社保檔案的重要性及其管理措施

孫叢玲

【摘 要】社會保障檔案是社會保障工作的重要管理對象，是社會保障效益廣泛享受的重要基礎。加強檔案管理不僅是維護社會保障的重要基礎和平臺，也是促進社會保障發展進步的重要支撐。社會保險檔案作為社會保障的中心，其有效管理是社會保障活動的重要基礎。

【關鍵詞】社保檔案；重要性；問題；管理措施

為進一步發揮社會保障的作用，使社會保障更好地惠及廣大人民群眾，有必要為納入社會保障范圍的所有人建立完善的檔案。但在現階段，由于種種原因，我國社會保障檔案管理沒有跟上社會保障的發展步伐，逐漸成為影響我國社會保障發展的重要因素。為了進一步促進我國社會保障事業的發展，加強社會保障檔案管理的研究顯得尤為重要和緊迫。

1、社保檔案管理的重要性

1.1維護參保人利益

社會保障檔案管理的最終目的是維護被保險人的利益。對于被保險人，從保險開始到保險結束，必須有社會保障檔案的支持。完整的社會保障檔案主要包括以下內容：①保險卡②個人資料③繳納社會保障費④支付基礎⑤養老金支付標準⑥保險關系的轉移⑦資金轉移手續。只有做好管理工作，才能有效保障被保險人的利益。

1.2記載參保人員原始信息

社會保障檔案的主要內容包括被保險人的個人信息、資料和圖表，以及被保險人或者單位的形象資料。因為專業的特點、數據真實性和科學性，它也可以證明真實的記錄和參與保險的重要憑證，可用于社會保障的有關單位和機構，或者直接調用原始信息資源為雇主和參與者提供重要的參考和使用價值。

1.3加強辦事效率

通過對社會保障檔案的管理，可以提高社會保障部門的工作效率和社會保障服務的質量。從管理工作的內容來看，主要是收集、整理、保管、咨詢等工作。每一個環節都會影響檔案的完整性和安全性。對于管理者來說，要總結經驗教訓，規范管理流程，提高管理水平，為各項工作的開展提供準確的依據。

1.4發揮社保檔案管理、確保保險計劃實施效果

社會保障事業檔案是國家檔案系統資源的重要組成部分。有必要加強對社會保險檔案管理的重要性的理解，組織和實施根據計劃，一步一步加強社會保障的管理檔案的基本責任操作機構，主要反映了社會保險管理的水平和能力。只有保障參保人的合法權益，加快規范和規范管理，才能促進社會保險事業的可持續發展。

事實上，社會保障涉及到許多方面，幾乎涉及經濟、政治、社會和法律方面，可以說，它涉及各個領域，而且還涉及到不同的交叉領域，和社會保險涉及更復雜的內容，包括工人的實際利益，所以社保檔案的管理是加強社會保障。保險計劃的實施效果起著決定性的作用，對實現社會保障目標具有重要意義。

1.5為落實政府利民政策提供便利

隨著我國社會經濟的不斷發展，為了改善民生，讓更多的基層群眾享受改革發展的成果，各級政府每年都會出臺和實施一些民生政策。但在這些政策的具體實施過程，為了實現這些政策，需要提供相關的支持社保檔案，以便為有關部門和企業提供重要的證據進行他們的工作和實施相關政策，這些政策可以順利實現。

2、社保檔案管理現狀

當前，社會保障檔案管理存在著管理力量薄弱、管理水平低下、管理手段落后、檔案意識淡薄、檔案工作參與人少等問題。具體來說，雖然各級機關統一認識，加強領導，組織專班，加大對檔案工作的投入，但由于檔案宣傳力度不夠，檔案管理的整體意識還比較薄弱。部分領導對業務工作重視程度高于檔案管理，社會保險代理人對社會保險重視程度較低。對企業檔案管理及相關文件的了解甚少。大部分工作人員沒有接受過檔案知識的培訓，對檔案的重要性、檔案的要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂不熟悉，檔案收集意識淡薄。

