從黑客化辦公角度論高校院系辦公室效能提升策略

楊美元

[摘 要]高校院系辦公室管理人員面對內容相似、重復率高的繁雜工作，可以用黑客化的思維和辦公方式，從點燃工作激情、培養自省和學習能力等方面入手，以積極樂觀的心態，通過增強主觀能動性、樹立辦公“精品”意識、深化全局意識、提升專注力和強化執行力，從而提升辦公室管理效能，將辦公室的工作境界從“把工作做完了”提升到“把工作做好了”的狀態，實現高效辦公和快樂辦公。

[關鍵詞]黑客化辦公;高校院系;提升;管理效能

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2019）08-0196-03

高校院系辦公室是學校和教職工、學校和學生之間聯系的橋梁和樞紐，發揮著上傳下達的紐帶功能，是維系二級院系教學科研工作正常運轉的指揮中心。如何將學校的相關方針政策高效地貫徹落實到實處，關系到院系乃至學校的快速發展。而管理效率的提高能更好地使辦公室成為教學科研的有力助推器[1]。

一、高校院系辦公室的工作現狀

近年來，學校一方面將工作重心向各二級院系下移，賦予了各二級院系更多的職責和權利，相應的工作量也在不斷地加大加重;另一方面，院系辦公室（學生工作機構另設）人員卻在不斷精簡。以筆者所在學校為例，院系辦公室從以前的三個崗位減少到目前的兩個崗位——教學秘書崗和辦公室人員崗。教學秘書負責本科生和研究生教學相關活動的協調安排和管理。辦公室人員如同家庭管家，院系的大事雜事基本上都要參與，主要負責院系上情下達、下情上報、文秘工作、組織協調工作、對外聯系和接待工作及領導參謀助手工作。

二、黑客化辦公的源起和意義

高校院系辦公室工作細而雜，既要上傳下達，按時完成學校各職能部門下達的日常工作任務;又需協調各方關系、服務師生員工，保障院系教學科研工作正常運行;還要做好領導的好參謀好助手，及時向領導提供相關信息以便領導高效決策。在人員少、工作量多、工作壓力日益增大、工作質量要求越來越高的情況下，如何提升辦公室效能，實現高效辦公和快樂辦公有著深遠的意義，需要辦公室人員跳出常規去認真思考和實踐。筆者認為，黑客化辦公方式可以最大限度地實現高效辦公和快樂辦公。

（一）黑客化辦公的源起

“黑客”是英文Hacker的音譯，泛指擅長IT技術的人群、計算機科學家[2]。

“黑客化辦公”緣起日本知名暢銷書作家小山龍介《整理的藝術》中的 “生活黑客（lifeHacher）”。小山龍介認為“生活黑客”是擁有創新能力，能夠直面困難、渡過難關的人。世界圖書出版公司在《整理的藝術》出版后記中評價小山龍介眼中的生活黑客是具備超強生存術、工作生活都很成功的人，“他們善于學習和總結，天馬行空卻張弛有度，能自創先進方法，對于解決問題總是主動出擊、樂此不疲，能在復雜多變的環境中做到游刃有余”。作為辦公室人員，我們是否也可以運用生活黑客的思維和方法來創新辦公思維，提高辦公效率呢？筆者認為答案是肯定的。

（二）黑客化辦公的意義

因辦公室事務細而雜，成天瑣瑣碎碎，因此很多辦公室人員感覺工作沒意義，上班只是為了薪水、為了混口飯吃而不得已為之。日子在一天天的得過且過中流走，年終考核時一片茫然，感覺成天就是在混日子或是焦頭爛額地四處“撲火”。但如果辦公室人員能夠運用黑客化辦公的思維方式，從較高的層次、新的視角來看待辦公室工作，以積極的心態接受在其位就要謀其政的觀念來關照辦公室工作，將工作境界從“把工作做完了”上升到“把工作做好了”的最佳工作狀態，就能實現完成工作從量到質的飛躍，高效快樂辦公的目的。

三、黑客化辦公的工作方式

在工作任務日益增多，人員卻在日益減少的情況下，如何不陷入“忙盲茫”的困境？在整天忙碌于瑣碎的日常事務，日復一日機械地為了工作而工作的困境中，如何提升工作激情？筆者認為，可以嘗試采用黑客化辦公的工作方式來改善。黑客化辦公方式需要辦公室人員增強三種意識和強化兩種能力。

