強化四個意識 發揮兼職檔案員應盡職責

【摘要】檔案工作是高校重要的基礎工作之一，也是衡量高校管理水平的重要標志。在檔案工作中，兼職檔案員負責學校各職能部門和二級學院檔案材料的收集、歸檔和臨時管理，為學校檔案館提供最基本的歸檔材料，對保證檔案材料的完整性、系統性具有決定性的作用，是學校檔案工作的重要組成部分。

【關鍵詞】強化四個意識 兼職檔案員 應盡職責

一、兼職檔案員要牢固樹立四個意識

一是強化責任意識。檔案工作是一個非常繁瑣而細致的工作，尤其是檔案資料的收集更是一個漫長的過程，這要求兼職檔案員除每天完成自己承擔的工作外，還要時刻注意對文件資料進行收集，并要注意材料的連續性和齊全性。檔案工作的性質決定了作為檔案員要有正確的工作態度和責任心、義務感。各個部門兼職檔案員的工作態度和責任意識的高低也直接關系到學校檔案工作的質量。我們應該本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的責任意識開展檔案工作。

二是增強協調意識。每個部門的檔案工作是由部門檔案工作負責人、檔案員、立卷人共同完成。一卷檔案從開始收集材料到最后裝訂完成，經歷了立卷人的整理立卷，檔案員的分類編號、錄入裝訂，負責人的檢查審定。要完成好本部門的檔案工作，兼職檔案員作為承上啟下的關鍵一環，必須將協調意識貫穿始終，協調好人員的分工配合、立卷員的進度，加強與督導員的溝通，及時反饋意見。這就要求兼職檔案員要善于把握分寸，協調各方，架起一座理解信任、配合協作的橋梁，努力形成齊心共抓、和衷共濟的良好局面。

三是建立規范意識。檔案是原始記錄，是歷史的真憑實據。做好檔案工作，是每個檔案工作者的責任和義務，同時，也是《檔案法》的明文規定和要求。不能因個人認識的偏差影響檔案工作，這就需要在工作中樹立規范意識，通過建立相應制度和規范的程序，保障各立卷員、檔案員的工作質量。在這方面，學校檔案館建立的立卷歸檔工作規范、立卷歸檔流程等，就是我們開展檔案工作的重要依據。在此基礎上，各二級單位也可針對工作實際建立起符合自身檔案工作的流程，便于工作的開展。

四是不斷深化學習意識。檔案工作是一種專業性很強的工作，沒有一定的檔案專業知識，就難以開展檔案工作。尤其是歸檔范圍、立卷原則的把握，對每個檔案人員來說都是十分重要。而各單位的檔案員、立卷員大多是兼職，平時各自都有很多崗位職責內的業務工作，檔案工作不是日常熟悉的工作，就不可避免的會有所生疏的地方。這就要求我們要不斷深化學習的意識，通過自覺學習《檔案法》及有關檔案業務的規章制度，向書本學、向老檔案員學、在檔案工作實踐中學，做到學用結合，努力提高自己的檔案工作業務技能。

二、抓好各個環節，充分發揮兼職檔案員的作用

一卷檔案的完成基本上分為資料收集、整理立卷、編制檔號、錄入系統、案卷裝訂、檔案移交等環節。各環節如何開展，各單位也是各有異同。

（一）資料收集環節

兼職檔案員一般也是本部門的文管，在資料收集環節，可以從以下方面發揮作用：一是每天關注本部門收入、轉出文件，了解部門內各內設機構處理的事宜，及時提醒各室立卷員做好資料的收集。二是建立隨時收集、一事一立的良好習慣，在平時工作中，每件事項準備一個文件夾，在事項處理過程中，需要規檔的文件及時按時間順序收入文件夾，從而減少集中整理立卷的工作量。三是針對目前信息化辦公的特點，在撰制的公文校對后，及時從辦公信息系統中打印定稿與印制的正式文件同時收集保存。

（二）整理立卷環節

作為部門的檔案員，首先每年根據工作安排擬定一個較為集中的整理立卷時間段，一般為3月至5月，要求各室立卷員及時對上年度收集的檔案資料進行整理立卷。第二是從辦公信息系統中查詢出上年度的上級來文，領取原件，分發給相應立卷員正式組卷。第三是及時對立卷員明確立卷工作的要求，每年將立卷的原則、程序和需要立卷員完成的工作整理后發給每位立卷員，既是對整理立卷工作的提醒，也是進一步學習和熟悉檔案業務知識。第四是加強對立卷員的督促，把握整體的立卷進度。整理立卷環節是整個流程中最重要的環節，此環節能否順利開展，關系的檔案工作是否能按時、保質、保量完成。

（三）編制檔號環節

立卷員完成立卷后，就交由兼職檔案員統一進行整理，編制檔號。首先檔案員從辦公信息系統中將上級來文和本部門發文的目錄打印出來，對立卷員的立卷情況進行核查，查看需要規檔的文件是否都已立卷。第二是按照檔案類目、保存期限對所以案卷統一進行編制檔號。第三是聯系學校檔案館督導員，邀請督導員對所有案卷立卷情況進行檢查，及時發現問題，及時敦促立卷員整改。

（四）錄入系統環節

可以將編寫頁號放在錄入檔案管理系統之前，這個環節工作量較大而繁瑣，但不需要太多的檔案業務知識，只要前期立卷工作到位，這個環節只需要簡單的填寫頁碼、按照卷名、文件名等錄入即可。所以在這個環節，檔案員可以采用學生助管協助開展工作。作為兼職檔案員首先要對學生助管進行統一培訓，講解工作內容、程序和注意事項。第二隨時檢查檔案管理系統中的錄入情況，尤其是頁（件）號、分數量是否符合，文件編號、附注等是否遺漏，文件級目錄是否齊全，發現錯誤及時更正。第三及時與督導員保持溝通，錄入工作的正確率也就有了更高的保障。

（五）案卷裝訂環節

流程走到這個環節，檔案工作也大部分已經完成。在這個環節也主要是由兼職檔案員指導學生助管打印案卷目錄、去掉訂書釘、打孔穿線等。在打印案卷目錄的同時，可以將所有案卷的目錄導出，分發給相應立卷員，這樣便于在工作中隨時查找檔案，提高檔案的利用效率。

（六）檔案移交環節

首先由兼職檔案員打印出移交目錄，與案卷進行核對。其次將核對無誤的案卷分類別、按照檔案號順序裝入檔案盒。第三與督導員聯系，將移交目錄和檔案一起移交至檔案館。最后，將當年的移交目錄、卷內目錄等匯編成冊作為資料保存，為今后的工作提供方便。

兼職檔案員是學校檔案工作中不可或缺的一個群體。我們的工作也許默默無聞，但在整個檔案工作中的作用卻也是至關重要，更有著專職檔案員不可替代的作用。我們應不斷提高對檔案工作的認識，不斷提高業務素質和能力，以正確的態度和主人翁的責任心對待檔案工作，為學校的改革、建設、發展提供優質服務，做出自己應有的貢獻。

作者簡介：王蔡華（1975-），女，湖北紅安人，武漢大學發展規劃與學科建設辦公室、對口支援與合作工作領導小組辦公室，研究方向：高等教育管理、社會醫學與衛生事業。