財務檔案信息化管理的完善措施研究

林風燕 周秋慧

一、財務檔案信息化管理及其問題

（一）財務檔案信息化管理概述

一直以來，財務檔案都是記錄并反映經濟狀況的重要依據，其管理工作必須做到系統、嚴格、有序，才能充分保障財務檔案信息的真實性、完整性、可靠性與有效性。隨著現代化信息技術的快速發展，財務檔案管理逐漸進入信息化階段，依靠電子化、數字化、網絡化的手段對財務檔案進行管理，能夠有效實現管理模式的創新變革，從而構建起更加符合時代發展需求的管理模式。更為重要的是，信息化管理能夠從根本上解決傳統管理模式的缺陷與不足，從而促進財務檔案管理水平的全面提升。對財務檔案信息化管理而言，首先需要建立、整理加挖掘數據，從而構建起完善的數據庫和數字化檔案。在此基之上，還需要依靠穩定、高效的信息網絡渠道，為財務檔案提供遠程查閱、檢索、獲取等服務性功能。另外，財務檔案信息化管理還需構建輔助決策系統，利用先進的電子信息技術強化財務決策能力。

（二）財務檔案信息化管理存在的問題

就浙江省麗水市慶元縣的實際情況來看，其財務檔案信息化管理目前還存在一些不容忽視的缺陷與問題。首先是檔案基礎設施較為薄弱，信息化建設尚處于起步階段。慶元縣缺乏足夠的信息化管理硬件設施，包括服務器、計算機、掃描儀等，導致管理工作的信息化進程較為緩慢。同時，缺乏科學、完善、系統的信息化管理體系，導致信息化管理水平難以得到充分提高。其次，檔案管理制度不規范問題較為明顯。傳統管理模式到信息化管理模式的過渡，必然意味著管理制度的創新和變革。雖然慶元縣在積極推動財務檔案管理信息化發展，但其工作還主要集中于信息化基礎建設及電子化檔案建設管理等方面，對信息化管理模式下的制度調整優化力度不足，導致制度與實際情況脫節較為嚴重，同時制度執行監督力度也有所不足。另外，信息化人才缺乏，電子化檔案歸類、整理、公示不及時，管理軟件實用性不足等問題的存在，也對慶元縣財務檔案信息化管理造成了較大影響與阻礙。

二、財務檔案信息化管理的完善措施

（一）加強信息化基礎建設，落實信息化管理規劃

信息化管理需要建立在完善的硬件及軟件基礎之上，慶元縣應當進一步加強信息化基礎建設，一面購置更加先進、高效的硬件設施設備，一面優化管理軟件，提高團建實用性。與此同時，還需要落實信息化管理規劃，結合信息化發展需求與相關法律、規定，對財務檔案信息化管理進行整體規劃，構建更為科學、合理的管理體系。其中，管理流程與部門責任的規劃至關重要，需要形成統一的管理標準與規范，從而保障信息化管理的有序進行。

（二）完善信息化管理制度，促進管理水平提升

信息化管理模式徹底改變了管理方式與流程，這就需要配套的管理制度來保障管理工作的有效開展。對此，財務部門應當從各個層面對管理制度進行創新與優化，其中就包括檔案保存、操作、保密、崗位責任制等制度，這些制度必須要結合信息化特點進行合理調整。尤其是操作及保密相關制度的完善，更是應當得到高度重視，應當結合電子信息技術與網絡環境加以規范。

（三）強化網絡安全防護，優化網絡服務功能

財務檔案是政府部門、單位十分重要的信息數據，其管理不但需要良好的完整性、可靠性與真實性，更需要具備足夠的安全性。而在信息化管理模式下，網絡環境使得財務檔案管理安全受到了極大威脅。對此，相關部門必須強化財務檔案安全防護，在建立完善的內部管理機制的基礎上，要求管理人員不得隨意使用U盤、磁盤等拷貝、傳輸數據。另外，還需要通過防病毒軟件、防火墻等工具保護檔案安全，并定期進行檔案資料備份及系統病毒查殺，盡可能避免網絡環境給財務檔案安全帶來的風險。另外，還需要充分利用網絡的遠程數據傳輸及處理優勢，優化網絡服務功能，促進管理水平的不斷提升。

（四）分類整理并集中歸檔，加大監管力度

在傳統財務檔案管理模式下，分類整理混亂，歸檔不及時等問題時有出現。因而在信息化管理模式下，必須要完善財務檔案管理規范，尤其需要對檔案整理及歸檔等操作制定嚴格標準。在此基礎之上，還需要加大檔案管理監督力度，對整個管理流程進行嚴格的動態化監督，確保檔案整理操作能夠定期開展，同時歸檔操作能夠及時進行。另外，財務檔案信息化管理的監督還體現在信息公示等方面，確保公眾能夠及時了解政府相關部門財務狀況。

（五）加強人員培訓管理，全面提高管理人員素養

在信息化管理模式下，必須要全面加強財務人員培訓管理工作，打造一支能夠充分勝任信息化管理工作的高素質人才隊伍。首先，財務部門必須要對管理人員的信息基礎水平加以提高，通過入門培訓、專業培訓等方式，確保管理人員能夠有效應用計算機完成自身任務。其次，財務檔案信息化管理還需要一批專業的技術人才，從而保障信息化管理系統及平臺的正常運行，同時從專業層面提高檔案管理的網絡安全防護能力。

在信息化時代，財務檔案管理的信息化發展已成必然趨勢，對實際管理效果的改善有著積極意義。而要確保信息化管理質量及效率，則需要采取落實信息化管理規劃，完善管理制度，強化網絡安全防護，加大監督力度及提高人員素養等措施，構建更加科學、先進、高效的管理體系，讓財務檔案能夠充分發揮其作用。（作者單位：浙江省慶元縣農業農村局）