科研院所集中采購實施

楊凱

隨著我國科研形勢的發展，科研院所拿到的科研項目越來越多，采購任務越來越重，集中采購部門如何提高科研院所采購工作效率，按時完成采購任務成為當務之急。

不同于國有企業集中采購，企業普遍注重投資成本和經營利潤，對采購物資價格非常敏感，集中采購目的在于實現利潤最大化降低生產成本，提高其在市場的競爭力。且采購物資多為標準原材料、通用儀器設備，品種單一，采購量大，采購流程簡單，采購周期短。

大型科研院所采購門類眾多（有標準產品、非標設備、加工服務、研發、工程施工、安裝調試、試驗論證、技術服務等），技術復雜、質量要求高、采購金額大、采購周期長、采購牽扯人員眾多、計劃性差等特點，會給集采工作帶來比較大的困難，這種情況決定了科研單位采購管理的復雜性。

一、成立集采背景及作用：

（一）背景

新時代背景下為落實國家規范政府采購行為，加強反腐倡廉建設要求，以適應內外部形勢需要，進一步貫徹黨風廉政建設，保持院所健康持續穩定發展。

（二）作用

規范采購行為，防范采購風險;為科研一線人員節約大量用于采購的時間，技術人員可以更專注的從事科研工作，為管理部門減負;監督合同進度、控制合同變更、掌握支付情況和采購文件資料的收集、歸檔;采購數據的及時準確統計;實現倉儲最小化，提高倉儲空間利用率，降低倉儲成本;實現規模采購，提高議價能力，體現規模效益。

二、初期集采實施過程中會遇到的常見問題

（一）管理體系存在的問題

集采成立初期，如由未建立適應集采的新體系，集中采購部門與二級需求部門溝通不暢、職責不明確，從而引發各種矛盾問題，不同程度地影響著集中采購部門正常運轉和院采購順利進行。

同時集中采購部門內部管理流程如未及時建立，會造成各科室職責接口不清，管理上比較混亂，給集采實施帶來諸多不便。

（二）人員配置不足，綜合素質水平偏低

集中采購部門內設機構和崗位設置，既要堅持精簡高效的原則，也要充分認識到當前科研院所采購數量大、品種雜、任務緊的現狀，做好采購的人力資源配備，這也是做好集中采購工作的必要條件。

（三）臨時采購計劃過多

科研院所在進行預研和新設備研制時，通常是一邊摸索邊調整、邊生產邊試驗的過程，根據摸索、試驗測試的結果隨時調整設計。這種情況就需要決定了采購任務經常面臨著不確定性和臨時性新增。此情形下臨時采購任務根本沒有規律的采購周期，集中采購部門接收的全部為臨時采購計劃，隨來隨買，無法形成年度或季度計劃，不利于集采有計劃、有步驟的實施。

三、針對突出問題改進的方法與策略

（一）更新體系制度，適應集中采購要求

“無規矩不成方圓”，采購管理的規章制度是集中采購工作的指導準則。按照管、辦、用分離的原則，在內部推行管理、采購、使用三者分離的新型管理制度，需要及時更新機制，完善內部采購工作的各項管理體系，使得流程更加科學規范，避免集中采購部門質量控制、進度控制的失控，削弱了科研院所采購風險控制能力，提高集中采購工作的效率。

按照國家相關法律法規為藍本作為依據，結合科研院所特點及現有規章制度、程序文件，集采成立初級階段應籌備編制相關流程（如：集中采購流程、計劃申報流程、招標采購流程、競爭性談判采購流程、詢價采購流程、合同簽訂及執行流程、出入庫流程、到貨驗證流程、協議供貨流程、施工和服務合同管理流程等），并根據初期階段集采實施情況進行優化，使集采工作正朝向規范化、程序化發展。

（二）提高采購隊伍業務素質，提升人員工作能力

鑒于集中采購部門面臨繁重的工作任務，為確保集采工作順利展開，完成采購任務，根據往年采購工作量，調整將人力配置，同時通過在內部調配和社會公開招聘方式吸收有經驗采購人員，迅速擴充采購隊伍，以適應采購工作需要。

雖然隊伍補充了，但人員業務水平和工作能力素質水平不高也是目前比較突出的問題。集中采購部門在專業化采購隊伍建設上不但要有量的變化還要有質的提升。這就需要不斷加強員工業務培訓，加快了員工的成長，提高業務能力。建議定期組織召開采購例會，總結采購經驗，增加溝通交流。通過例會，比較全面地掌握采購信息;加強員工之間的溝通交流，互相學習，取長補短，少走彎路，增加全體采購人員的實踐經驗。

