食品公司存貨內(nèi)部控制研究
——基于YH 食品公司存貨管理

王桂桂

一、引 言

存貨作為企業(yè)流動資產(chǎn)的一部分，從短期看，存貨直接影響企業(yè)的利潤，而從長期來看存貨關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，因而加強(qiáng)對存貨的管理問題就變得越來越重要，建立健全存貨的內(nèi)部控制制度也迫在眉睫。存貨內(nèi)部控制體系的建立一方面使得公司庫存的管理更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)，能夠進(jìn)行有效的成本控制，獲得企業(yè)的競爭優(yōu)勢。另一方面可以加快存貨周轉(zhuǎn)率，保證庫存安全，加強(qiáng)企業(yè)運(yùn)營能力，實(shí)現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展。

YH 食品公司作為食品制造行業(yè)，對于存貨采購周期的時間性要求較高，生產(chǎn)環(huán)節(jié)多,存貨容易混淆，管理繁雜，對內(nèi)部控制的環(huán)境要求比較高。食品制造行業(yè)的存貨管理方面具有特殊性質(zhì)，在采取內(nèi)部控制時必須差別對待。因此企業(yè)應(yīng)該以內(nèi)部控制相關(guān)概述為依據(jù)，對企業(yè)存貨的管理重要性進(jìn)行分析，發(fā)揮內(nèi)部控制在存貨管理中的關(guān)鍵作用。對于企業(yè)存貨的內(nèi)部控制研究，需要明確企業(yè)的研究現(xiàn)狀，以及指出企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題，并且針對問題提出解決措施。

二、存貨內(nèi)部控制理論概述

（一）存貨內(nèi)部控制相關(guān)概念界定

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)為管理好存貨，針對存貨收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷與各環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，事先制定的一套相互牽制、相互驗證的內(nèi)部控制制度。企業(yè)制訂存貨內(nèi)部控制的目的在于保障存貨資產(chǎn)的完整以及加速存貨資金的周轉(zhuǎn)。

（二）存貨內(nèi)部控制內(nèi)容

存貨內(nèi)部控制包括采購、驗收入庫、倉儲、出庫、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)，具體不同環(huán)節(jié)內(nèi)部控制內(nèi)容如下：

（1）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

合理使用訂貨單是存貨采購環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)部控制的一項基本措施，其總體目標(biāo)是所有的交易都已經(jīng)獲得了適當(dāng)授權(quán)與批準(zhǔn)。訂貨單應(yīng)當(dāng)預(yù)先連續(xù)編號，此外，對訂貨單還應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行清點(diǎn)。

（2）驗收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

合理使用驗收單是存貨驗收環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)部控制的一項基本措施，其總體目標(biāo)是所有收到的貨物都已得到準(zhǔn)確的記錄。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)驗收貨物。

（3）倉儲環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

存貨倉儲環(huán)節(jié)相關(guān)的內(nèi)部控制的總體目標(biāo)是確保與存貨實(shí)物的接觸必須得到相關(guān)管理層的批準(zhǔn)和認(rèn)可。企業(yè)應(yīng)當(dāng)使用適當(dāng)?shù)拇鎯υO(shè)施，避免存貨受意外損壞而造成企業(yè)損失。

（4）出庫環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

合理使用裝運(yùn)單是存貨出庫環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)部控制的一項基本措施，其總體目標(biāo)是準(zhǔn)確記錄所有的裝運(yùn)。裝運(yùn)單應(yīng)當(dāng)預(yù)先編號并且定期進(jìn)行清點(diǎn)。

（5）盤點(diǎn)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

存貨實(shí)地盤點(diǎn)相關(guān)的內(nèi)部控制通常包括：制定合理的盤點(diǎn)計劃，確定合理的存貨盤點(diǎn)程序，配備相應(yīng)的監(jiān)督人員等。

三、YH 食品公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題分析

（一）YH 食品公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀

YH 食品公司，是河南YH 食品有限公司在豫西地區(qū)建立的一個生產(chǎn)基地。位于洛寧縣產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)內(nèi)。主要產(chǎn)品有水餃、湯圓、手抓餅、春卷等產(chǎn)品。YH食品公司現(xiàn)有存貨內(nèi)部控制制度未將整個公司形成一個價值創(chuàng)造的鏈條。具體體現(xiàn)在存貨采購流程不完整、存貨驗收環(huán)節(jié)存在缺陷、存貨實(shí)物保管措施不當(dāng)以及存貨盤點(diǎn)清查工作形式化四個方面。

