機關檔案工作存在問題和對策的研究

王燕

◆摘 要：對于機關事業單位來說，其內部保存的檔案是一份重要的資源財富，所以，做好機關檔案工作，意義重大。從目前國家對機關檔案的重視程度來看，我國的機關檔案工作已經取得了不錯的發展，但是，各級機關單位在檔案工作中，還是存在著不少的缺陷需要改正。本文就對目前的機關檔案工作進行淺要分析，并為探索新的機關檔案管理辦法提供新的思路。

◆關鍵詞：機關檔案；重要性；對策

隨著社會的發展，國家對于機關事業單位的檔案管理工作也愈加重視，我國國務院辦公廳及中央辦公廳與2014年聯合印發了的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，為新形勢下的檔案工作提供了指導和規范，機關檔案既是國家檔案的重要組成部分，也是機關事業內的重要資源，做好檔案的管理工作，意義重大。

1機關檔案工作的內容和重要性

1.1檔案工作的定義

檔案工作的定義，就是檔案管理人員用科學的方法管理檔案，從而達到服務黨和國家的目的，而機關檔案工作的工作內容，就是需要檔案管理人員對檔案進行檔案收集，檔案整理、內容鑒定、檔案保管、數量統計、關鍵檢索、編研和檔案的提供利用等工作，通常對這些內容簡稱“八個環節”。而檔案工作的基本任務通常包括五個方面，一是對檔案堅持集中管理原則，二是建立起國家檔案工作制度，三是對檔案的管理科學化，四是實現對檔案的現代化管理，第五條，是有效的利用檔案，使其更好的為黨的總任務，總目標提供幫助。機關檔案工作不管是在管理上還是在作用上，都是一項操作性很強的服務型工作，所以，做好檔案工作，務必需要各機關單位認真對待，這也是各級機關單位的工作使命之一。

1.2檔案工作的重要性

檔案工作的意義，就是為了記錄各單位活動的真實情況，有效的檔案工作可以提高國家行政的管理效率，對于某些單位來說，檔案管理是保存其內部資料的唯一手段，并且檔案管理也能為其內部職員提供各種有用的價值資料，對于機關事業單位的發展有著長遠的幫助。

2機關檔案工作存在的問題

2.1缺乏檔案工作觀念

目前機關單位檔案工作存在的問題之一，就是大部分單位都缺乏檔案工作觀念，檔案工作的質量較低。其主要表現在一下幾個方面，一是重視程度不夠，一些單位的領導思想覺悟不高，眼界不夠開闊，總被眼前的一些蠅頭小利遮蔽雙眼，從而丟了西瓜撿了芝麻，因為檔案工作作為一份服務性工作，無法為單位直接到來有效的利益，也無法對其自身帶去明顯的政績，所以就將檔案工作棄置身后。二是沒有硬性規定，其原因大部分還是因為檔案工作的特殊性，導致部分機關單位對于檔案工作始終抱著可有可無的心態，從不把檔案工作落到實處，放上日程，對于其單位內的工作人員，也從不進行有關方面的考核，三是投資力度不大，在大部分機關單位的檔案管理中，往往人員過少，設施簡陋。導致檔案工作始終處于缺少必要的人力，物力，財力的尷尬處境中。當基本的保障得不到滿足時，檔案工作往往就會出現一系列問題，俗話說，千里之潰于蟻穴，各方面的不足，最終導致機關事業單位的檔案出現混亂，丟失，最終造成嚴重影響。

2.2辦公設施不齊全

目前隨著國家的發展以及對檔案工作重視度的不斷加深，很多機關單位在檔案的保管方式上有著很大的改善，但是一些單位的檔案保存設施，依舊比較落后，這對于檔案工作是一個較大的阻礙，在一些三四線城市中，還在使用著柜子和書架對檔案進行著保管，與新式的電子檔案保管方式相比，這種老式的保管方式，既不利于保管，也不利于查閱，并且在保管過程中，及其容易導致紙質檔案的損壞和丟失，不僅如此，一些單位對于檔案保管的質量也有待提高，如檔案在存放過程中過于混輪，甚至并沒有專人進行整理，保護設施的不完善，相關人員的不重視，配套設施的不齊全，都對檔案工作造成著非常大的威脅。

2.3管理手段較為落后

一些單位對于檔案的管理，還停留在一把鎖，一個人的階段，其認為只要將檔案在檔案室中，沒有造成檔案丟失，就是完成了檔案的管理工作，而其保存的檔案，往往質量差，順序亂，根本無法達到檔案管理中“八個環節”的要求

3機關檔案工作的對策

3.1加強檔案工作的認知

想要加強對檔案工作的認知，首先要從領導下手，加強領導對于檔案工作的認知，有關部門一定要敦促部分事業單位領導，盡快將檔案管理工作提上日程，并且，要將檔案管理作為事業單位年度工作考核的一部分，只有采取強制手段，相關單位的重視程度才能提高。相關部門，在對事業單位檔案管理施壓的同時，也不能忘記事物的主觀能動性，要盡可能滿足部分單位在檔案管理中所需要的人力，物力，財力的需求，從而達到上下一心。第二，要加強對于檔案管理工作的宣傳和教育，使事業單位的領導和基層，對檔案管理有一個新的認識，第三，要加強對下聯系，相關部門在緊抓檔案管理的過程中，也要時常聽取基層報告，了解機關單位在檔案管理過程中主要出現的問題，并派專人著手解決。

3.2優化管理方式

在單位內部，想要做好檔案的管理工作，首先要完善好管理手段，對檔案管理的工作人員進行具體落實，避免經常出現人員調遷的情況，建立崗位責任制，將責任具體細分，定時對工作人員進行培訓，從而使其在檔案管理過程中，更加的科學化，正規化。使工作人員的工作能力和業務水平得到提高。只有在上層部門部署，中層部門重視，基層部門完善的三重態勢下，我國機關檔案工作過程中存在的問題一定會一一解決。

4結束語

目前隨著國家對機關檔案工作的不斷重視，加快機關檔案工作的健全是刻不容緩的，所以，在進行機關檔案工作時，一定不能疏忽大意，千里之堤，毀于蟻穴，工作人員要充分利用好自己的專業知識，利用規則，完善漏洞，只有這樣才能使單位更好地成長，更好的為黨的總任務，總目標提供幫助。

參考文獻

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