淺析目前我國數字檔案館建設存在的問題和對策

王麗君

關鍵詞：數字檔案館 ? 信息化管理 ? 數字資源 ? 發展趨勢

對檔案進行信息化管理可以將工作變得更加便捷，摒棄了以往的紙質文件也能夠讓工作更加符合環保的理念。建設數字檔案館就是實現信息化管理的必經之路，因此有關部門應當加大對該問題的重視程度。建設工作雖然能推動我國的信息化進程，但是在工作中仍存在許多問題有待解決，所以不斷探究如何合理地進行建設工作并總結經驗是目前主要的發展趨勢。

一、數字檔案館的主要特征

（一）數字資源量大

數字檔案館中的數字資源是十分龐大的，遠遠高于傳統的檔案管。這主要是由于在數字檔案館中，資源的來源比較廣泛，可以是來自于各個領域的。同一種數字資源可以使用不同的格式來保存，這也增加了整體的數據量，數據的異構性在此有了比較直觀地表現。其最主要的原因還是在于信息化管理幾乎不受到空間的限制，因此可以最大限度地存儲數據。

（二）具有一定的開放性

檔案的信息化管理可以使信息的傳輸與共享變得更加便捷，使信息可以更好地進行互通。檔案可以通過網絡進行傳輸與共享，這樣就可以不受到環境的限制，隨時都能將信息傳輸到各個終端上，同時也能使用移動終端進行檔案查詢。如果在終端之間構成了完整的網絡系統和信息系統，就可以實現文字、語音、數據、圖像等信息傳輸、信息處理以及信息共享。檔案管可以通過網絡對用戶提供更多樣化的服務，同時增加了信息的來源，使數字資源量被進一步擴充。

（三）技術的依賴性

數字檔案館比較依賴相關的信息技術，也是這些技術的應用使檔案館的管理與以往發生了性質上的變化。如果信息技術達不到要求，那么檔案館必然會在運營過程中出現很多問題。同時隨著技術的提升，檔案館也必然會隨之不斷發展，最終達到較高的信息化水平。

二、我國數字檔案館建設中存在的問題

（一）缺乏成熟理論的指導

檔案的載體形式在不斷發生變化，優勢是當與傳統檔案有著性質上區別的電子檔案出現后，如何對其進行管理就成為了我們需要關注的問題。電子檔案可以劃分為很多種類，例如圖紙、文字等，這些都屬于新型檔案，我國尚沒有相對完善的關于此類檔案的理論指導。在不能明確這些檔案的具體特性的前提下，我們無法采取比較完備的措施來保存，這就導致了在該過程中有很多重要的信息由于保存不當而出現了丟失以及泄露的情況。因此，我們目前迫切需要完善當前的理論指導，并對新型檔案進行更加深入的研究。目前我國已經針對這個問題開展了相應的研究工作，但是仍然在理論階段止步不前，且缺少重要的實踐經驗，不能對檔案館的建設工作起到重要的指導作用。除此之外，關于建設問題的研究項目數量也并不多，這也是導致了目前窘況的出現。

（二）缺乏統一的規劃與標準

數字檔案館建設對于檔案事業的發展有著不可以替代的推動作用，因此有關部門對此問題始終保持高度重視，并采取多項積極的措施。近些年有跟多該方面的專家開展了對建設問題的研究，也在各方面取得了一定進展。但在實際工作中我們可以發現，建設仍然停留在從理論到實踐的探究階段，依然沒有對于整體建設工作的規劃，因此距離這項工作在全國被實施仍然有一條很長的道路需要走。當前的情況主要是由于資金、人才等多方面資源的短缺，同時各部門在該問題上缺少密切的夠用，也沒有達成實際共識，因此建設標準很難進行統一。

（三）信息安全問題

隨著信息數量不斷增加，如何將信息進行長時間的保存就成為了目前主要的研究課題，而由于相應技術的落后，信息的壽命仍然被限制在較短的時間內。隨著技術的發展，計算機的軟硬件也在不斷發生變化，這也就意味著信息的存儲環境會以較快的速度發生改變。當信息處于這種環境時，其真實性、兼容性都很難得到保證。除此之外，檔案中具有大量的信息，這些都是不能被他人獲取并且受到法律保護的。但是在檔案管理的過程中必然需要將一些數據通過網絡進行傳輸，在傳輸過程中容易面臨安全問題。如果在網絡傳輸時不能采取合理的保護措施，就有信息泄露的風險。目前有很多不法分子通過盜取檔案信息來獲取利益，這些信息很可能被販賣或者非法利用，這會造成十分不良的影響。除此之外，因此，信息安全問題是目前比較嚴重的問題之一，也是很容易產生嚴重后果的潛在威脅。