（二）YH 食品公司存貨內(nèi)部控制存在的問題

1、存貨采購流程不完整

存貨的采購在存貨內(nèi)部控制中起著關(guān)鍵性的作用。目前YH 食品公司存貨采購流程如下圖1，流程不夠完整，主要體現(xiàn)在存貨采購預(yù)算體系不夠嚴(yán)密導(dǎo)致存貨積壓嚴(yán)重，存貨采購未經(jīng)合理相關(guān)授權(quán)審批等。第一，所需的原材料中如糖桂花、豆沙復(fù)合料、牛肉等具有季節(jié)性的原材料在市場需求突然上升時，公司在未經(jīng)過合理預(yù)算的前提下購進(jìn)原材料，沒有考慮市場需求以及企業(yè)生產(chǎn)狀況進(jìn)而導(dǎo)致采購結(jié)構(gòu)以及采購數(shù)量不合理。在市場不景氣的情況下采購數(shù)量過多造成存貨周轉(zhuǎn)率低，存貨積壓，加大公司營運(yùn)成本，減少公司營利。第二，YH 食品公司的采購人員為提高工作效率，未經(jīng)過相關(guān)授權(quán)審批。此外，YH 食品公司采購計劃人員和采購人員分工不明，采購缺乏審批流程，采購員與供應(yīng)商聯(lián)系密切，采購原材料超出訂單所需采購量過多，存貨過多增加倉儲成本，而且有時采購時間過長，信息在企業(yè)傳遞比較慢，工作人員會出現(xiàn)記錄錯誤，這也是采購流程中的一個缺陷。

圖1 YH 食品公司采購流程圖

2、存貨驗收環(huán)節(jié)存在缺陷

存貨驗收環(huán)節(jié)過程中驗收人員應(yīng)當(dāng)比較所收貨物是否與訂購單上相符合,如貨物的到貨時間，數(shù)量等，最為關(guān)鍵的是檢查貨物是否有所毀壞。YH 食品公司在存貨驗收入庫環(huán)節(jié)中采購人員身兼多職，既負(fù)責(zé)原材料的采購，又負(fù)責(zé)原材料的驗收入庫。只有采購人員在存貨入庫時上交入庫單，而驗收人員未親自到現(xiàn)場檢查存貨狀況是否完好。此外也未設(shè)立專門的人員去核查原材料的價格是否真實(shí)、供應(yīng)商是否可靠。而且在存貨驗收入庫過程中少了許多監(jiān)督的環(huán)節(jié)，缺少采購訂單、確認(rèn)報價單以及送貨單等憑證，事后出現(xiàn)問題時不能明確的追究責(zé)任，導(dǎo)致入庫驗收環(huán)節(jié)時間過長，不能及時的進(jìn)行生產(chǎn)、按期交付客戶的商品需求，致使YH 食品公司信譽(yù)和利益受損。

3、存貨實(shí)物保管措施不當(dāng)

存貨的保管控制主要是對存貨儲存和存貨安全、存貨使用效率進(jìn)行相應(yīng)的控制。良好的存貨實(shí)物保管措施，不僅能夠規(guī)范倉庫保管人員工作，也能提高存貨倉儲內(nèi)部管理人員的內(nèi)部控制意識以及保證倉庫存貨的安全，也能夠為公司管理更好的經(jīng)營服務(wù)。

YH 食品公司作為特殊的食品企業(yè)，存貨實(shí)物倉儲保管制度不完善。具體表現(xiàn)在公司存貨種類繁多，并未采取分倉保管的方式如將原材料、半成品和產(chǎn)成品按照不同的存放環(huán)境分開存放，也未安排指定人員專門管理，并對相關(guān)保管人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膷徢芭嘤?xùn)。在存貨實(shí)物保管過程中，YH 食品公司相關(guān)工作人員不但不熟悉其保管流程，也不了解存貨的特殊存放條件如產(chǎn)品所需原材料牛肉和糖桂花以及產(chǎn)成品春卷、餃子等各自需要的貯藏溫度，進(jìn)而造成非生產(chǎn)性損耗。此外YH 食品公司管理層尚未形成一個重視存貨實(shí)物管理安全的理念，雖然有固定的日常巡檢制度，但實(shí)施力度不夠，缺乏強(qiáng)有效的后續(xù)跟進(jìn)和監(jiān)督。