（一）增強主觀能動意識

辦公室工作人員要提升主觀能動意識，增強工作的預見性和前瞻性，對任何問題都要超前思考、提前介入[3]。年終時，辦公室人員要根據學校和院系的年度工作要點結合往年的工作事項制定院系辦公室來年工作計劃、學期計劃、月計劃、周計劃、日計劃，計劃應條分縷析，具有可操作性。計劃清單要列出工作的具體要求，比如完成的進度、達到的要求和完成時間等。在執行的過程中再根據實際情況不斷地修正和調整工作計劃。對于院系辦公室日常事務性工作，可以提前收集整理資料、思考和著手處理。對于非日常事務性工作，也可以提前做好資料的收集整理，以備不時之需。工作有了主動性和提前性，辦公室人員對工作就有了更好的掌控性，有了掌控性就能更好地激發內心動力，提高效率;提高了效率就有了更充分的時間、精力和欲望去思考總結和查漏補缺，這樣就形成了一個良性循環。提前做準備還能讓辦公室人員心臟不會因太多急迫性的工作而增加負荷，而影響身心健康。

（二）樹立辦公“精品”意識

對待工作，辦公室人員要有精益求精的精神，要樹立辦公“精品”意識。比如說在上傳下達時不只是單純地把文件轉發出去和收集上來就算完成工作，而應該站在受事方角度提前想到他們會對這個文件有哪些方面的問題和想法，辦公室人員應該怎樣在第一時間進行解釋和反饋;如何能對文件進行有針對性的、簡潔明了的解讀以便提醒師生們簡單高效地完成。辦公室人員只有提前對文件進行深入的解讀、理解和思考，才能對工作指導到位。另外，對教職工提交的材料要對照文件檢查其是否符合要求。這樣才能使工作狀態得到從常規的“做完了”到“做好了”這樣一個跨越性提升。

（三）深化全局意識

為了提升效率，院系對工作進行了分工，做到專人專事，職責分明。但辦公室工作無邊界，如果有不好分配給其他部門或是沒有辦法提前分工的工作，辦公室工作人員應該有全局意識，要主動“兜底”[4]。辦公室人員應該意識到人人都是院系這個大集體中的一員，院系的工作就是每個人的工作，辦公室人員不但要做到不排斥、不推諉，更要積極主動地承擔或是協助，做到與同事齊心協力，與單位共榮辱。

（四）提升專注力

如何在不太安靜的辦公環境中高效地完成工作任務，提升工作時候的專注力？筆者認為，要想提升辦公室工作效能，辦公室人員必須要懂得掌控自己的注意力，培養自己提前思考事務的能力，構建心智模型，獲得主動權。每天試著花幾分鐘時間思考一下當下應該要做什么和如何去做，并簡要地列出目錄，以便被臨時打斷思緒時能很快地回到當前的工作中。

依照筆者的經驗，有三個小技巧可以幫助辦公室人員提升專注力：一是選擇在個人精力充沛、辦事效率高的上午去做那些要求專注力高度集中的事項;二是辦公室人員要輪流接電話或接待，在接電話和接待的間隙可以處理一些無須特別專注的日常事務，如文件的整理歸檔等工作;三是和學生約定好辦事時間，盡量做到集中辦理。

（五）強化執行力

千談萬談，辦公室工作最重要最核心的一條就是要將工作落到實處。辦公室工作的特殊性決定了工作的多面性：在給領導參謀時，要盡可能地從不同立場多提供幾套方案，并將方案設置的緣由和有可能達成的目標和問題進行提前想象，越詳細越好;在上傳下達時，辦公室人員要及時準確地傳達到位，保質保量、按要求做好工作;在秘書工作方面，要有較強的文字功底能力，熟悉公文格式，能夠快速規范地寫出相關材料;在協調時，要有較強的社交敏感性，能夠認真傾聽，通過觀察當事人說話的語氣、面部表情和肢體語言及時地關注當事人的想法和感受，用當事人能夠接受的態度和語調去溝通協調;辦公室人員還應懂得規范的禮儀，在待人接物方面提升院系形象。

四、黑客化辦公方式的實施途徑

要想成為一個辦公黑客，擁有黑客化辦公方式，實現高效辦公和快樂辦公，筆者認為，可以從點燃工作激情、培養自身自省的能力和加強終身學習能力三方面做起。

（一）點燃工作激情

辦公室工作兼具體力勞動和腦力勞動的特點，以保證教學正常運行、為教學科研服務為目標開展工作。在很多人眼中，辦公室工作就是聽聽電話、催催材料，幫領導跑跑腿、送送文件，在領導的授意下蓋蓋章。日復一日干著同樣的沒有激情、不太受人尊重的工作，很難保持工作的熱情。2016年4月26日，習近平總書記在知識分子、勞動模范、青年代表座談會上講話指出：“勞動沒有高低貴賤之分，任何一份職業都很光榮?！鞭k公室人員不能因工種的不同而自慚形穢。誠然，作為一名辦公室人員，我們可能大事做不了，但可以從小事做起，從一點一滴的工作做起?！盾髯印ば奚怼吩唬骸暗离m邇，不行不至;事雖小，不為不成?！痹谄椒驳墓ぷ鲘徫簧?，辦公室人員同樣可以找到生命的意義。

