如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作

張彤

【摘要】社會保險檔案是社保管理工作中較為關(guān)鍵的一部分，因為檔案中不僅記錄著投保人的個人情況與義務(wù)，還記錄著投保人的職責，所以對于社會來講，社會保險管理工作具有較為重要的意義。本文結(jié)合目前形勢對社會保險檔案管理工作進行分析和討論，為相關(guān)的人員提供建議和意見。

【關(guān)鍵詞】新形勢;社會保險檔案;管理工作

社會保險檔案管理工作是建設(shè)社會主義和諧社會的一項重要內(nèi)容，社會保險檔案管理的意義不僅關(guān)系著廣大勞動者的利益，更是與國家經(jīng)濟和社會利益有著緊密的聯(lián)系。社會保險檔案如果能被合理有效利用的話，能夠切實維護廣大勞動者的合法權(quán)益，實現(xiàn)社會的和諧?？梢娚鐣ｋU檔案管理工作的重要性，尤其是對于人力資源和社會保障局來說。現(xiàn)在檔案管理部門的當務(wù)之急就是做好社會保險檔案管理，使其趨向科學化和規(guī)范化。

一、社會保險檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）社會保障檔案管理形式存在分歧。就目前情況來看，社會保險的類型比較多樣，有一定管理難度。目前的社會保障檔案管理系統(tǒng)中存在很多分支，保險類型不同，所歸屬的部門就不同，這不僅在很大程度上增加了社會保障檔案的難度，還造成了各部門之間信息交流的不通暢，以至于對投保人的利益造成損害。最后，由于缺乏統(tǒng)一的管理原則，以至于出現(xiàn)問題之后，找不到實際負責人，是不利于整個部門以及人力資源和社會保障局發(fā)展的。

（二）社會保障檔案管理缺乏統(tǒng)一的原則。我國目前的社會保障管理工作并沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范。各個地區(qū)在管理的過程中會按照自己地區(qū)的規(guī)定來進行管理，管理水平差異較為明顯。對于投保人所需的各種材料并沒有明確的規(guī)定，這就大大降低了社會保障檔案管理的效率，工作質(zhì)量也受到了很大的影響。

（三）社會保障檔案管理手段比較落后。我國近些年不斷推進社保制度的改革，社保制度逐漸完善，但是在一些社保部門的管理手段還是比較落后。計算機的使用能夠在很大程度上提高管理效率，但是很多社保部門計算機的利用率并不高，沒有發(fā)揮出軟件、硬件以及人員三者的作用，以至于管理效率很難被提高，管理手段也處于一種落后的狀態(tài)。

（四）工作人員以及領(lǐng)導的不重視。部分人力資源和社會保障局的工作人員對于檔案管理工作認識不夠充分，沒有意識到檔案管理工作的重要性，只是將檔案管理工作當成是一種簡單的資料整理工作，并未真正理解檔案管理工作的實際價值。除此之外，很多工作人員在檔案材料的收集、分類、整理、歸納等工作上有很多的缺陷，缺乏科學完整的檔案知識。

二、加強社會保險檔案管理工作的措施分析

上文是對社會保險檔案管理中存在問題的分析，要想提高社會保險檔案管理效率和水平，就必須加大重視力度。

（一）提高投保人的檔案管理意識。社會保險檔案是社會保障體系的重要組成部分，但是很多投保人并沒有意識到檔案的重要性。因此要想管理好現(xiàn)在的社保檔案，就必須提高投保人的檔案管理意識，提高投保人對檔案的重視程度，只有這樣才能使得投保人積極配合工作，這就在很大程度上提高檔案管理部門的檔案管理效率。當出現(xiàn)問題之后，只要做好核對工作，是不至于出現(xiàn)很大工作漏洞的。再者，提高投保人對檔案的重視意識之前要先提高相關(guān)檔案工作人員的意識，因此部門領(lǐng)導必須重視對工作人員的職業(yè)技能培訓，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，并且完善相應的激勵機制，提高工作人員的工作積極性，明確檔案管理的職責，完善基礎(chǔ)設(shè)施，更換使用時間較長，存在嚴重老化問題的設(shè)施，并且定期檢驗檔案管理的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并且及時解決，真正發(fā)揮出檔案的使用價值，促進社會的進步與發(fā)展。