4、存貨盤點(diǎn)清查工作形式化

盤點(diǎn)清查工作對維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整性、準(zhǔn)確性，以及及時發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，處理問題，改進(jìn)工作方面都有著相當(dāng)重要的意義，而且也為會計信息匯總歸集的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。公司對存貨盤點(diǎn)清查的控制監(jiān)督，應(yīng)由相關(guān)人員至少于一個會計年度期限內(nèi)進(jìn)行實(shí)際存貨盤點(diǎn)，用以檢驗是否賬實(shí)不符。

YH 食品公司對于存貨的盤點(diǎn)清查工作缺乏明確的規(guī)章制度，以及對存貨盤點(diǎn)清查人員的考核和激勵制度，導(dǎo)致存貨盤點(diǎn)清查人員工作不及時、不到位。而且存貨盤點(diǎn)清查人員的盤點(diǎn)工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，如盤點(diǎn)日期和盤點(diǎn)方法選擇隨意化，在盤點(diǎn)過程中經(jīng)常敷衍了事，未真正記錄YH 食品公司存貨狀況，導(dǎo)致存貨信息失真，影響公司財務(wù)報表的真實(shí)性，以至于很難及時發(fā)現(xiàn)驗收入庫、出庫、存貨管理過程中的問題。

四、YH 食品公司存貨內(nèi)部控制問題的解決對策

（一）加強(qiáng)存貨存量信息追蹤及預(yù)算分析

YH 食品公司應(yīng)以自身經(jīng)營特點(diǎn)出發(fā)，加強(qiáng)對存貨儲存控制和監(jiān)督來進(jìn)行合理預(yù)算。確定合理數(shù)量的存貨，勤進(jìn)少購，避免存貨積壓資金流動不暢，此外公司內(nèi)部應(yīng)借助現(xiàn)代存貨管理措施，以便及時了解存貨數(shù)量的變化來確定合理的進(jìn)貨時間和進(jìn)貨數(shù)量。存貨存量信息追蹤分析的加強(qiáng)一方面可以避免受市場跟風(fēng)采購的影響，避免因為沒有考慮公司資金的實(shí)際承受能力而造成采購原材料過量，入庫儲存時間加長，存貨庫存成本增加，資金嚴(yán)重緊缺的情況，進(jìn)而影響到公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的進(jìn)行。另一方面可以使存貨管理控制嚴(yán)格化，避免出現(xiàn)公司內(nèi)部采購人員因為對存貨庫存信息掌握不及時或過于高估市場需求量而導(dǎo)致對企業(yè)存貨需求的預(yù)測比實(shí)際需求量要大得多的情況。

（二）建立健全存貨驗收內(nèi)部控制制度

企業(yè)作為一個風(fēng)險組織，企業(yè)管理就是風(fēng)險管理，風(fēng)險管理中要運(yùn)用內(nèi)部控制制度。YH 食品公司應(yīng)當(dāng)以自身具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)為依據(jù)，設(shè)計有效的存貨驗收內(nèi)部控制制度。在驗收入庫環(huán)節(jié)建立不相容職務(wù)分離制度來優(yōu)化設(shè)計、有效執(zhí)行控制活動。驗收部門應(yīng)該由公司的高層管理人直接領(lǐng)導(dǎo)，獨(dú)立承擔(dān)食品質(zhì)量生產(chǎn)職責(zé)，同時督促企業(yè)各部門執(zhí)行食品質(zhì)量規(guī)范。驗收部門作為公司產(chǎn)品的把關(guān)員，不僅要把關(guān)食品在生產(chǎn)線上的質(zhì)量監(jiān)督，還要在原材料存貨的驗收入庫、出庫、報廢、成品入庫、運(yùn)輸和銷售出庫的一系列控制關(guān)卡上切實(shí)履行職責(zé)。在每一個存貨安全的關(guān)鍵控制點(diǎn)上，驗收人員都不可缺少。驗收部門工作人員應(yīng)秉承著對工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，運(yùn)用專業(yè)知識，合理準(zhǔn)確的考核每一件成品的合格率。

