提升辦公室檔案管理效率的探討

◆摘 要：辦公室工作在近些年的改革和完善過程中，工作節奏逐漸加快，內容更加復雜多樣，這也給辦公室檔案管理提出了更高的要求。不僅要求檔案管理的準確、嚴謹和合理性，還需要檔案管理具有更高的效率。通過對當前辦公室檔案管理現狀進行了解，闡述其遵循原則及重要性，提出符合當前辦公室檔案管理效率提升的措施。

◆關鍵詞：辦公室；檔案管理；重要性；策略

一、前言

目前而言，辦公室管理方面在當前信息傳輸效率既快速又高效的基礎上，對工作效率的要求也在提升，這樣才能支持管理工作的完整性和連續性。檔案管理作為辦公室工作中的重要基礎，對辦公室工作效率和質量都有著直接的作用和影響。提升辦公室檔案管理效率是非常必要的，對企事業單位工作效率、服務質量、工作水平的提升，有重要的意義。

二、辦公室檔案管理的現狀

隨著改革的不斷深化，辦公室管理制度得到了進一步完善，在檔案管理方面不僅提升了檔案資料的利用效率，還能夠使檔案資料的服務范圍得到拓寬。檔案管理以往是通過增加工作人員數量達到檔案管理效率和服務的提升，目前隨時技術、管理的提升，逐漸實現了減少工作人員數量，同時提升檔案管理效率和質量的進步性的效果。但是在辦公室檔案管理方面，依然存在很多問題有待解決，不能因為檔案管理的一部分進步和提升，就忽略其中的問題，要深入理解檔案管理的重要性，遵循檔案管理的原則基礎，尋求更加有效的高效率、高質量檔案管理措施。

三、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案管理工作對于企事業單位有著重要的意義，這不僅是對發展過程中的全面記錄，還對發展過程中的決策、信息整理利用、資源配置等等有著重要的影響，對單位內部的工作協調起到了關鍵性的作用，是所有工作進行的基礎。檔案管理的有效與否，關系著企事業的單位的制度施行、決策選擇、持續發展、政策制定等等。檔案管理過程是將資料進行整理和重新配置和利用的過程，提升辦公室檔案管理工作效率，對發展成效的提升是至關重要的。

四、辦公室檔案管理需遵循的原則

1.嚴謹性原則

隨著發展速度的提升，辦公室檔案管理效率的要求在不斷提升，信息資料變得更加多樣化和復雜化，不僅需要記錄，還需要傳達，通過組織和協調，使各個部門能夠進行聯動，促進工作任務的高效完成。基于此，辦公室檔案管理需要具備遵循嚴謹性的原則，要求檔案管理人員具備較高的素質，能夠細致、準確的完成檔案管理工作。還要求檔案管理人員具備較高的職業道德，對于文件信息資料檔案內容，要進行保密，不可泄露。

2.合作性原則

檔案管理工作開展過程中，需要與多個部門進行合作和聯動，需要主動積極的對文件信息資料進行搜集和整理，這就要求檔案管理部門與其他各個部門遵循合作性的原則。與各部門之間的協作需要掌握相關的交流溝通技巧，以高效達成檔案管理工作的目標和任務。

3.準確性原則

檔案管理由于其要搜集、整理、記錄、傳遞檔案資料信息，因此必須要保證準確性。檔案資料的準確才能夠為決策選擇提供參考基礎。因此，在檔案管理過程中，資料整理、信息搜集、會議內容記錄等等都需要保證其信息的準確性、真實性、時效性，只有精細化的管理才能夠保證檔案管理工作有效進行，為辦公室決策提供有效基礎。

五、辦公室檔案管理效率提升策略探討

1.轉變管理理念

辦公室檔案管理需要緊跟時代步伐，更新管理理念，在傳統理念上積極改變，以新理念進行檔案管理工作。檔案管理人員要積極進行學習，在日新月異的社會發展過程中，要積極接受新鮮事物對檔案管理工作的影響。通過摸索檔案管理的特點和規律，總結提升先進理念。企事業單位要可以通過培訓、座談會、組織實踐學習等形式提升檔案管理人員的對于先進管理理念及方式的認識，促進檔案管理工作的快速發展。

2.加強管理手段

隨著技術的發展，檔案管理方面也在發生著變化。網絡信息系統的建設、數字化管理的實施，先進技術的應用過程中，使檔案管理的人員在減少，但是檔案管理的效率在提升。在此情況下，就需要檔案管理人員對先進技術進行一定程度的掌握和了解，學會運用現代化的管理手段完成檔案管理工作任務。建立檔案管理系統的基礎上，需要學會對管理軟件的操作，運用先進技術對檔案進行信息數據的搜集整理，使工作效率進行提升，加強信息溝通的時效性，保障檔案資料的有效管理。

3.創新管理體制

需要以時代發展為基礎，吸收先進的管理理念，創新管理體制，增強管理方式方法效用。建立激勵機制調動管理人員積極性，并給予其一定的自由發揮的空間，使檔案管理工作更加具有創造性。使檔案管理工作能夠既科學、規范，又具有一定的活力。

4.重視人員管理

企事業單位需要對辦公室檔案管理人員進行有效管理，積極引進高素質人才，同時幫助檔案管理人員樹立服務意識。培養其主人翁的意識，站在宏觀的角度考慮檔案管理的質量、效果、效率等等，通過細節完善保證單位檔案資料使用效率，并且更好的發展。

六、結束語

辦公室檔案管理工作的開展需要管理人員首先認識到檔案管理的重要性，遵循檔案管理原則進行全面、細致的檔案管理工作。檔案管理效率的提升并不是一朝一夕能夠完善的，在日常工作中需要積極用先進管理理念指導實踐工作，加強管理方式方法的學習和應用，在管理體制的創新基礎下，使辦公室檔案管理工作任務能夠保質保量完成。檔案管理在當前時代不斷發展的進程中，要更加科學、規范的發展。

參考文獻

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作者簡介

鄭永海（1970—），男，山東省諸城市人，社會工作師，研究方向：檔案管理。