基于財務共享模式下的企業費用報銷研究

徐金甜

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，企業競爭越激烈傳統財務模式弊端愈發顯現，現代企業經營管理對財務工作提出了更高的要求。費用報銷是業財會工作的重要組成部分，傳統費用報銷程序效率低、成本高、易出錯、透明度低，嚴重影響員工參與積極性。對于企業而言，無法進行及時有效的全流程管理，無法充分利用報銷數據，是企業管理中一大痛點。

本文以每刻報銷產品進行研究，從每刻報銷的服務模式與特點入手，探究其如何利用 SaaS 平臺解決企業報銷難題，分析其核心競爭力。利用財務共享體系，構建適應企業發展需要的財務平臺解決包括報銷在內問題，實現企業管理的降本增效，促進財務更好地服務于企業管理。

關鍵詞：SaaS；費用報銷；財務共享；每刻報銷

引 言

在企業信息化過程中，管理費用報銷往成為一個盲點，嚴重的時候就可能成為“水桶效應”中那塊最短的板。一個企業無論身處何種行業，其規模大小、實力強弱，管理費用報銷都是其需要解決的問題。費用報銷管理優化是企業降低成本、增加效率的重要方面，幫助企業優化運營、專注于核心業務，受到越來多企業的關注。

其SaaS（軟件即服務）作為云計算的一種形式，幫助企業變革管理模式，構建業財一體化財務共享體系，實現更大的收益。利用 SaaS云平臺建立財務共享服務中心，將易于標準化、能夠規范處理的報銷業務整合到一個系統進行記錄、處理，為此提供了解決方案。相比于企業獨立建立財務共享服務中心， SaaS云平臺成本更低、更加專業，企業無需前期投入，還可以共享其他先進的管理經驗，具有快速部署、經驗共享、費用低廉的優勢，幫助企業加強管理規避風險。

1公司概況

1.1 公司簡介

杭州每刻科技有限公司成立于2015年6月，是杭州的一家互聯網公司。作為中國領先的差旅及費用管理SaaS廠商，為企業提供差旅預定、費用報銷管理、全流程費用管控服務。

每刻科技專注于大中型企業的費用管理，主打產品是SaaS云產品“每刻報銷”，幫助大中型集團企業、大型跨國企業在建立或改善財務共享中心運營的過程中，將先進的費用管理理念和最佳實踐帶給企業，助其提升費用管理成熟度。到目前為止，有數十家大型的集團性企業選擇了每刻報銷，其中不乏像大華股份、亞士創能、亞廈股份、欣旺達、天合光能、蘇達美等優秀的上市公司。

公司運用云計算、大數據等先進技術，在企業費用管理領域不斷進行業務創新，旨在全面提升企業費用管理的能力，為企業的費用管理降本增效，“讓報銷不再煩惱”。

1.2 每刻報銷產品簡述

杭州每刻科技有限公司旗下的每刻報銷SaaS產品基于財務共享服務理念，聚合移動互聯網、云計算、大數據來解決大中型企業的費用報銷及管理問題，目的在于為企業提供專業、安全、便捷的費用管理方案。每刻報銷公司推出企業云報銷服務，通過生態鏈大循環全面提升報銷服務體驗，通過引入第三方消費平臺、企業內部管理信息系統、銀行和第三方支付平臺等來降低企業費用采購成本，提高費用采購和審批審核的效率。

每刻報銷產品主要為中小企業提供消費、報銷、審批、財務審核、出納支付、入賬以及費用分析和管理環節服務，解決報銷問題。每刻報銷的功能包括提供普通的對私報銷、對公報銷和事前申請等項目。目前每刻報銷已經與多家知名互聯網公司和銀行簽訂合約，包括滴滴出行、攜程商旅、招商銀行、中國銀行等，共同為企業提供更加快速便捷的報銷服務。

1.3 每刻報銷戰略定位

每刻報銷主要服務于管理維度更為復雜、管理要求高的大中型企業集團，每刻能針對不同企業的具體情況 ，在平臺上通過配置來滿足相應的報銷審批流程、費用管理及核算要求。每刻報銷平臺目前服務于30多家大中型企業，其中有多家上市公司及 “走出去 ”的企業集團 ，客戶包括大華股份 、賽伯樂投資、海利生物、納思教育、實創裝飾等等。

每刻深知企業客戶在報銷方面的需求和痛點，洞悉行業發展趨勢變更。每刻針對不同行業、管理模式的大中小企客戶，提供基于不同消費場景、符合費控規則、滿足企業偏好的專業產品和服務，幫助企業實現智能費控，直接降低企業采購成本，同時讓費用合規透明，最終為企業增效降本，達成可觀的系統使用收益。