喬布斯告訴世人激情來自何處：要想成就偉大的事業，必須鐘愛你的工作[5]。即使面對內容相同的工作，用具有創造性的方法來完成，這樣平凡的工作就會變得越來越有趣，效果也會變得越來越好，進而更深層次地激發工作的熱情[6]。日本知名暢銷書作家小山龍介在《整理的藝術》中如是說：“這世上沒有什么天生就具有創造性的工作，只有能讓工作變得有創造性的人?！弊寗撛煨缘墓ぷ鞣椒ê土己玫墓ぷ餍市纬闪夹匝h。在工作中不斷地體驗成功，就有了價值感，工作也就變得有樂趣了。這能激發自己要更加努力工作的欲望，點燃工作激情，打造激情工作的全新體驗。

（二）培養自省的能力

曾子提倡“吾日三省吾身”。辦公室人員要經常審視自己的工作，如在頭天晚上或是早上上班時思考如何通盤部署當天的工作，計劃要完成什么工作，有可能會碰到什么不在計劃內的事情，又該如何去應對等，思考得越詳細越好;下班前花5～10分鐘，在腦海中將當天所完成的工作整理一遍，對照工作計劃，看看有什么遺漏或是工作不到位需要改善的地方。辦公室人員還可以寫下每天工作的故事和感悟。一來用以反省，找出自己在工作中的優勢和劣勢，思考如何發揮自身的優勢，改進劣勢，尋求突破;二來也可以提升自己工作的成就感，增強自信心。雖然每天的工作瑣碎不起眼，但翻翻工作故事本，發現自己還是做了很多工作、做出過不少成績的，自己雖然工作崗位平凡，但也是對社會有用之才，從而提高工作積極性。

（三）加強終身學習能力

在這個瞬息萬變、知識大爆炸的時代，想不被時代淘汰、與時俱進，就需與時代變化的速度保持一致。培養終身學習的習慣并加強學習，才能讓自己緊跟時代步伐，立于不敗之地。隨著時代的變革，辦公室工作也得到了拓展和延伸，而其從原有的日常事務性工作為主向參謀職能為主的工作重心的轉變，對辦公室工作提出了更高的要求。辦公室人員只有通過學習，提升個人能力，才能更好地適應這種工作重心的轉變;通過學習，可以獲得靈感，創新工作方法;通過學習，可以利用新興的電子程序進行計算和管理，如學習EXCEL的VLOOKUP進行績效統計等數據方面的核算和分析;通過學習，可以借鑒他人成功的管理經驗改進自己的辦事方法。

高層管理人員要幫助員工構建學習平臺，為員工提供更多的培訓機會，加強員工在理論知識、技術操作能力以及素養等方面的培訓力度，確保每一位員工都能成為高技能、高素質的人才，并把這種技能和素養逐步運用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質量[7]。辦公室人員應積極主動地申請參加辦公室管理、辦公室能力提升、檔案管理、文秘培訓、信息化管理等相關業務培訓。最重要的也是最便利的提升方法就是工作之余的靜心閱讀思考。閱讀能提供給自己正能量的書籍，如《文秘》《公文寫作》《辦公室工作與管理》等專業書籍，提升文字處理能力和辦公室管理能力;閱讀如《整理的藝術》《高效的秘密》等工作方法方面的書籍，提升辦公室工作效能。閱讀不僅能讓辦公室人員從書中找到方法和技能，培養自己從多個視角看待和分析問題的習慣，改變自己的消極心態、保持積極樂觀心態，還能凈化心靈，撫平因工作壓力而引起的焦躁不安的心緒，更能提升辦公室人員的素養和氣質。

五、結語

黑客化辦公可以讓辦公室人員從繁忙的日常事務中脫身而出，遠離加班和拖延，讓辦公室人員有了更多的時間和精力做好領導的參謀助手，更高效地開展辦公室工作。

[參考文獻]

[1] 郝炯，程三寶.新形勢下高校二級學院辦公室建設的思考[J].大學教育，2017（6）：175.

[2] Baidu百科“黑客”[EB/OL].[2018-01-15]. https：//baike.baidu.com/item/%E9%BB%91%E5%AE%A2/118396？fr=aladdin.

[3] 曉山.什么素質的辦公室工作人員靠得住、有前途[J].領導科學，2018（1）：39.

[4] 曉山.什么素質的辦公室工作人員靠得住、有前途[J].領導科學，2018（1）：40.

[5] （美）卡邁恩.加洛.喬布斯的魔力演講[M].北京：中信出版集團，2015：31.

[6] （日）小山龍介著 周浩譯.整理的藝術[M].北京：世界圖書出版公司，2012：9.

[7] 韋新.辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].大學教育，2016（6）：186.

[責任編輯：劉鳳華]