醫院門診退費審計之初探

丁菡容 吳靜 劉海蓉

近幾年，醫院的收入日漸增多。雖然醫院退費與業務收入相比，不值一提，但是許多關于醫院的經濟案件，是利用退費內控的缺失，如偽造退費單據或系統漏洞，進行虛假退費，造成了經濟損失。退費是醫院資金內控的重點，于是內審以此為切入點，實施了專項審計。

一、審計簡要實施

退費屬于醫院收入的一部分，因此審計以醫院財務收入為基礎，以退費程序為重點，重點關注了醫院門診退費的合規合法，貨幣資金的安全性情況。審計組到門診收款處、門診藥房、信息科、臨床科室等地方進行信息系統退費程序基本了解，并模擬患者身份對退費的流程進行了測試。另外調取相關憑證，對退費的執行情況進行審核。

二、退費的內部控制審計

（一）退費制度的內控情況

醫院有無健全完善的退費制度。有些醫院在管理制度上缺失，僅按照習慣做法給患者退費。或者是建立了退費制度，但是內容簡單陳舊，或者框架較粗，不能適應現狀需要。

（二）退費中需要HIS系統中程序的控制

醫院的收入逐年上升，同時退費的業務量增大，三甲醫院至少每天有百筆退費業務，因此需要在HIS系統中退費程序進行控制。在退費程序中，退費審批、收款、臨床醫護人員、項目執行科室、藥房等，各有自己的退費權限，并擁有相互制約、相互控制，不能有任意一方隨意在系統內退費。財務、審計人員可以通過信息科在HIS系統中查找退費信息，進行監督與分析。

（三）退費過程票據的控制

根據規定，所有退費必須有當時支付款項的票據作為憑證。為了防止偽造憑證，各控制節點的人員均須在上面簽字。例如大夫要填寫退費的原因并簽字，病人確認退費簽字等等，藥房人員還要在退藥單中簽字。如果超出了退費的限額，需要財務主任、院長審批才能符合要求。每日的退費憑證隨同收入的報表等同時報送財務科，進行審查做賬，審核簽字是否齊全，是否履行了相應的程序，有無代簽冒簽現象。

通過HIS系統及人工票據的雙重內部控制，來有效保證了資金的安全。

（四）系統外人工退費。

患者掛號一旦科室執行確認后，但還未實際就診的情況下，無法實行系統內退費，只能進行系統外人工退費;患者門診大病的隔日的部分費用退費，HIS系統無法實現，只能實行系統外人工退費。另外，系統的不穩定，也可能造成系統外人工退費。系統外人工退費要填寫申請明細，醫護人員寫明退費的原因，執行科室簽字，收款人員寫明人工退費的原因，由收款處負責人審核，收費人員退費。

三、退費的原因分析

通過查閱憑單，發現患者退費的原因主要有：患者拒用、去世;醫務人員開方過大，開單項目重復;收費人員的誤收錯收;藥房無貨;設備故障無法治療檢查;系統原因。審計發現，退費業務量的三分之二在掛號退費，主要原因是由于自助掛號及網上預約掛號啟用，由于患者醫學信息少，并且對醫療機構的臨床科室設置不熟悉，掛錯科室，造成大量退號，加大收費人員的工作量。

四、退費過程中發現的問題

（一） 舊退費制度不符合發展的要求。舊制度的流程程序與實際不符，如實際僅需開退藥的電子處方扔開紙質方;制度上也未區分病人是否拿藥兩種情況的退費程序等;一卡通的清卡的流程未體現等等。

（二） 退款渠道問題。患者在門診使用自助機銀行卡消費后進行退費的，醫院退還的方式是現金，未能執行原路返回的原則。

（三）HIS系統內退費控制不完善。

1.部分的護理、檢查的收費，未能實行電子醫囑。仍舊是科室使用紙面收費通知后，再由收款處在HIS系統內進行劃價、收款。大大降低了收費人員的工作效率和質量，容易造成退費的增加。

2.部分檢查項目在HIS系統內處于“已繳費、未執行”的狀態。

在HIS系統中部分的檢查治療項目，如果系統內沒有電子患者已繳費，項目已執行，但系統中仍舊處于未執行的狀態。容易造成退費時無執行部門的審核，出現漏洞。退費時，收款人員在HIS系統內無須執行部門撤銷“已執行”操作，便可以自行退費，內控薄弱，也減弱了財務人員和審計人員的監督。

（四）退費理由寫的不詳細，僅寫“請退款”字樣或者不寫原因僅簽字。醫院無法進行分析退費原因，發現問題所在，提高管理水平。

五、審計中提出的建議

（一）建議修訂新的退費制度，進行公開發布，全院培訓，以適應新形勢發展的需要。

（二）退費實行原路返回的原則。

（三）健全HIS系統的退費功能，實行電子醫囑，電子申請單，分清責任權限，在系統中相互控制，相互監督。

（四）針對掛號退費的業務量較大。建議自助機能增加退費功能，同時加強志愿者的培訓，為醫院分診發揮作用，減輕收費人員的工作量。

退費需要多部門的配合，共同規范，需要大夫和患者溝通良好，需要門診分診為患者提供幫助，需要信息系統的支持，需要藥品保障有貨，也需要財務、審計的監督。大家共同努力，才能減少并規范退費。（作者單位：青島市中心醫院）