文書檔案管理中存在的問題及優(yōu)化策略

胡維娜

【摘要】文書檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量和完整性，為了有效提升檔案管理的有效性，充分發(fā)揮檔案管理的積極作用，需要采取必要措施提高文書檔案管理水平。因此，本文在對文書檔案管理中現(xiàn)存的一系列問題進行深入探究的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)優(yōu)化策略，以有效促進檔案文書管理工作質(zhì)量進一步提升。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理;問題;優(yōu)化策略

目前，在文書檔案管理過程中，存在諸多不足和問題，嚴(yán)重影響著文書檔案管理工作的有效性和完整性，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。基于此，需要在深入分析文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上，探究優(yōu)化文書檔案管理的策略，切實提升文書檔案管理水平，提高文書檔案利用率，發(fā)揮文書檔案管理工作的職能和作用。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書和檔案工作缺乏有效銜接。由于目前我國缺乏完善的文書檔案管理制度和機制，導(dǎo)致實際文書工作和檔案工作之間的銜接存在一定問題，進而造成文書檔案管理工作不夠規(guī)范和科學(xué)，影響文書檔案管理水平的進一步提升。文書和檔案工作兩者具有一定差異性，但是連接密切，要有序開展文書檔案管理各方面工作，就要理順文書工作和檔案工作兩者之間的具體關(guān)系，在此基礎(chǔ)上保證文書檔案管理能夠順暢進行，并提升工作質(zhì)量。

（二）不重視文書檔案管理工作。在市場經(jīng)濟快速發(fā)展中，文書檔案管理的作用日漸凸顯，需要重視該工作。但是我國各行各業(yè)在實際運行管理中，管理層不重視文書檔案管理，并且對于該工作缺乏深刻認(rèn)識與仔細(xì)調(diào)查，造成文書檔案管理工作缺乏正確指導(dǎo)，存在諸多不規(guī)范行為。同時，由于文書檔案管理不受事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視，所以事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作的時候缺乏科學(xué)的流程和計劃，嚴(yán)重浪費人力、財力和物力。

（三）文書檔案管理手段落后。目前在文書檔案管理過程中，管理人員管理手段過于落后，缺乏科學(xué)性的管理方式，直接導(dǎo)致管理效率低下，難以有效提升管理水平。另外，一些文書檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，難以系統(tǒng)化地對各方面文件進行管理，導(dǎo)致內(nèi)部系統(tǒng)較為混亂，影響文書檔案管理水平。

（四）文書檔案管理培訓(xùn)工作有待加強。事業(yè)單位現(xiàn)有的文書檔案管理人員良莠不齊，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，需要做好管理人員的培訓(xùn)工作，以有效提升其專業(yè)知識和技能，促使文書檔案管理質(zhì)量提升。而目前事業(yè)單位對于文書檔案管理的培訓(xùn)工作缺乏系統(tǒng)性和相關(guān)制度，難以及時更新工作人員的工作思維與方式，影響文書檔案管理效率。

二、文化檔案管理優(yōu)化策略

（一）做好文書與檔案工作的規(guī)范化銜接工作。要提升文書檔案管理質(zhì)量，首先要規(guī)范化做好文書與檔案兩方面工作的銜接工作。相關(guān)工作人員需要對文書檔案管理有一個正確、全面的認(rèn)識，在理解該工作的重要性基礎(chǔ)上正確、規(guī)范做好立卷以及歸檔等工作，保持文書與檔案的一體化發(fā)展。同時，要準(zhǔn)確并及時處理文件，對所有收集到的資料與文件都要及時登記與補充。立卷工作是文書和檔案工作的關(guān)鍵銜接點，需要尤其重視并規(guī)范做好文書立卷工作。

（二）加強重視文書檔案管理工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要正確認(rèn)識文書檔案管理及其重要作用，在實際管理中高度重視這一工作，規(guī)范化、完整化制定相關(guān)規(guī)章制度與工作機制，為具體工作提供指導(dǎo)。在事業(yè)單位范圍內(nèi)，要營造一種重視文書檔案管理的氛圍，自上而下促使所有事業(yè)單位員工都重視文書檔案管理工作，認(rèn)真做好文書檔案收集、整理以及管理、利用等工作，切實提升文書檔案管理水平。

（三）利用數(shù)字化辦公模式優(yōu)化文書檔案管理。事業(yè)單位要積極通過數(shù)字化辦公模式強化文書檔案管理，切實有效地提升管理水平。首先，事業(yè)單位要在數(shù)字化辦公模式建立基礎(chǔ)上，構(gòu)建事業(yè)單位組織內(nèi)部的信息溝通渠道，促進不同崗位、部門之間的靈活、順暢溝通。事業(yè)單位要建立信息發(fā)布平臺、資源共享平臺，促進各個部門之間的高效協(xié)作，避免資源重復(fù)收集，提高文書檔案收集效率和質(zhì)量，減少人力浪費。同時，事業(yè)單位要通過數(shù)字化辦公模式促使文書檔案管理工作更加完善，健全構(gòu)建文書檔案管理平臺，通過信息資源下載和發(fā)送等形式流通文書檔案，使各方面檔案資源更加順暢、便捷地查閱和調(diào)用。在數(shù)字化辦公模式下，事業(yè)單位各種辦公活動當(dāng)中包含的大量業(yè)務(wù)檔案和數(shù)據(jù)都能夠高效存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器當(dāng)中，利用計算機檢索功能可以實現(xiàn)隨時查閱與調(diào)用，提高文書檔案利用率。

（四）加大對文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度。要結(jié)合文書檔案管理要求，積極選拔高素質(zhì)專業(yè)管理人才，并對現(xiàn)有工作人員做好培訓(xùn)工作，鼓勵其通過自主學(xué)習(xí)或者參與繼續(xù)教育努力提高自身專業(yè)知識水平。事業(yè)單位要針對文書檔案管理相關(guān)工作人員，科學(xué)、系統(tǒng)地制定對應(yīng)培訓(xùn)計劃和制度，促使管理人員可以建立終身學(xué)習(xí)觀念，逐漸更新知識系統(tǒng)，在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，促使文書檔案管理水平不斷提升。

三、結(jié)束語

文書檔案管理工作主要是對事業(yè)單位所有部門以及經(jīng)營環(huán)節(jié)相關(guān)工作情況加以記錄，事業(yè)單位在制定經(jīng)營決策和發(fā)展戰(zhàn)略過程中，可以依據(jù)這些資料提高決策的正確性，推動事業(yè)單位發(fā)展。因此，事業(yè)單位要針對文書檔案管理建立科學(xué)的管理機制和制度，保持文書和檔案工作的順暢銜接，優(yōu)化和創(chuàng)新管理方式，做好人員培訓(xùn)工作，在努力提升文書檔案管理水平的過程中，促進事業(yè)單位健康發(fā)展。

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