學校人事檔案管理模式優化思考

汪軍

摘要：人事檔案中包含了一個人的政治面貌、工作經歷、是否有犯罪記錄等等具體情況，是了解一個人最直接最快捷的方式。學校管理者應該著重考慮如何優化人事檔案的管理，使之能更好的順應時代的發展，更加地方便安全。

關鍵詞 學校 人事檔案 管理模式 優化思考

一份比較完整的人事檔案，基本上就是一個人的人生縮影。學校里的學生眾多，每一份檔案都可能關乎著學生的前途與命運。因此，學校所肩負的責任是很重大的，如何使瑣碎復雜的學生檔案變得井井有條，是學校的管理人員最需要去考慮的問題。由于學生檔案的重要性不言而喻，怎么去優化學生檔案的管理方式也是教育工作者值得去深思的問題。另外，學校里又存著關于教師和職工的檔案，對教師檔案進行嚴格把關也是至關重要的。

1人事檔案的特點

1.1機密性

學校教職工檔案以及學生檔案包含眾多牽扯到個人行為作風的正確和過失的保密內容，并且有的檔案還涉及一些重要的真實事件和舉報他人的相關內容，這些內容可能會與國家的安危和社會的和諧有關，因此，人事檔案具有機密性的特點，所有人都不能隨意查看和泄露其中材料里的任何內容，檔案是需要正規機構保存的，即便是自己想看自己的檔案也是違法的行為。

1.2流動性

人事檔案是跟隨著本人一起流動的。當這個人在上學讀書時，檔案就被保存在學校里，有學校專門人員進行保管和填寫。當這個人大學畢業了，步入工作崗位，就由所在單位進行保管和填充。無論人去了哪里，檔案就應該隨著該人去到哪里，這就是人事檔案所具備的流動性特點。

2當前學校的人事檔案出現的漏洞

2.1教職工的檔案信息不夠全面

檔案的建立不是一蹴而就的，它需要各個階段不斷的填充。但是在上學讀書的階段，學生的檔案總是不太詳細，甚至是應付了事。某些學校認為，學生的檔案不是特別重要，教師和學生都不夠重視，甚至還會讓學生自己填寫其中的內容。最終導致小學和中學階段的個人信息不夠全面，出現了許多漏洞。隨著學生大學畢業，步入社會，開始找工作時，常常會因為上學時的檔案信息不全，帶來許許多多不可避免的麻煩，為今后的職業生涯帶來一定的阻礙。對于事業單位或者學習調取教職工的信息帶來諸多的不便，影響個人的職業發展和前途命運。

2.2人事檔案的填寫和保存方式過于傳統

另外一個很重要的問題是人事檔案的填寫和保存方式跟不上時代，過于傳統和老套。進入二十一世紀以來，我國的社會經濟得到迅速的發展，高科技產品層出不窮，網絡的應用也日益豐富。但是，反觀如今的公立和民辦學校，仍然沿用古老的填寫和保存方法。并且，隨著經濟越來越好，學校招聘更多的教師和職工，招收更多的學生，導致人事文檔也會在無形之間增多，給整理和保存的工作人員帶來更大的工作壓力，僅僅只依靠人工整理和保存就會浪費很多時間，也會出現許多差錯，導致人事文檔出現一些想象不到的問題。

2.3人事檔案保存比較困難

首先要明確的一點是：現在人們使用的人事文檔基本上都是紙質的，稍微保存不當就可能會出現損失，甚至出現難以挽救的局面。例如：連降暴雨使得辦公室進水導致文件被水淹沒。或者沒有采取措施導致文件被蟲子老鼠之類的動物啃掉一部分。亦或者辦公室突然失火，造成文檔被大火燒毀。并且人事文檔的補救方式非常麻煩，需要去小學、初中、高中、大學以及工作過的所有用人單位一一地進行補辦，勞神費力，還不一定能夠使文檔完整且準確。

3人事檔案的管理如何進行優化

3.1對人事文檔的填寫與歸檔工作提高重視

正如上文中一直強調的那樣，人事文檔對每個人來說都是非常重要的，其代表著到現在為止全部的人生履歷。因此，學校領導就要以身作則，在思想上加強重視，定期印發一些宣傳文件或者召開會議，以具體的事例來說明文檔的重要性。對于填寫教職工文檔的領導和填寫學生檔案的教師一定要寫的詳細具體，實事求是并且要有全面性。歸檔的工作人員要及時收集好填充完的文檔，并且認真存檔。要嚴格保障人事文檔的安全性，不隨意借閱，即使是學校上層領導要看也要做好記錄，按時歸還檔案。歸還時要仔細檢查，為每個學生和教職工負責任。

3.2制定完善的人事文檔管理體系

古人云：“沒有規矩不成方圓?！痹谶@個文明的社會，人們一直遵守著社會制定的規則。國有國法，家有家規，那么學校也應該對人事文檔制定一套完善詳細的管理規則體系。首先，要制定具體的分類方法。專業人員要列好規矩：及學生按班級和年級分類，檔案具體應該放在哪里;教職工的檔案又該存放在何處。并且要求保管檔案的人員在具體的時間內收集好文檔并且準確的歸檔。最重要的是，考慮到文檔的材料大多都是紙質的，需要將這些人事檔案存放在安全的地方——沒有明火，沒有老鼠和蟲，不會進水等等符合存放條件的地方。

3.3人事檔案在創立和存檔上進行改革

人事文檔基本上是存放在一個密閉的紙袋中，其自身材料又是紙質的，因此不好保存。又因為檔案具有流動性的特點，很容易在交接時丟失，而去補檔案又是一件繁瑣并且麻煩的事情，因此，應該對文檔的填寫和保存進行創新和改革。例如：當前互聯網非常發達，可以在網上創建檔案進行每個階段的填寫，并且采取先進化的設備進行存檔。運用網絡的方式不僅僅會使人事文檔更具安全性不會受到外界因素的影響，最大程度的保護文檔，免受天災人禍的摧殘，而且方便學校和其他用人單位的調走和保存，最大程度的避免了補檔案的麻煩，使之流動性更強，更加安全方便，也更加符合社會的趨勢。

參考文獻

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