3、提高社會保險檔案管理措施

3.1數字化建設社保檔案管理

隨著社會經濟的快速發展和人們思想意識水平的不斷提高，人們對新事物和新方法的接受和接受程度越來越強。網絡科技引發的信息時代的快速發展，促使越來越多的項目和行業將科技融入信息技術。在自己的生產開發和經營過程中，我們力求實現效率的提高和管理的更加方便。在信息化進程飛速推進的形勢下，加強社會保險檔案管理信息化進程已成為一種新趨勢。它不僅可以幫助管理者簡化復雜性，還可以將雜亂的紙質信息檔案轉化為電子資源，便于檢索和訪問，更有利于網絡信息。在這樣一個宏觀的三維平臺上促進整個網絡的資源共享，實現效率的優化。在這方面，社會保險檔案管理人員應全面啟動信息化建設項目，依靠管理制度和操作流程生成的計算機網絡技術，將沉重的文件轉換成電子信息的語言，并使用自動生成的數據處理，實現各個環節的工作內容和檔案管理模式。電子信息管理從而為處理業務單位和個人提供更高效、更好的服務。

3.2加強宣傳社保障工作

現階段，要做好社會保障檔案管理工作，需要提高對社會保障檔案管理的認識。具體來說：首先，通過各級黨委和政府領導人改善社會保險檔案管理的理解，這樣他們就可以積極支持社會保障的管理檔案，并采取社會保險檔案管理作為政府的日常工作的重要內容，因此，社會保障的管理檔案可以得到各級黨委以及政府的有效。其次是加強宣傳，提高社會保障部門對檔案管理的認識，切實樹立檔案意識和責任意識，確保檔案管理工作能夠順利有序地進行。最后還要加強社會保障檔案管理投入。隨著我國社會經濟的發展，社會保障檔案管理的難度、強度和復雜性都有了很大的提高。為了進一步提高社會保障檔案管理的質量，有必要加大對社會保障檔案管理的投入。

3.3加快社保檔案信息的組織和管理

加快社會保障檔案信息的組織管理，是加強社會保障檔案管理的基礎工作，也是加強社會保障檔案管理的前提工作。為了加快社會保障檔案信息的組織和管理，首先要對原始紙質檔案進行整理和分類。同時，要注意利用現有的網絡技術，完善社會保障檔案信息的信息和數據管理，建立完整的電子社會保障檔案信息庫。社會保障檔案信息化可以更好地利用互聯網平臺收集、整理、分析、分類、歸檔和提取社會保障檔案信息。提高管理者的工作效率和素質，更好地利用社會保障檔案信息，提出社會保障方案和建議，促進社會保障行業健康穩定發展。

3.4加強培養管理人才

加強管理人員的培訓是提高社會保障檔案管理水平的前提。具體措施有：培訓現有員工，學習最新的法律法規、管理知識和經營技術，促進業務水平和綜合素質的提高。制定優秀人才引進規劃，適當提高人才準入門檻，優先選擇具有豐富專業知識和管理經驗的人才，建設高素質、復合型管理團隊。對于管理者，要加強自身修養，樹立高度的責任感，增強檔案管理的認知度。在日常工作中，樹立終身學習的理念，通過實際工作提高業務能力，為我國社會保障事業的發展做出貢獻。

3.5重視檔案工作、注重潛在風險

從社會保障檔案管理嚴密安全性的角度來看，社會保障檔案資源的高利用率并不意味著所有的檔案資源都應該是開放的，不應加以甄別和利用。因此，要注意妥善保管好“秘密、機密、絕密”檔案資源，避免泄露。基于這種情況，最大化的過程中社會保障檔案資源的利用率，這是一個問題，每一個社會保險檔案管理從業者應該考慮提高檔案資源的信息安全，避免潛在的風險，避免檔案資源因被不當利用而為國家、集體、公眾帶來損失。

4、結語

社會保障檔案是在社會保障工作過程中形成的。它們是一種記錄證據，是領導者決策的依據，是對事物發展規律的科學記錄，是在工作過程中形成的，具有很高的價值。建立健全社會保障檔案管理，制定合理的職責制度，為社會保障檔案的存取提供便利。

【參考文獻】

[1]王志平.論加強社保檔案管理的重要性及對策分析[J].智庫時代，2019（19）：234+298.