每刻報銷旨在 “讓有信用的人報銷更快 、更方便 ”。每刻科技的首創——信用體系將會對企業的報銷帶來革命性變化，中國將進入“全員自覺、規范報銷”的新模式。解決在傳統報銷模式中，員工與財務經常因合規性，溝通不足或信任缺乏而導致報銷流程冗長、過程體驗差的痛點。每刻力于全面提升企業費用管理的能力，為降本增效。

2 每刻報銷產品模式

2.1 事前（消費申請+預算申請）

每刻報銷軟件不僅連接了企業內部各個系統而且還連接了外部的各個平臺。報銷平臺已經與企業內部主流的 ERP 系統完成了對接，例如 NC 系列，金蝶 K3，EAS，Oracle，SAP 等財務軟件，而且還與差旅出行的平臺實現對接，例如攜程，滴滴，高鐵管家等第三方差旅出行消費平臺。

企業員工在準備差旅出行前，首先在每刻報銷軟件中輸入身份信息和出差地點信息進行差旅申請；之后，待申請通過后，即可在實現對接的消費平臺上進行飛機票、火車票以及酒店的預定，從而完成差旅的事先預定。在提交差旅申請和預定時，平臺會根據相應企業的執行體系自動實現行程管理、差旅管理和預算鎖定。

這就實現了用云平臺系統來幫助企業進行完成消費申請和預算申請，大大減輕了財務人員人工操作的困難，提高了財務人員人工操作的效率。

2.2 事中（預定采購+費控規則）

在每刻報銷軟件中提交消費申請，鎖定預算申請之后，企業員工出差可以

直接從每刻報銷軟件中進入第三方消費平臺消費，或者可以通過商務卡來進行

消費，因為報銷軟件與主流的網銀或資金系統（如招商銀行、CBS、九恒星等）

全面打通對接。

消費完成后這些金額數據會自動同步導入軟件中，保障了這些消費數據的透明、真實、有效，同時企業還可以時刻關注員工的差旅消費是否在既定的預算之中，防止企業員工弄虛作假。報銷平臺還將相應企業的差旅及費控規則內化于軟件系統之中，因為不同的企業實施不同的費用執行體系，企業一般利多維費控原則，根據時間的維度、城市的維度、職位的維度等不同費用類型制定相應的預算標準。

因此系統在處理所有的報銷流程和費用時都可以標準化起來，盡量減少企業因溝通產生的內耗，提高企業內部管理效率，減輕財務的工作壓力，提升了員工報銷費用流程的透明化，也能讓員工對自己的報銷行為有了更多前置的了解。

2.3 事后（費用報銷+費用標準控制+預算扣減）

企業員工差旅結束后進行費用報銷時，在軟件的費用列表中勾選所需費用，然后創建報銷單，同時系統可以自動為員工計算補貼。

員工進行差旅費用報銷時，系統會自主與報銷申請單關聯，根據企業的差旅初始時既定的預算額度與費控規則對員工出差的消費數據進行預算的校驗與費控規則的校驗，然后進行成本的分攤，輔助核算具體的每筆差旅費用。之后，每刻報銷軟件會將相關的差旅報銷費用自動導入企業的財務系統中，財務人員就通過系統進行業務審批和財務審核，大大提高審核的效率。最后，通過財務審核的報銷單，授權企業出納人員對報銷款實現批量支付，自動完成支付憑證的生成。

同時，企業也可以通過系統中報表模塊，直接與支付憑證對接，而且 SaaS云平臺天然就是一個大數據平臺，系統中會記錄所有的費用數據，企業管理者可以獲取全面的費用數據來進行報表的分析。

員工差旅費用報銷實現了自動一體化全流程費用報銷管理，提高財務審批審核的效率，同時也縮短了財務審批的周期，優化了企業內部管理的結構，為企業節省了經營管理成本，提升了企業經營管理的效率。

3 每科報銷產品特點

3.1 完善全流程管控

報銷系統通過對報銷全流程的有效管理并與企業現有財務系統、預算系統相結合，幫助企業提高費用報銷及資金支付效率，降低運營和管理成本。

系統幫助企業梳理和建立完善的費控體系，實現經常性費用、專項費用的報銷流程優化改造。全流程管控主要分為對公業務流程管控、對私業務流程管控兩大類。對私業務實現了從采購申請、合同審批開始，到發票信息收集、關聯供應商的對公付款、審核支付，最后進行費用分析的全流程管控；對公業務實現了從出差借款申請、預訂機票酒店，到發票信息收集、關聯客戶和項目的費用報銷、審核支付，最后生成記賬憑證的全流程管控，實現點、線、面、體的立體全面管控。