三、我國數字檔案館建設的對策研究

（一）檔案部門應當加強數字檔案館標準建設

當前建設工作最需要的就是一個統一的標準，該標準是作為在建設過程需要被執行的規范，同時也是有關單位在進行很多工作時所需要的參考與依據。首先應當進行技術標準的建設，該標準決定了在數字檔案館建設時所涉及的技術事項進行規范，其中包括基礎標準、檢測標準、安全標準等，這些都是在建設過程中需要參考的。標準建設還應當包含組織標準，可以對相關活動的組織進行規范。在制定這些標準時都需要考慮到我國的實際情況以及數字檔案館本身存在的特征，以及在日后工作中應當注意的事項。在制定過程中需要參考國際通用標準，以保證其內容符合當前的社會需要。不可否認的是，我國在標準建設方面十分落后，這無疑給建設工作帶來了巨大的挑戰。但也是在督促有關部門加快建設的腳步。

（二）加強數字檔案信息資源建設

信息資源的建設實現檔案館競爭力提升的主要措施，也是建設工作中重要的環節之一。當前檔案館中的數字檔案一部分是對紙質檔案使用數字化處理后獲得的，其本質的變化來源于載體的轉變。還有一部分檔案是使用計算機生成的，或是對同類檔案進行二次處理獲得的。檔案館在收錄這些檔案時，應當同時附加與其相關的信息，擴充信息資源。同時將大量的信息進行整理與分類，還有助于挖掘數據的潛在價值，也可以更好地進行數據共享。

（三）加強檔案信息安全保護

為了保障檔案信息的安全，應當使用安全性較高的系統，避免過程中出現信息的丟失、泄露等情況。一般來講，系統內部都有相應的安全及防火墻設置選項，應當根據具體情況對其進行設置。同時采取相應的安全防范技術措施，讓檔案能夠處于安全的管理之下。建立安全防護系統可以很好地避免信息泄露問題，也能避免被非法修改。還可以建立防火墻來對檔案信息進行保護，在保證連接網絡的同時不受到外來的影響。防火墻可以攔截一些可能存在隱患的信息以及一些異常的訪問要求，并采取相應的防護措施，防止一些不法分子通過傳輸病毒或非法訪問等手段進行破壞，也能拒絕外界人員的讀取要求。

四、結語

檔案管理信息化代表著我國的信息化建設已經達到了一個新高度，同時數字檔案館的建設也成為了我國十分重視的項目之一。以往的檔案管理只限于對紙質檔案的看管，而現在則是由專門的管理人員使用操作系統對檔案進行管理，這種變化讓管理工作變得更加簡便，同時可以有效避免檔案在傳遞或者使用過程中出現丟失的問題。目前建設工作面臨著諸多問題，主要是理論不成熟、規范不明確等，這些都是由于我國該項目起步較晚，相信通過相關人員的不斷努力，可以讓建設工作更加完善。

參考文獻：

[1]聶瑛.我國數字檔案館建設中存在的問題及對策研究[J].科技創業月刊，2015，（23）：70-72.

[2]劉波.檔案信息化管理的有點與策略[J].科技創新導報，2017，（14）：199-200.

[3]杜中元.數字檔案館建設中存在的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2017，（10）：182-183.

[4]吳健鵬.我國數字檔案館建設現狀與發展策略研究[J].中國檔案研究，2017，（01）：113

[5]吳健鵬.我國數字檔案館建設現狀與發展策略研究[J].中國檔案研究，2017，（01）.

[6]肖文建，張寧寧.云計算環境下數字檔案館建設面臨的機遇與挑戰[J].檔案時空，2017，（04）：12-15.

[7]肖文建，張寧寧.云計算環境下數字檔案館建設面臨的機遇與挑戰[J].檔案時空，2017，（04）.

[8]楊劍云，郭艷.以共建共享型檔案信息資源服務智慧沈陽的對策建議[J].農業圖書情報學刊，2016，（12）.

[9]丁國莉.關于數字檔案館建設相關問題的思考[J].黑龍江檔案，2017，（01）.

[10]段麗.大數據時代背景下數字檔案館建設的思考[J].城建檔案，2017，（03）：17-18.

（作者單位：大慶市龍鳳區招生辦）