高職院校學生檔案管理規范化路徑研究

朱明祥

【摘要】當前，高職院校學生檔案管理存在缺乏學校上級重視，導致發展動力不足、檔案管理制度不完善導致效率低下和管理人員水平參差不齊導致無法快速適應現代化信息技術工作的要求的問題。從高職學生檔案管理的特點入手，從保證檔案完整性對高職院校的意義、適應時代發展使用先進科學技術有效提高工作效率和對檔案管理工作進一步管理，提出對實現高職院校學生檔案管理規范化路徑的相關建議，希望能完善學生檔案管理工作機制。

【關鍵詞】高職院校 學生檔案管理 路徑

高職院校檔案管理這個方式是教學工作的一個重要組成部分，直接反映教學工作的整個過程，也能間接顯現教學工作的質量和教學管理水平的高低。隨著信息化程度的普及，高職院校檔案管理數量和質量也需要跟進相應的發展速度，如何對學生檔案管理路徑進行規范化探究顯得十分重要。

一、高職院校學生檔案管理工作的特點

保證檔案完整性。檔案資料管理主要由學生檔案管理、科研數量質量管理、人事調動管理等部分構成，對于職校而言，完整的學生檔案管理有著極為重要的歷史性和參考性。而在傳統工作中，由于采用紙質化檔案，容易出現丟失、遺漏、老化和破舊等問題，這樣極其不利于檔案的保存和管理，再加上傳統工序糅雜，造成工作效率低下，極其容易保存不完整。

適應社會發展。高職院校培育的是適應社會工作的一線人才，為了不斷提高學生的就業率，特別是在社會發展對人才要求越來越高的今天，社會對技術工人的要求也有了更高的要求，政府也投入相關資金，對高職院校的建校規模發展也得到了一定的提升。傳統的檔案管理模式已經跟不上時代發展的需求，時代對學生檔案管理也提出了更高的要求，通過利用現代信息技術的手段對學生檔案管理進行改良，為學校的發展提供更好的儲備力量。

進一步對學生檔案管理工作進行開發。傳統的檔案管理需要對檔案進行收集、整理和保管。有些檔案使用過后，不再有第二次使用的機會，又或者再次使用進行查找時需要大量的時間和精力，尤其是在查找學生檔案的時候，難以快速實現資源共享和減少查找時間。依靠手工搜索，不僅效率低下，還極其容易出現差錯，增加工序人員的負擔。而在信息化時代背景下，利用多元的信息化技術，一方面，可以建立完善的檔案庫;另一方面，可以減少工作人員的搜索時間，減輕工作人員的工作壓力，同時提高檔案管理的效率，進一步完成對檔案管理開發的更新。

二、高職院校學生檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作缺乏領導重視

檔案管理工作目前存在地位從屬不明，很多高校對于檔案的觀念意識淡薄，并沒有認識到檔案管理工作對于學校工作效率的提升具有幫助性，導致忽視這一工作。在職校中，這一工作并沒有單獨區分于其他工作，甚至不在學校行政事務的日常管理中，學校對于檔案管理這塊的投入較少，資金設備并不齊全也不配套，導致檔案管理工作滯后跟不上時代發展的步伐。學生檔案的工作需要學校各個部門進行收集，將各個部門收集整理的資料進行匯總，再經手檔案室歸檔存檔歸案，各個部門都認為這是檔案室的工作，在學生檔案信息的收集整理過程中則會承擔較少的責任，導致信息收集不完善或者不全面。

