淺談基層會計檔案管理中存在的問題及對策

韓鳳英

摘要：本文針對當下基層會計檔案管理過程中暴露出來的問題進行分析，在思想觀念、業務能力、硬件設施三方面，探究及時有效地解決當前會計檔案管理問題的對策，為未來的基層會計檔案管理方法做好鋪墊，以供參考。

關鍵詞：基層 會計檔案 檔案管理

引言：基層會計檔案是企業檔案中關鍵的一部分，可以直觀反映企業經濟收支。所以基層會計檔案管理是企業發展過程中一項重要環節，也是為財務部門提供財務總結和年度審查的一項重要指標。下面針對基層會計檔案管理中存在的問題，分析并提出合理的對策。

一、基層會計檔案管理存在的問題

（一）思想觀念落后

會計檔案不同于人事檔案，后者涉及到企業每個人的利益，所以管理高層對其比較重視。相反，基層會計檔案往往會被管理高層所忽視，他們認為只要保存好會計檔案的數據報表就完成了檔案管理的工作。檔案銷毀是檔案處理的一項重要環節，會計檔案負責人認為檔案銷毀需要領導安排批準，然而檔案銷毀又會增加工作負擔，所以他們不能完成自己本職工作。一方面財務管理人員對會計檔案管理的認知不夠，另一方面高層領導對檔案管理的重視不夠，他們的思想觀念落后，致使基層會計檔案也只能做一些紙面工作。

（二）業務人員水平過低

基層會計檔案一般都保存在會計人員手中，但由于部分會計業務能力過低，導致基層會計檔案保存不規范，加大后期審查檔案的難度。還有一些企業因為會計人員的工作繁雜，把會計檔案交給財務人員負責。財務人員因為缺少專業的業務能力，對基層會計檔案管理不夠細致，只是簡單地對檔案進行儲存。導致檔案裝訂缺少負責任人簽字，檔案頁碼數量模糊，混淆憑證和賬單。有些單位設置會計一名檔案管理人員，但由于不具備計算機的相關知識，一些資料不能夠被信息化處理，體現出絕大多數業務人員素質過低，缺少滿足現狀的復合型人才。

（三）硬件設施較差

由于一些企業在基層會計檔案管理的資金投入較小，導致檔案管理硬件設施較差，一般表現在檔案的儲存環境、電腦的軟件兩方面。基層會計檔案由于不被高層領導重視而缺少專人管理，致使檔案存儲環境較差。檔案上落滿灰塵無人處理，甚至一些檔案缺損丟失。沒有獨立的檔案存放房間，安保設備更加缺乏。記錄會計檔案數據的電腦由于軟件得不到及時更新，硬件得不到相應的更換。會計檔案不能有效地被記錄儲存，增加后續工作的負擔。

二、基層會計檔案管理問題的對策

（一）改善思想觀念

企業高層領導決定著公司的走向，所以改善他們的思想觀念才能對下級會計人員起到帶頭的效果。基層會計檔案管理人員的工作重心取決于上層領導，所以從根本解決問題就需要轉變落后的思想意識。如果高層管理領導認為基層會計檔案管理工作可以忽略，屬于工作之外的事項，檔案管理人員就會喪失對管理會計檔案的動力。上層領導應該改變陳舊觀念，加強對基層會計檔案的重視，重新審視會計檔案對企業日后財務分析的意義，把會計檔案管理工作放到重要位置。同時把這種觀念由上到下傳遞下去，讓基層人員意識到檔案管理的重要性。基層會計檔案管理的工作比較辛苦，但對后續工商財務管理反腐審查有著重要意義。現今社會對事業單位的財務審查力度越來越大，反腐已經進入到一個新的層次。基層會計檔案管理對企業，還是對員工都是一種責任和義務，也是對自身的一種保護。例如：2018年全國都在進行反腐反貪行動，從市長到鄉長，從高管到基層，處理了百余起貪腐事件。如果沒有基層會計檔案的數據提供，反貪自然得不到有力的證據，由此可見基層檔案管理的重要性。

（二）加強業務指導

基層檔案管理離不開會計業務的支持，加強業務指導也是當前檔案管理問題的一項對策。一方面，高層領導應該定期組織管理人員參加會計檔案管理培訓，讓管理人員從根本掌握檔案管理知識，學習相應的業務技能。另一方面，管理領導應該熟悉基層會計檔案管理的流程，及時有效地對基層進行培訓指導。當今社會只有不斷地使自己業務能力完善，才能在這競爭激烈的社會不被淘汰。會計檔案管理人員目前也需要多技能并存，儲存更多跨學科專業知識。企業可以指派會計檔案管理人員重新回到院校去學習相關專業知識，也可參加外地的知識講座，有能力的企業甚至可以邀請知名會計檔案管理專家來對管理人員進行培訓指導。例如：央行就施行了一套分級的會計檔案管理模式，由各級行的會計、國庫、發行等部門對自身業務核算形成的會計檔案自行管理，提高管理效率。

（三）完善硬件設施

對于后續基層會計檔案管理的投入力度也要加大，完善硬件設施，保存整理好每份文件。企業應該給基層會計檔案提供單獨的檔案室，由于會計檔案不同于人事檔案，要做好區分整理工作，也保障會計檔案的安全。此項計劃的實施也為后續的檔案審查節省大量人力物力，避免出現錯誤。對于長久性或者永久性保存的會計檔案，要做好日常保養工作，防止檔案出現丟失現象。企業應該指派專人對基層會計檔案進行定期清理，做好防盜、防污、防火的工作。在信息化飛速發展的今天，會計檔案管理也開始步入信息化行列中。紙質材料上的數據逐漸開始被記錄到電腦中，如果不能對電腦軟件及時升級，則會減慢基層會計檔案的處理。其實，紙質檔案逐漸被電子檔案取代也是大勢所趨，這樣做不僅可以節約空間，也增強了“保鮮”功能，而且便于攜帶，擺脫地域限制。因此，完善硬件設施對基層會計檔案管理也有著很大的幫助。基層會計檔案管理制度也是需要根據企業發展不斷總結完善的，根據新形勢提出相應新的管理辦法才是當今需要解決的問題。

結論：在基層會計檔案管理的過程中，難免會遇到很多問題。本文簡單地從改善各層人員意識、加強基層指導和提高檔案硬件設施三方面來分析并提出管理的對策。后續也需要其它企業不斷地總結完善，使基層會計檔案管理水平越來越高。