（三）加強(qiáng)對相關(guān)人員的崗前培訓(xùn)

存貨是保障企業(yè)生產(chǎn)流程正常運(yùn)作的血液，作為日常控制存貨進(jìn)出、質(zhì)量養(yǎng)護(hù)和保管的倉庫則是控制存貨血液可持續(xù)發(fā)展的重要器官。YH 食品公司原材料食材存貨數(shù)量巨大，類別繁多，公司在倉庫日常收、發(fā)、存的管理活動中需要制定清晰、高效的流程管理規(guī)定。要對驗收保管環(huán)節(jié)相關(guān)的工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對特殊存貨潛在風(fēng)險的認(rèn)識。同時應(yīng)該加強(qiáng)保管相關(guān)人員的學(xué)習(xí)，樹立風(fēng)險管理意識。公司可以采用引入合適的存貨管理辦法，通過對原材料食材價值、保管要求的高低分類別，強(qiáng)調(diào)高價值存貨的重要性以來提高倉庫相關(guān)人員對于特殊存貨的保管，以便更好的使倉庫相關(guān)工作人員合理使用存貨分類管理方法，優(yōu)化存貨倉儲管理的同時提高經(jīng)營管理效率。

（四）定期開展盤點(diǎn)清查工作

企業(yè)單純的實(shí)施存貨內(nèi)部控制制度是不夠的，還要對存貨的內(nèi)部控制活動進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)時披露存貨內(nèi)部控制的信息，做到真正的內(nèi)部監(jiān)督，保證企業(yè)信息的及時性和真實(shí)性。定期的盤點(diǎn)清查工作也屬于內(nèi)部監(jiān)督的一部分，YH 食品公司負(fù)責(zé)盤點(diǎn)的有關(guān)人員在進(jìn)行盤點(diǎn)前要明確自己的職責(zé)，事先做好準(zhǔn)備工作。存貨盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉庫管理人員以及獨(dú)立的會計記賬人員和存貨的保管人員共同進(jìn)行。存貨管理部門應(yīng)有序地放置存貨并保證盤點(diǎn)記錄的完整，及時報批和處理盤虧、盤盈存貨。倉儲管理部門應(yīng)通過檢查、盤點(diǎn)等方式，全面掌握了解存貨的情況。財務(wù)部門與倉儲管理部門應(yīng)結(jié)合盤點(diǎn)清查結(jié)果對存貨的庫齡進(jìn)行分析，確定是否需要計提存貨減值準(zhǔn)備，報相關(guān)的部門審批后，才可進(jìn)行會計處理，并附相關(guān)的書面記錄資料。此外存貨盤點(diǎn)工作一方面要核對存貨實(shí)物的數(shù)量是否與相關(guān)賬簿記錄相符，另一方面也要關(guān)注實(shí)物的質(zhì)量是否有明顯的損壞。

五、結(jié)束語

經(jīng)過對YH 食品公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析，分別從采購、倉儲、驗收、盤點(diǎn)環(huán)節(jié)借鑒現(xiàn)有的研究成果并結(jié)合企業(yè)實(shí)際的存貨管理實(shí)踐，對企業(yè)存貨內(nèi)部控制進(jìn)行較為系統(tǒng)的研究。對這一系列問題的探討和研究，不僅對YH 食品公司有著深遠(yuǎn)的意義，對于同類型的餐飲企業(yè)也有很好的借鑒作用。

食品的質(zhì)量決定了企業(yè)的命脈，食品企業(yè)只有生產(chǎn)高質(zhì)量的食品才能樹立品牌，獲得品牌效益，長遠(yuǎn)健康的經(jīng)營下去，企業(yè)一旦食品質(zhì)量出現(xiàn)了問題，會給公司帶來巨大損失，嚴(yán)重的會導(dǎo)致企業(yè)難以經(jīng)營下去，因此公司要格外關(guān)注存貨的內(nèi)部控制管理。YH 食品公司作為食品公司中的成長型企業(yè)，應(yīng)重視企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對企業(yè)內(nèi)部控制研究的加深，企業(yè)內(nèi)部控制制度也處于一個動態(tài)發(fā)展的過程，YH 食品公司為適應(yīng)時代的潮流，在企業(yè)競爭中取得優(yōu)勢地位，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況不斷完善內(nèi)部控制制度。