新時代加強房地產(chǎn)檔案信息化管理路徑研究

文/肖勸治

房地產(chǎn)對推動社會經(jīng)濟發(fā)展有著較為重要的作用，是衡量社會經(jīng)濟發(fā)展水平的重要指標(biāo)。房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)相關(guān)管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、地產(chǎn)買賣、房屋交易、房屋改造、拆遷和樓盤開發(fā)等活動中，經(jīng)過搜集、整理和鑒定等過程形成歸檔保存的以多種形式存在的文件材料，是房地產(chǎn)不動產(chǎn)歸屬登記管理工作的主要評判手段。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息化管理在房地產(chǎn)檔案管理中的作用越來越凸顯，對房地產(chǎn)檔案進行信息化管理呼聲也日益強烈，并引起了相關(guān)管理部門的高度重視。

一、房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于建立房地產(chǎn)信息庫，實現(xiàn)資源合理整合

房地產(chǎn)信息庫涵蓋了所有相關(guān)數(shù)據(jù)，例如目錄數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)接口程序以獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，而后對數(shù)據(jù)信息進行掃描，并將數(shù)據(jù)信息傳送至相應(yīng)的服務(wù)器中，進而建立相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)。與此同時，依靠電子儀器等相關(guān)器具，房地產(chǎn)檔案資料信息可以第一時間傳輸至信息管理系統(tǒng)中，從而完善房地產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，方便廣大客戶更快查閱相關(guān)數(shù)據(jù)信息。

（二）有利于實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案資源信息共享

房地產(chǎn)信息數(shù)字化和數(shù)據(jù)化，可以更迅速地推動房地產(chǎn)檔案信息化的發(fā)展。要參照房地產(chǎn)檔案信息的實際情況，從各個方面展開研究，在建立房地產(chǎn)信息資源庫的同時，仍然需要二次開發(fā)房地產(chǎn)檔案信息，保證房地產(chǎn)信息資源的完整性，從而達到房地產(chǎn)檔案資源信息共享的目的。房地產(chǎn)檔案信息化管理有利于完善數(shù)據(jù)庫建立，從而建立房地產(chǎn)檔案信息體系，進而實現(xiàn)資源共享。

（三）有利于鞏固房地產(chǎn)檔案的安全性

鞏固房地產(chǎn)檔案的安全性是房地產(chǎn)檔案信息化管理發(fā)展過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。一方面，鞏固房地產(chǎn)檔案安全性可以有效防止數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件受到外來侵害，從而較好地維護房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的安全運作；另一方面，房地產(chǎn)檔案信息管理部門對檔案信息的數(shù)據(jù)要進行有效區(qū)分，尤其是一些涉及重要機密的數(shù)據(jù)信息，并設(shè)置相應(yīng)的查詢或使用權(quán)限，進而達到鞏固房地產(chǎn)檔案安全性的目的。

二、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）房地產(chǎn)檔案載體較為單一，檔案的質(zhì)量無法適應(yīng)時代的發(fā)展

由于歷史原因，許多檔案均為文字資料，拆遷審批、房屋糾紛相關(guān)文件和房產(chǎn)影像等重要信息都沒有完整保存，因而無法滿足廣大用戶的需求。此外，不合理的保管也導(dǎo)致許多房地產(chǎn)檔案信息缺乏完整性。

（二）房地產(chǎn)檔案的收集能力不足

目前，房地產(chǎn)已成為各類經(jīng)濟活動中較為活躍的行業(yè)，尤其在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更方面，經(jīng)常需要開展產(chǎn)權(quán)注銷、設(shè)立和撤銷檔案、檔案登記等文件信息記錄工作。但在實際的產(chǎn)權(quán)變更活動中，房地產(chǎn)檔案管理人員無法獲取完整、準(zhǔn)確的第一手信息，導(dǎo)致現(xiàn)實中的房地產(chǎn)現(xiàn)狀與房地產(chǎn)檔案信息記錄不一致。房地產(chǎn)檔案信息記錄的完整性問題實際上主要是房地產(chǎn)檔案收集能力不足的問題。

（三）房地產(chǎn)檔案信息化管理未能得到重視

當(dāng)前，房地產(chǎn)檔案信息無法得到合理的歸檔，檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和實效性都存在問題，導(dǎo)致檔案信息化管理的程度無法適應(yīng)時代的發(fā)展，這都源于房地產(chǎn)檔案管理部門對檔案信息化管理方面沒有充分重視，沒有真正意識到房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要性，沒有真正做到內(nèi)化于心外化于行，使房地產(chǎn)檔案管理走向現(xiàn)代化、信息化的推動能力大大不足。

（四）房地產(chǎn)檔案管理人員熟練掌握信息化技術(shù)的能力不足

只有挑選思想素質(zhì)好、專業(yè)水平高、熟練掌握信息化檔案管理人員，才能有效保障房地產(chǎn)檔案信息化管理各項工作有條不紊地開展，才能更好地推進檔案信息化管理的進程。然而，在實際工作中，房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，大部分人員專業(yè)水平和信息化管理能力都較為有限，無法熟練掌握最新的數(shù)字化技術(shù)手段，在操作檔案數(shù)據(jù)庫時顯得力不從心。

（五）房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)緩慢

許多單位雖然開始重視檔案的信息化技術(shù)，但尚處于摸索階段，沒有真正發(fā)揮出檔案信息化技術(shù)的各項優(yōu)勢。同時，這些單位對信息化設(shè)施的建設(shè)缺乏投入，沒有管理人員培訓(xùn)計劃，沒有相關(guān)制度保障，這也導(dǎo)致地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)緩慢。此外，檔案管理人員的思維方式?jīng)]有及時更新，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，這也是制約房地產(chǎn)檔案管理朝著先進方向發(fā)展的重要因素。

