探究檔案管理在農機監理規范化建設中的作用

張旭誼

檔案管理是農機管理工作中的重要組成部分，同時也是在農機監理規范化建設中的整合資料的一種手段。在農機監理規范化建設中，檔案管理是不容忽視的，但在實際操作中，這一系列的流程也是必須得到規范化建設的。農機安全監理工作需要工作人員具有責任感和嚴謹的工作態度。對此，農機監理工作才能為社會做出更大的貢獻。

1、農機監理檔案的相關內容與常見問題

（1）農機監理檔案管理的分類

農機監理的檔案管理分類大致有三種：行政執法檔案、農機監理相關業務的檔案與其他檔案資料。

在行政執法檔案的管理上，應做到真實記錄，并做出相對應的表格與圖像，對數據進行系統化的整理與分析，才是完整行政執法檔案的備錄。在實際的行政執法過程中，還應記錄取證的過程，對不同的行業進行不同的檔案業務管理，根據實際情況作出更適合的檔案數據管理工作。

在農機監理相關業務的檔案管理上，相關單位應達到專業性強和精準度高的要求。對于農機監理的業務檔案來說，其根本性質是管理工作的基礎部分，那么就必然對記錄的專業性有所要求，對于資料的采集上，處理農機問題時一定要具有說服力，同時具備合理的依據進行佐證。這一類的檔案管理比較復雜，對于豐富的內容，相關單位更要合理的進行規劃。

在其他檔案資料的管理上，應注重記錄工作的準確性，如后勤記錄與辦公室日常工作表格，文秘資料與會計資料等等，都屬于其他檔案管理工作。其中采訪工作等內容，可以根據不同的重要程度進行合理的分類，為資料的整齊化提供分辨類別的依據，為今后的工作參考提高便利性，方便日后取用。

（2）農機監理檔案管理的作用

文字要求較高是農機監理檔案管理的特點之一，要求檔案記錄中的文字技術性是做好農機監理檔案管理的基礎，其在監理工作的流程中能夠起到重要作用。農機檔案多數時候是作為憑據存在的，在處理糾紛中或是應訴中，都可以起到憑證的作用。并且在日常工作中也可以作為依據而存在，為日常的工作提供備案管理，在工作出現需要時，進行預測和決策的數據比對，都能起到良好的分析作用。這對單位的發展具有重要意義，是管理流程中的一大進步。

（3）建立檔案管理中常見的問題

在日常的農機監理檔案管理建設工作中常常出現以下幾種問題，如檔案不能及時清理導致沉積的數據混淆不清、缺乏定期整理而導致的內容填寫有誤、對數據的記錄不夠準確、檔案管理人員的專業水平不夠、網絡化管理難以落實等等，都是農機類企業在檔案管理中容易出現的問題。其主要成因可以歸結于企業對于檔案管理工作的重視程度不夠，同時對于管理人員和規章的專業要求不夠也是基本成因之一。甚至部分農機監理檔案管理工作中，還出現著對于防潮防水方面的工作漏洞，這也是相關單位有待提升的問題所在。

2、農機監理檔案管理規范化建設的優化建議

（1）加強監管制度與工作流程的規范化

對監管制度的完善，能夠從根本上解決由制度松散造成的管理不嚴的問題，同時也能夠對工作人員形成一定的約束力，使檔案管理工作變得更有條例，為相關工作流程起到規范性的作用。對監管制度進行細化，也是具體要求之一。制定制度，不應大致描述，而應將條例列在實處，細化到個人。對此相單位可以實行“專責化”的管理制度，使工作人員的工作性質更加具體，讓工作者在日常中對工作更具備責任感，并且在管理制度上要設立獎懲制度，一旦出現失誤情況，要依照條例對其進行處罰，起到嚴格監管、規范流程的作用。對于能夠認真工作、積極工作的優秀員工也要予以褒獎，對員工的工作態度予以肯定，這樣能夠充分的調動工作者的積極性和創新力，為提升單位綜合實力打下堅實的基礎。

（2）定期對人員進行培養和訓練

定期對管理人員的專業培訓是十分必要的，在當下的許多企業中，從事檔案管理工作的人員許多都不是具有檔案管理專業水準的，那么就要求單位對相關管理人員進行專業知識的培訓，并且需要結合企業自身的檔案管理需求進行針對式繼續教育。尤其是對于農機監理檔案管理的規范化建設工作中，對于文字的功底是具有一定要求的，文字是否表述清楚、記錄是否詳實，都是對檔案管理工作的重要實際考核，那么企業對于相關工作人員的定期培訓就體現出其重要程度。同時對于社會中檔案管理人才的流向，單位也應提升自身的人才吸引力，從而把握社會動向，通過工作者的專業水準，來提高單位內部的檔案管理的科學性與合理性。

（3）按時整理檔案資料與科學化儲存

按時整理檔案資料屬于規范管理工作流程的一部分，但其重要性卻可以放大來看。許多單位在實際工作中存在著對資料整理不清而導致檔案管理不完善的問題，那么對于相關單位來講，按時整理檔案資料就顯得十分重要。在進行檔案管理時，應秉持著科學化儲存的理念，對于時間過長的、數據不清晰的資料，要定期的檢查和整合，以確保檔案的真實性和有效性。在后續的檔案建設中，單位應該更注重檔案的價值性，也就是說要有針對性的解決檔案管理中存在的問題，不能盲目的去清楚主觀認為的“廢棄檔案”，從而給單位造成不必要的損失。要確切核實檔案的分類以及作用，將相關檔案按照科學化的方式去進行資料整合，才是對于農機監理檔案建設的正確途徑。

綜上所述，在當下時代中，相關單位應充分結合實際，對日常的農機檔案監管工作嚴格落實科學制度，并善于在管理過程中發現不足和問題加以彌補和改善，且具有針對性的處理問題。隨著社會科技的發展，相關管理模式也應該更具有科學依據，在管理人員的基本素質上，相關單位也要予以一定程度的專業要求，才能使農機檔案管理建設真正的落實到細處，為單位提供可靠的數據備份。

（作者單位：265200山東省萊陽市農業機械管理服務站）