（二）建立完善的管理規(guī)章制度。要想做好社會保險檔案管理工作，需要一套完整的規(guī)章制度。在管理的過程中，可以借助法律的強制力進行管理，保障每位投保人的合法權(quán)益。同時，還可以規(guī)范工作流程，對相關(guān)的工作人員進行培訓，以提高檔案管理工作的效率。做好已提交檔案的管理工作，集中管理同一投保人的檔案，避免出現(xiàn)檔案丟失或者是篡改檔案事件的發(fā)生，將相關(guān)部門的保證責任落實到位。各部門之間也要加強交流，提升檔案管理任務(wù)的完成質(zhì)量，保證檔案工作的有序進行。

（三）充分利用科技手段進行管理，簡化管理流程?，F(xiàn)今的社會是科技發(fā)達的社會，互聯(lián)網(wǎng)以及計算機的普及為時代的發(fā)展作出了很大的貢獻。同樣，將計算機技術(shù)應用到社會保險檔案管理工作中具有較為積極的意義。一方面，使用計算機進行管理，在很大程度上提高了檔案管理的效率和水平;另一方面，能保證數(shù)據(jù)的準確率，這是工作方面的意義。對于工作人員來說，計算機的使用在很大程度上減輕了相關(guān)工作人員的工作壓力。另外，計算機的使用在很大程度上降低了查找信息的難度，以前傳統(tǒng)的檔案管理使用的是紙質(zhì)材料，材料的保存和查找都是大問題。社保部門使用計算機不僅能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案實現(xiàn)長時間的保存，還在一定程度上避免了檔案免受自然環(huán)境的影響，同時還簡化了檔案的調(diào)取。除此之外，在使用計算機管理的過程中，需要考慮的主要問題是安全問題，相關(guān)部門要加大對安全問題的重視程度，防治病毒和黑客盜取檔案材料信息，并且需要安排專業(yè)檢查人員定期檢查和維護計算機，以構(gòu)成一個安全、穩(wěn)定的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

（四）加強對社保檔案管理人員的職業(yè)培訓工作。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量，因此要想在新形勢下做好社會保險檔案管理工作，應做到如下幾點：首先，必須重視對于檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，在進行培訓時，要著重提高工作人員的專業(yè)水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。其次，要著重培養(yǎng)工作人員使用計算機的能力，合理利用計算機，為檔案管理趨于科學化、程序化奠定良好的基礎(chǔ)。隨著時代的進步與發(fā)展，社會對于人才的要求越來越高，部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)低下，已經(jīng)不符合當今時代的發(fā)展需求。作為新時代的檔案管理人員，必須要具備多元化的知識以及較強的專業(yè)能力，以滿足工作崗位的需求?？偟膩碚f，檔案管理工作水平的高低會對檔案管理水平的整體水平產(chǎn)生重要的影響，為此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，應從以下幾方面著手：首先，定期開展培訓活動，培訓內(nèi)容包括專業(yè)知識與相關(guān)的法律法規(guī)，為群眾解答與社會保險相關(guān)的問題，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。其次，計算機已經(jīng)成為現(xiàn)如今管理部門中必不可少的工具，所以檔案管理人員必須認真研究計算機課程，提高檔案管理的計算機操作能力，利用先進的計算機技術(shù)，進而提高檔案管理工作的效率。

三、結(jié)語

綜上所述，只有做好社會保險檔案管理工作，才能營造一個穩(wěn)定和諧的社會。通過完善相關(guān)的管理制度能夠促進工作流程的進一步規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門必須借助科學技術(shù)的作用，健全社會保障檔案的管理體制，進而促進社保制度的改革和更新。文章通過分析現(xiàn)在形勢下社會保險檔案的管理現(xiàn)狀，進一步分析了加強社會保險檔案管理的措施，為相關(guān)的工作人員提供了參考意見和建議。

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