三、加強房地產(chǎn)檔案信息化管理的對策

（一）增強房地產(chǎn)檔案信息化管理意識

隨著社會經(jīng)濟的穩(wěn)步推進，信息化管理、專業(yè)化管理已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的最新趨勢。房地產(chǎn)檔案管理部門對此要足夠重視，要摒棄傳統(tǒng)的管理方法，在思想上高度重視房地產(chǎn)檔案的信息化管理。只有這樣，才能在實際行動上推動房地產(chǎn)檔案信息化管理的各項進程。因此，為保證房地產(chǎn)檔案服務(wù)管理工作的延續(xù)性，必須從根本上提高房地產(chǎn)檔案信息管理的意識，在掌握技術(shù)的基礎(chǔ)上，強化服務(wù)意識，加強信息化管理重要性的灌輸，這樣才能更好地開展房地產(chǎn)檔案信息化管理的各項工作。

（二）提高房地產(chǎn)檔案具體從業(yè)人員的能力素質(zhì)和管理水平

隨著房地產(chǎn)檔案管理對信息化的渴求日益強烈，對檔案管理人員的整體素質(zhì)和要求也越來越高，房地產(chǎn)檔案管理人員既要熟悉房地產(chǎn)管理的知識、專業(yè)要求，又要掌握房地產(chǎn)檔案保存、查詢等最新技術(shù)手段，這樣才能保證房地產(chǎn)檔案管理跟上時代的發(fā)展步伐。房地產(chǎn)檔案管理人員要與時俱進，不斷提升學(xué)習(xí)能力與創(chuàng)新能力，熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識，培育自身的工匠精神。因此，要加強房地產(chǎn)管理人員的能力培養(yǎng)，制定長期的技術(shù)培訓(xùn)計劃，努力提升管理人員的整體水平，確保房地產(chǎn)檔案服務(wù)工作邁上新臺階，推動房地產(chǎn)檔案信息化進程向縱深發(fā)展。

（三）增強多維度收集檔案資料能力，做好電子檔案信息管理工作

房地產(chǎn)檔案資料的完整收集是開展房地產(chǎn)檔案管理活動的前提條件。檔案管理人員不能僅進行登記部門間資料的簡單移交，而是要開展檔案的多維度收集活動，不僅要對房地產(chǎn)檔案進行具體的編碼、分類、并案和電子數(shù)據(jù)錄入，從而有效地保證錄入的電子文檔數(shù)據(jù)和紙質(zhì)資料的數(shù)據(jù)相一致，時刻注意檔案的前后延續(xù)關(guān)系，關(guān)注檔案資料是否齊全、有無錯漏，確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的人工收集工作有條不紊，還要建立電子檔案信息管理系統(tǒng)，這有利于提升房地產(chǎn)檔案管理水平。在信息化條件下，可以將檔案管理各種要素融合為一體，從而改變傳統(tǒng)的管理方式，使房地產(chǎn)檔案資料的收集能力得到進一步提升。

（四）建立房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)

要建立便于查詢的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，做到資料齊全、形式多樣，增加房地產(chǎn)檔案搜集的載體，進一步凸顯其真實性和重要性。要不斷更新房地產(chǎn)檔案的相關(guān)信息，建立一套便于咨詢、查詢和檢索的搜索系統(tǒng)，完善補充房地產(chǎn)檔案的各項信息，如位置、面積和結(jié)構(gòu)圖等相關(guān)信息，并且在信息發(fā)生變動時，及時更新調(diào)整。要加強房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性管控，在數(shù)據(jù)庫設(shè)立防火墻，防止病毒及外來風(fēng)險的侵犯，做好房地產(chǎn)信息安全保障工作，確保客戶的信息不被泄露。要建立房地產(chǎn)信息安全系統(tǒng)，在確保信息覆蓋面廣的基礎(chǔ)上，做好房地產(chǎn)檔案信息的保密工作，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的共建共享，從而有效提升檔案信息化水平。

（五）建立完備的房地產(chǎn)檔案法律法規(guī)制度

要進一步完善房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)制度，提升檔案的信息化管理水平，重視房地產(chǎn)檔案的信息化管理制度建設(shè)，通過完善的法律法規(guī)保障房地產(chǎn)檔案的社會推動功能。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展水平的提高，人們的法律意識越來越強，由房地產(chǎn)引發(fā)的訴訟和糾紛等各種民事案件也日益頻繁，因此，對房地產(chǎn)檔案的信息化管理水平也提出了更多更高的要求。房地產(chǎn)檔案管理在發(fā)展的過程中也要逐漸適應(yīng)社會發(fā)展的需求，通過不斷建立健全各種法律法規(guī)以實現(xiàn)有法可依、有法必依的局面，從而在保障客戶需求的同時，有效維護房地產(chǎn)檔案管理部門的權(quán)威性。只有建立完備的房地產(chǎn)檔案法律法規(guī)制度，才能更好地推動房地產(chǎn)檔案信息化管理的發(fā)展。

促進房地產(chǎn)檔案信息化管理是房地產(chǎn)管理部門開展各項活動的重中之重，是新時代房地產(chǎn)經(jīng)濟活動的主要努力方向。因此，房地產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)努力提高檔案信息化管理的思想意識，提高檔案管理人員的應(yīng)對能力，全方位開展檔案資料收集工作，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，完善檔案管理法律法規(guī)。通過房地產(chǎn)檔案信息化管理工作的持續(xù)性創(chuàng)新，更好地為房地產(chǎn)檔案的管理與發(fā)展提供高效質(zhì)優(yōu)的服務(wù)，繼而進一步推動房地產(chǎn)業(yè)朝著美好的未來健康發(fā)展。