創新高校辦公室管理理念的思考

夏天

關鍵詞：高校 ? 辦公室 ? 管理

高校辦公室管理工作對于院校的正常運轉有著十分重要的影響，相關人員必須要對管理問題加強重視，提高管理效率與管理質量，最大化地實現有效管理。

一、辦公室管理理念中的問題

（一）管理理念模糊

高校辦公室管理所涉及到的范圍非常之廣，包含了資料的收集與整理、各個部門與組織的協調和安全管理等多個主要工作內容。管理工作自身的復雜性以及多樣性，對管理人員的管理理念提出了一定的要求，必須要以清晰的理念開展管理活動，在管理中使用有序和規范的條例。然而，在實際管理工作中，管理人員的意識與理念都存在著一定的模糊問題。很多管理人員無法清晰地將管理理念表述清楚，這樣便使得管理工作中出現了很多的問題，降低了整體的管理效果，在管理工作的態度與行為上也會出現很多的問題，對高校與學生會造成非常不良的影響。

（二）工作意識欠缺

辦公室管理理念的模糊使管理人員的實際工作中無法找到準確的方向，加之管理工作自身的復雜與零散性，導致管理人員的管理意識存在很多的問題。高校辦公室管理工作中主要存在著以下兩種管理意識問題：第一，工作態度需要改進。辦公室管理工作中存在著工作態度散漫，工作不嚴謹和唯利是圖的問題，對管理工作的效率、水平都會產生很大的影響，同時還會對其他工作人員以及整體管理工作造成不良影響;第二，缺乏團隊精神。團隊意識是管理工作中非常重要意識理念，團隊意識的欠缺導致辦公室工作的凝聚力不強，工作效率較低。雖然辦公室工作內容較為龐雜，但每個成員所負責的領域與項目都有所不同，在工作當中各行其是并沒有相互間的過多干涉，但加強成員間的聯系能夠非常有效地節省工作量，提高整體工作效率。從長遠角度看，團隊意識的加強可以對工作程序進行簡化，使各項工作都變得更加便利。

二、轉變工作理念，提高管理能力

（一）使用現代化管理理念

現代化的高校辦公室管理工作中，要將以人為本的管理理念全面貫徹，加強對學生全面發展的重視程度，這是教育改革工作中的主要目標，是辦公室管理工作中必須要給予重視的重要理念。因此，管理工作中，相關人員必須要將以人為本的管理理念樹立起來。首先，管理人員必須要將學生與學校、職工的利益放在首位，切實有效地實現對“人”的有效管理，促進“人”的進步與長遠發展。其次，管理人員在開展相關工作時，必須要對人際關系的協調工作和管理工作加強重視，拉近辦公室內部人員間的距離，形成友好、團結與合作的良好工作氛圍，提高辦公室工作的積極性，使成員間能夠形成正確的工作態度。最后，在管理工作中必須要加強對現代科學技術的應用，將網絡技術充分應用到辦公室管理工作當中，使管理工作能夠全面實現網絡化，提高整體管理工作的有效性，更加利于現代化的管理工作的開展。

（二）重視綜合創新能力培養

管理者要敢于走出去開展公關活動，要積極聯系與學校發展相關的各部門以及相關企業。要為學校構建起良好的發展環境，同時還要將大眾傳媒充分利用起來，對學校進行宣傳，提高知名度，從而更好地開展招生，促進學校的就業。另外，辦公室管理工作中，要重視創新合作方式，更好地應對競爭環境，要在管理程序上進行優化管理，提高服務能力，在高校機制改革過程中不斷促進產學研機制的創新工作，以優質和高效的服務推動改革。

三、創新工作機制，提高工作效率

（一）建立高效運行機制

高校辦公室管理工作中，必須要不斷地提高自身工作效率，適應高校發展與工作的節奏，以高效率的工作模式對辦公室系統的重要工作環節進行明確，解決辦公系統運行中的各種困難，在不斷地總結與改進中建立符合學校自身情況的運行機制，提高運轉體系能力。因此，需要樹立一個正確的工作理念。并清醒地認識高效運轉效率的保障要以科學運轉機制為基礎，在實際運轉中必須要保障高效的溝通與交流，要避免溝通不暢導致的各種問題。

（二）打造良好的窗口形象

高校辦公室不僅是維持高校運轉的樞紐，同時也是行政管理部門工作的主要“窗口”。作為高效服務工作的窗口，首先要以學校的發展為核心積極開展各項工作，并對師生和其他單位提供高效服務。因此，需要在福利觀念上進行提高，以全方位的服務觀念開展相關工作。在工作中要保持耐心，為機關與基層提供高質量服務，樹立良好的“窗口”形象。同時作為高校的一扇服務性窗口，辦公室還要積極地發揮自身的榜樣與示范作用，要在工作中保持高度的責任感，對所有的工作任務都要認真完成，以誠懇的態度開展服務，以求真務實的態度對待工作。

（三）合理控制會議數量，提高會議質量

通過會議能夠將上級指示進行有效傳達，能夠針對特定的問題展開研究，能夠形成有效地決策，并對相關工作進行部署和總結經驗。但并非所有的問題無論大小、無論輕重都需要以會議的形式解決。高校辦公室要對會議管理相關事宜進行深入研究，提高各類會議的效率，科學化開展會議管理。為了節約教學資源，高校必須要在會議制度上進行嚴格管理。首先，要對會議數量進行嚴格的控制，避免會議泛濫的現象出現，減少參會人員的時間浪費。其次，要提高會議效率，做好會議準備，盡可能開短會、高質量會。

（四）合理制定獎懲制度，提高工作積極性

高校辦公室需要在各個科室、工作小組的責任劃分上面明確不同的崗位權責，這樣才能讓明確崗位職責，能讓每個人做到各司其職，各盡其能，高質量的完成任務分配，避免或者減少相互推諉的事件出現。崗位職責制定的時候，需要以事定崗，以崗定人，在精干效能的過程中實現崗位職能的合理劃分，并從辦公實際出發，做好個工作的深化，從而能在合并和分組中提升辦公管理能力。在辦公管理過程中需要做好工作的分配，只要一人能承擔的工作，盡量不要分配給多人，更要堅持權責統一，在崗位獲得相應權利和職責，要求每個崗位的職責明確，能在具象化的過程中，制定規范化的考核標準。另外，在制定過程中需要做好獎懲，對于工作業績突出的人員需要做好獎勵;對于工作業績不合格的人員，需要給予警告;而對于嚴重瀆職者，要做出適度的懲處。

（五）加強公文的起草與流轉、歸檔質量

高校辦公室在公文相關的事宜上需要符合政策要求，要對工作進行細致化處理，這便要求在工作中要有明確且科學合理的工作流程，防止公文出錯或者出現積壓現象。首先，要在公文制度上建立起科學的管理制度與起草、流轉和歸檔的流程，要嚴格的控制公文格式，采用固定的行文，提高公文質量以及流轉過程中的效率。嚴格控制標題、正文、印章、機密等級、編號等等公文必需的內容。辦公室相關人員必須遵守自身職責和隸屬關系，不能越級傳遞行文向上級領導進行請示或者向下級人員進行命令。對公文處理的流程必須要保密、準確、及時，要確保公文在運轉過程中的質量與效率。

四、結語

高校辦公室管理工作必須在開展過程中不斷調整與創新，實現管理工作的高效化與高質量化，最大限度地提升管理有效性，保障高校各項工作的順利開展。

參考文獻：

[1]黃進.關于提高高校辦公室工作水平的一些思考[J].高等教育研究：成都，2002，（01）：45-46.

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（作者單位：淮陰工學院 應用技術學院）