同時注重加強員工的道德教育，引導從業人員樹立正確的價值觀、人生觀，廉潔自律、以身作則，嚴格職業操守。逐步鍛煉一支求真、敬業、奉獻的專業采購管理隊伍。

（三）加強計劃管理

科研院所應在調研、分析、了解單位科研活動過程和物資消耗周期規律性基礎上規范采購計劃編制，統一申報審批、合并同類產品實現規模采購，減少臨時采購申請。提前編制年度或季度采購計劃，對計劃期內物資供應管理活動所做出預見性安排的布置，可以避免內部打亂仗，使采購計劃性更強，有利于提高執行率。

院各二級需求部門在年初綜合平衡全年的科研、生產、工程建設、后勤保障及其他任務、投資計劃、庫存、供貨周期等編制年度采購需求。集中采購部門分析、匯總、統計將二級需求部門規律性、通用性、共性的需求形成年度采購計劃。

其他類的需求（根據科研單位特性而產生的臨時采購計劃）由集中采購部門編制年度采購方案，合理安排布置。并根據方案節點積極主動與二級需求部門溝通，盡早提供成熟的技術參數或技術規格書，滿足采購條件，便于集中采購部門有計劃、有步驟的實施采購。

四、其他建議

（一）集中采購部門在成立初期就應推動與電子商務平臺融合的供應鏈系統建立，充分發揮信息技術優勢，及時、全面地對采購過程與結果進行查詢、統計、分析;落實紀檢、審計等方面的合規性監管;實現采購業務全過程的公開、公平、獨立和公正。電子商務采購技術是指在線采購，是企業或政府等組織通過互聯網獲得商品的任何一種技術。其注重自動化的流程、組織購買能力以及通過互聯網開拓的尋購機會。也可以理解為通過互聯網建立電子商務解決方案，用于促進并整合購買方與供應商之間雙向的購買活動，使整個活動流程化并更大地促進價值增加的應用技術。電子商務可以使多渠道的復雜的商品交易變得快捷化、簡單化，降低交易成本，簡化交易流程，提高效率。

科研院所在集采物資供應鏈系統建設上應整合電子商務平臺、辦公自動化系統、財務系統、第三方電商等模塊，并要符合院科研特色。通過供應鏈系統實施專業化的采購，避免傳統采購的程序繁瑣與抵消，實現采購計劃申報、采購文件會簽、線上招投標、線上詢價、合同會簽、出入庫、支付、財務報銷手續全電子審批流程。縱向打通電子采購業務全流程，橫向貫通集中采購部門與管理部門、財務部門、及二級需求部門，形成一體化的信息處理系統。全過程操作信息和結果信息全部記錄在網，做到“業務公開、過程受控、全程在案、永久追溯”，對規范采購流程的優化與規范起到了促進和支持作用。

（二）集采分步走，步伐放緩，不能操之過急

組建期：集中采購部門成立，組織機構設立，主要管理人員就位，修訂院所程序文件、編制集采相關福章制度、考核辦法等。剛剛成立的集中采購部門由于人員不足，本階段不適宜開展集中采購工作。

過渡期：集中采購部門人員逐步配置齊全，依據采購種類組織相關部門編制不同合同適用模板，并對集采程序文件進行宣貫。采用集中與分散相結合的二級采購模式，統談分簽分付。抓重要物資、大宗物資的采購，由集中采購部門牽頭組織開展招標。二級需求部門根據招標結果分別簽訂合同、執行和結算。

磨合期：集中采購部門積極匯總、分析、解決發現的問題，完善程序文件及規章制度。逐步推進采購電子化工作;引進電商平臺。統談統簽統付：標準產品、通用儀器設備由集中采購部門統一采購，統一簽訂合同，統一結算，執行全部過程。統談統簽分付：重大物項金額較大、由集采中統一采購，統一簽訂合同，各二級需求部門執行合同。

執行期：實現采購計劃統一申報、定期審批。依據磨合期出現的問題調整程序文件，根據采購類別和性質部分合同移交至二級需求部門執行，負責統一結算。實現科研院所兩級采購模式。

本文通過對集中采購實施進行分析，以及本人一些工作體會，對科研院所集中采購給出了一些建議。（作者單位：中國原子能科學研究院）