2.檔案管理制度不夠完善

盡管許多高校由于需求設置了檔案室，但是并沒有針對檔案室的使用制定相關明確的管理制度，在匹配相關人員上也存在問題。這就導致相關制度不完善，責任劃分不清晰，因此學生檔案管理工作十分糅雜，效率低下。信息化技術已經引入到各個行業中，在一定程度上可以減輕檔案的存儲空間，也可以減輕人力的使用。極大提高檔案管理秩序和效率。一方面，部分高校由于資金的投入占比較少等各方面原因的限制，并沒有引入信息化機制建設，也有部分職校引入信息化技術，但是信息化技術引入機制不健全，導致電子檔案的使用、收集整理、歸納劃分等流程不夠明晰，因此，建立完善的歸檔制度、檔案利用制度、數據管理制度。

3.檔案管理人員綜合素質有待提高

盡管當前很多職校引進新鮮血液高學歷檔案管理專業學生處理學生檔案，但仍然存在較多學歷不高、年齡偏大的檔案管理人員，這些人員并沒有接受系統正規的檔案管理培訓，專業知識和實戰經驗不足，導致學生檔案管理工作的進行十分困難。并且，部分高校引進先進的信息設備技術進行學生檔案管理，部分工作人員在新設備的使用下能力欠缺，無法應對時下日新月異變化的信息技術，甚至部分工作人員思想守舊、與其他部門溝通欠缺，不注重創新和學生檔案工作的思考，這顯然不適合社會發展的需求，缺乏應變能力，無法在使用學生檔案時展現有效服務。

三、高職院校學生檔案管理規范化實現路徑

1.加強對于檔案管理的重視程度

規范的檔案制度，需要從思想意識轉變檔案管理的觀念，了解學生檔案管理對于教學工作的作用，無論是高職學院的學生還是教師，都應該意識到檔案管理的重要性，了解檔案管理的基礎知識，建立完善的激勵機制和評價系統，在新生入校時做起，調動學生積極性，針對檔案管理源頭進行配合，針對學校其他部門進行宣傳，加強學校對檔案管理的重視程度，避免各部門學生檔案管理工作相互推諉，從而積極配合檔案管理工作，有力推動學生檔案管理進入規范化管理流程。

2.做好信息化建設工作

傳統的學生檔案管理對設備使用和檔案信息整理能力要求并不高，但在新型互聯網時代，檔案的管理工作進入十分復雜的局面，需要借助計算機技術的運用，彌補手動管理和紙質檔案的缺陷，節約各項管理成本，提高管理效率，優化學生檔案管理流程。只有合理針對學校學生檔案管理匹配合適的設備，才能進行進一步的規范化，同時要打破傳統手段的錄入和檢索，在工作中注重各部門的溝通，重視紙質檔案和電子檔案共存，才能保證一方出現紕漏時，另一方能及時補救，促進檔案管理信息系統的建設。

3.加強檔案人員的培訓

高職院校學生檔案管理工作人員的綜合素質直接影響工作的效率，在信息技術背景下，高職院校的學生檔案管理工作人員需要熟悉現代化計算機軟件硬件方面的操作，并且要樹立良好的職業道德素養。第一，要配備專業人員，并將學生檔案管理納入考核制度，設立資源數據庫，做好數據庫的開發和利用，規范電子檔案的收集到利用過程，建設智慧校園。第二，要提高工作人員的服務意識，調整工作作風，樹立愛崗敬業優良工作品質，為全校師生提供優秀的服務。第三，成立綜合數字檔案室，利用數字化對檔案進行有效監督和保管，保證電子檔案的完整有效和真實。第四，要對部分管理人員進行工作培訓，定期對管理工作引入新型的思維，了解最新的消息，讓工作人員的思維也能走在管理前端，并結合自己的思維提出建議，有效促進工作的進行。

四、結語

高職院校的檔案管理由于屬于學校基礎工作，對學校的管理具有促進和推動作用，因此逐漸受到了學校的重視。但由于管理工作的滯后，導致學生檔案管理存在著一些問題，高職院校并沒有建立十分完善的管理機制去改善或者協調發展，這需要高職院校盡快轉變思維模式，采取相應措施，運用現代技術，優化學生檔案管理過程，以便更好整合學生檔案管理系統。

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