3.2 實現多維費用控制

費用控制一直是許多企業頭疼的問題。住宿和交通的成本控制比較復雜，手工檢驗的成本較高。在大型企業業務、眾多子公司、眾多差旅人員的情況下，很難對不同級別、不同項目、不同部門的差旅人員進行精細化管理。報銷平臺的多維收費控制功能，可以從多個方面對管控進行微觀管理，從根源上保護企業的政策要求，幫助企業實現差旅標準的自動控制與驗證。多維費控功能是基于時間的維度、城市的維度及職位的維度，根據不同的費用類型制定標準，實施平面級管控。對于出差陪同人員，平臺也設置了多種費控標準，滿足精細化管理需求。

針對費用額度，報銷系統支持費用關聯申請，以及實時費用與申請費用的互相鎖定，通過消費申請進行額度管控。員工編輯費用報銷時，可添加關聯申請，進行額度管控，實現費用報銷全程監控，違規費用自動告警，縮短報銷審核周期[5]。

3.3 做到公私分明

報銷平臺支持在對公報銷單據和個人報銷中分攤費用，實現精細化核算。以業務招待為例，填寫完報銷單提交后，選擇費用分攤，系統會根據設定的報銷標準，分析業務招待所屬部門、人員職位、人員級別等信息，自動計算企業與個人所需要承擔的比例與金額，提高了財務部門核算的效率。

部分企業存在私車公用的情況，其目的在于節約資金，但其中涉及到補貼問題。補貼缺少可靠依據，使得私車公用補貼問題難以解決。報銷系統的私車公用功能則解決了這一問題——員工在系統中選擇出發和到達時即可自動獲取行駛路徑和里程數，作為第三方平臺依據，根據公司補貼政策可以自動計算出私車公用金額。

3.4 提升財務信息安全性

作為企業風險規避體系中的重要組成部分，財務共享中心的建設不僅極大地提升企業自身的財務信息利用效率，還有利于提升企業財務信息的安全性。隨著財務共享平臺的建設，使得原本低效的財務信息收集和利用流程發生了翻天覆地的變化，也在很大程度上促進了企業的業務發展。由于服務端（財務共享中心）和客戶端（成員單位）相互獨立，使得財務信息的安全性和準確性能夠得到切實保障。

4 每刻報銷產品問題

4.1 業務流程尚未標準化

每刻科技建設財務共享平臺的初衷是為了節約成本以及對業務提供服務和支持從而達到提高客戶企業運營效率的目的。每刻科技在共享中心初建期為了能把客戶公司并入到共享中心來從而獲得客戶提供的服務費，一開始就會跟客戶簽協議，服務質量必須高，財務處理速度必須快，這時候的財務共享中心更像是一個數據加工工廠或者代理記賬公司。但是，財務共享建設前期需要對業務流程進行梳理和流程標準化再造。財務共享中心真正的價值是提高企業運營效率而不僅僅只是對業務提供高質量的服務。所以要在集團快速并購之前就把能完成業務標準化和流程再造，這樣才能從容接納后面新接進來的公司。

4.2 信息系統整合程度不高

每刻報銷系統集中處理那些原分散在不同業務單元的財務核算業務，其需要通過信息化平臺向業務單元提供跨地區和跨部門的服務，為了保證及時有效地提供服務，一套整合程度高的財務信息系統顯得尤為重要。在財務共享服務模式下，系統要處理大量的業務數據，并將其轉換為財務數據，財務數據、業務數據必須能夠在各系統間實現及時地流轉和交互，以達到數據的共享共用，否則會極大降低運營效率和財務共享服務的實施成效。因此，財務共享服務模式下的信息系統，不僅要財務系統間、業務系統間關聯和數據交互，實現縱向一體化，而且要財務與業務的系統關聯和數據交互，實現橫向一體化。

4.3 會計信息化人才匱乏

由于財務共享是整個信息時代的一場轉型和變革，財務共享中心并沒有完全普及，很多人還處于摸索的狀態。市場上既懂會計業務又懂信息化的復合型人才相對匱乏。尤其是既能夠了解企業的管理流程同時又對整個信息系統的運行、規劃、維護、控制、管理把握很準的高級復合型人才非常匱乏。比如SAP顧問這樣的崗位，市場上這樣的人才的供給和輸出并不多。人才的匱乏造成財務和IT之間溝通與合作起來困難，IT人員無法對業務進行快速響應從而對業務起到支持作用。財務業務流程的再造和變革跟信息化的變革無法同步。

5 研究總結

本文通過對每刻科技旗下 SaaS云端報銷系統每刻報銷研究發現，在信息化技術快速更新發展，財務人員專業素質提高，企業模式轉向財務共享中心的潮流下，現代企業通過規范管理標準，改變管理模式，推動流程再造，從而構建業財一體化模式下的財務共享中心。企業結合自身實際情況，梳理公司業務流程，將業務數據與財務整合分析，構建異構共享的數據庫系統，實施公司財務與業務系統的對接與多系統間信息的共享，從而提升企業經營管理效率，增強企業核心競爭力，促進企業價值最大化實現。

參考文獻：

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