檔案信息傳輸或拷貝。為了確保整個檔案信息管理系統的穩定運行，油田企業應該安排技術人員進行定期維護，并做好系統升級工作。

（三）對檔案管理機制進行適當的創新

對于油田企業而言，檔案中往往會對企業各個部門信息進行記載，如人事調動情況、特殊技術人才信息等，其中部分信息對機構工作的開展具有重要的參考作用。在傳統的管理工作中，檔案管理部門表現出明顯的獨立性，企業其它部門很少參與到檔案信息的管理工作中，而且，在很多部門看來，檔案管理部門僅僅是企業的文件保存部門。而在現代化管理模式下，有必要對這一狀態進行必要的調整，加大檔案管理部門與其它部門的聯系程度，只有這樣，才能夠促進檔案管理工作主動參與到企業的建設發展活動中去，為各個部門工作的開展提供必要的指導，緩解部門之間的割裂狀態，充分發揮檔案管理工作的服務與指導作用。

（四）加強現代化檔案管理隊伍的建設

對于油田企業而言，為了充分發揮檔案管理工作人員的主體作用，企業必須加強檔案管理隊伍的建設。具體而言，首先要做好專業化優秀人才的引進工作，尤其是專業檔案信息化管理人才的引進，雖然會增加企業當前的人力資本投入，但是從長遠角度來看，對于企業的長期穩定運行有著重要的意義。其次，要做好企業內部檔案管理人員的教育培訓工作。具體可以從三個階段進行，在第一階段，主要安排檔案管理部門新進人員對本企業的檔案管理工作內容及工作環境進行全面熟悉，這是后期開展具體檔案工作的重要基礎。在第二階段，圍繞本企業檔案工作內容，對部門工作人員進行必要的技能傳授，在技能傳授過程中，要嚴格按照油田企業檔案管理工作內容開展，而且可以運用老帶新的方式進行培訓。在第三階段，重點做好查漏補缺工作，針對那些在檔案管理工作中頻繁失誤的人員，要進行回籠再教育。另外，企業還可以進行定期篩選考核，優中選優，進而為企業培養更多的優秀檔案管理人才。

三、總結

綜上所述，檔案管理工作的開展，對于油田企業的發展有著重要的意義，為此，油田企業管理者必須對檔案管理工作引起足夠的重視，并從多個層面入手對傳統檔案管理工作進行適當的調整和改進。

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