淺談電子檔案管理的的策略

韓敏娜

【摘要】隨著計算機及現代化信息技術的迅猛發展，電子檔案已成為檔案工作中的重要組成部分。本文針對檔案管理的目前狀況的分析，就電子檔案管理的利弊提出了加強管理的策略，實現檔案管理的信息化、現代化。

【關鍵詞】電子檔案 管理 策略

電子檔案是具有保存價值的電子文件及相應的支持軟件、參數和其它相關數據，是辦公自動化進一步擴展、深化的結果。電子檔案管理是各項管理工作中的一個重要環節，所以應采取積極的措施，在檔案文件電子化的背景下推進電子檔案管理工作的信息化，現代化建設。

一、檔案管理的目前狀況

電子檔案指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤、優盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的檔案文件。但電子檔案在工作實踐中還存在以下情況需要我們加以注意和解決。

1、工作任務量有待減輕。檔案管理中，每年都會有相當的數據進行變動，各類變動檔案數量大、情況多，加之其維護、保存、更新這些環節都需要更多的人力與物力。

2、現代化信息技術手段有待加強。目前，檔案主要還是以紙質文件作為保存媒介，電子檔案只是在交換、檢索、備份這些輔助環節上起到一些作用。

3、檔案管理操作標準化程度有待提高。由于各部門具有各自不同的特殊情況，因此在規章制度上存在一定的差別，這就給各個層面之間的操作管理帶來一定難度，不但影響了工作效率，還會給檔案管理人員帶來負面影響。

4、專業人員整體素質有待提升。目前從事電子檔案的工作人員有一部分素質偏低，缺乏專業技能，尤其是同時具備檔案管理和計算機信息處理的綜合技能。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現代檔案管理中的優勢

第一，高效的工作效率。通過檔案管理與計算機技術的充分結合，能夠把傳統檔案的工作繁瑣程度降到最低，還可以使文件的整體、分類、保存、統計等環節變得十分簡便。不但有效的降低了檔案管理人員的勞動量，還可以更好地保障人事資源的利用。

第二，便捷的資源共享。通過電子文檔的方式存儲檔案，可以實現檔案的充分交流與共享，能有效的實現檔案的體系管理，實現資源上的共享，讓翻閱、查找、閱讀等等都能更加方便與快捷;還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷，同時利用電子檔案共享人事資源，還能使各級在人才選拔方面更加全面、合理。

第三，穩定的檔案存儲。以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環境的要求較傳統紙質文檔要低。電子檔案可以充分利用現代科技技術，如DVD光碟、U盤、硬盤等等，存儲量大且儲存時間長，受外部環境影響小，具有很強的穩定性，并且充分利用網絡進行共享傳遞，能夠有效提高文件的時效性。

2.電子檔案在現代檔案管理中的劣勢

第一，完整的檔案數據。傳統的紙質檔案管理中，一次失誤或者筆誤其影響范圍有限，而且容易進行補救。而電子文件一次失誤操作就可能造成大范圍的結果受影響，而且在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。

第二，安全的檔案存儲。由于信息化存儲都是統一標識與字體，沒有漢字書寫的特征性，所以不利于真偽辨別，容易導致文件侵害，并且存儲設備信息一旦被盜取，受害程度遠大于傳統媒介。此外網絡傳輸也存在一定的風險性，信息被修改、破壞、盜用等現象時有發生，所以其安全性理由是不可忽視的。

第三，長期的檔案管理。當前電子設備迅猛發展，計算機軟硬件更新頻繁，如果在設備上出現理由，會直接影響電子檔案的存儲，導致信息丟失，造成一定的損失。并且電子檔案的存儲需要固定的載體，這也會導致電子檔案信息對軟硬件的過分依賴。

三、加強電子檔案管理的策略

1.重視基礎，注意收集

在檔案管理中，收集工作是第一環節。檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。它對將來檔案文件的完整性和開發利用至關重要。檔案收集工作，是做好電子檔案管理的基礎。

2.嚴格把關，歸檔管理

電子文件歸檔，應當從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的策略是不同的。例如：文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。

3.完善設備，保障安全

對相關軟硬件進行檢查、更新、升級、維修，要定期對相關設施與網絡服務器進行檢測、維護與清理，定期對重要文件進行備份與更新。通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防，嚴格規定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。保障存儲設備的安全，專機專用，定期對設備進行管理維護，保證存儲設備的良好狀態。

4.規范操作，杜絕風險

檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。要嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行改動。此外加強管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。

5.加強管理，保證穩定

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定。

6.重視培養，大力發展

一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來。二是加大教育投入，培養一批熱愛檔案管理工作的人員，解決電子檔案管理人才缺乏的狀況，以大力發展電子檔案管理工作。

總之，電子檔案管理是一項有作用、非常重要的工作。在高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的部門檔案管理注入了新鮮血液。我們應該不斷的進行總結、進行分析、進行創新，將電子檔案管理的服務方式進行優化，規范相關操作流程與制度，確保電子信息的安全性，提供更好的服務。檔案管理工作就會步入健康發展的軌道，就會充滿生機和活力，充分在社會發展中體現其價值。

參考文獻：

[1]付杰.檔案利用工作存在的理由與策略[J].蘭臺世界，2005.

[2]周湘梅.淺析電子檔案管理在檔案管理中的應用[J].城建檔案，2012.