機關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理研究

張志強

【摘要】對于機關(guān)單位來說，文秘工作人員作為部門領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，其不僅擔(dān)負(fù)著機關(guān)的日常文書工作，而且還是文書檔案的管理者，在機關(guān)工作中起到重大的作用。機關(guān)文秘工作人員在實際的工作過程中所涉及的工作內(nèi)容大部分都與文書檔案有關(guān)系，這就要求機關(guān)文秘人員應(yīng)該具備相關(guān)的基本素質(zhì)，以確保能更好地完成文書檔案的工作內(nèi)容，更好的服務(wù)于社會。

【關(guān)鍵詞】機關(guān);文秘;檔案;素質(zhì)

機關(guān)文秘人員的工作主要包含兩個方面的內(nèi)容：一是記錄和抄寫;二是文稿起草，而不管是記錄和抄寫還是文稿起草，都要求文秘人員需要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。例如在進(jìn)行記錄是，文秘人員需要具備一定的文字水平和能力，對于領(lǐng)導(dǎo)的口述或者會議記錄，文秘工作人員不僅僅要記錄主要內(nèi)容還要在后期負(fù)責(zé)對文字進(jìn)行加工整理，以確保能快速有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)展開相關(guān)工作。由此看來，機關(guān)文秘工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是個人素質(zhì)和整體能力的全面體現(xiàn)，作為文秘工作人員必須要努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能真正提高工作效率和工作質(zhì)量，才能保證機關(guān)文書檔案管理工作得以有效進(jìn)行，從而保證機關(guān)單位的各項工作有序進(jìn)行。

一、機關(guān)文秘人員應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

（一）具備一定的文字水平和能力。在機關(guān)單位中，機關(guān)文秘工作人員在實際的工作過程中所涉及到的工作內(nèi)容大部分與文書檔案有關(guān)系，不管是記錄、抄寫還是文稿起草都要求文秘人員具備一定的文字水平和能力。例如：在領(lǐng)導(dǎo)開會的過程中，文秘人員需要對會議中的重要內(nèi)容及時進(jìn)行記錄，在會議結(jié)束后負(fù)責(zé)進(jìn)行整理加工，以便領(lǐng)導(dǎo)在查閱時能快速地提取有效信息。除此以外，領(lǐng)導(dǎo)對于一些文件或者報告可能只是提出一個題目，這時就需要文秘人員擬定提綱、收集相關(guān)資料、起草文稿并把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)去決斷，這就需要文秘人員具備較高的文字水平和能力。由此看來文秘人員必須具備一定的文字水平和能力，這樣才能保證領(lǐng)導(dǎo)班子的工作效率和質(zhì)量。

（二）具備相關(guān)的文書檔案管理技能。文書檔案是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。文秘人員的主要工作就是對文書檔案進(jìn)行管理，其管理工作包括收集整理相關(guān)的資料以及對這些資料進(jìn)行鑒定檢索、對有效信息進(jìn)行統(tǒng)計等等。這樣繁瑣復(fù)雜的工作要求文秘人員需要具備一定的文書檔案管理技能，才能確保文書檔案管理工作可以有效的進(jìn)行并且不出現(xiàn)偏差、遺漏。

（三）具備強烈的事業(yè)心與高度的政治責(zé)任感。文秘工作是一項事業(yè)，無論是國家機關(guān)還是事業(yè)部門、企業(yè)單位都少不了它。文秘人員應(yīng)該具備強烈的事業(yè)心，認(rèn)識到雖然文秘職權(quán)不大，但是責(zé)任卻非常重大，其工作關(guān)系到機關(guān)各項工作能否得以正常運行，所以文秘人員要立足本職，著眼于黨的事業(yè)，不斷增強事業(yè)心，增強職業(yè)榮譽感，愛崗敬業(yè)，高度負(fù)責(zé)，樂于奉獻(xiàn)。自覺抵制拜金主義、享樂主義和個人極端主義等腐朽思想的侵蝕，全心全意為人民服務(wù)。

二、提高文秘人員素質(zhì)與工作能力的有效對策

（一）提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。機關(guān)文秘工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是個人素質(zhì)和整體能力的全面體現(xiàn)，文秘人員的工作內(nèi)容要求文秘人員不僅要提高自身的文字水平和能力，還要努力提高相關(guān)專業(yè)知識。在文書檔案管理工作中，大部分是由相關(guān)的文秘人員完成的，如果文秘工作人員沒有一定的文字水平和能力以及專業(yè)的管理文書檔案技能，就很容易造成文書檔案記錄出現(xiàn)偏差、遺漏等現(xiàn)象，由此可見，文秘人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)能力對于文書檔案管理是十分重要的，所以文秘人員需要注重提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。

（二）注重鉆研文書檔案管理知識。在機關(guān)事業(yè)單位中，文秘人員不僅要負(fù)責(zé)撰寫基本的文字材料，還要負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作，而文字材料就是文書檔案管理的基礎(chǔ)，所以這就要求機關(guān)文秘人員在撰寫文字材料時，認(rèn)真學(xué)習(xí)鉆研文書檔案管理中的相關(guān)知識，以保證在撰寫文字材料的過程中不會出現(xiàn)重大錯誤。除此以外，文秘人員還要努力提高自身的自信心和整體業(yè)務(wù)水平，這不僅需要文秘人員努力學(xué)習(xí)相關(guān)技能，還需要機關(guān)單位定期開展以文秘人員為主的檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)班，因為這不僅有利于提高文秘人員的工作效率，還有利于全面提升文秘人員的綜合素質(zhì)。

（三）提升文秘人員的思想意識。目前我國的機關(guān)事業(yè)單位有一些文秘工作人員存在嚴(yán)重的思想問題，由此導(dǎo)致機關(guān)單位的工作不能正常運行，所以機關(guān)單位要注重提升文秘人員的思想意識，增強從事檔案管理工作人員的歸檔意識，機關(guān)單位可以定期對文秘人員開展相關(guān)活動，以此增強文秘人員的事業(yè)心與政治責(zé)任感，從而提高文秘人員的工作質(zhì)量，確保機關(guān)單位的各項工作得以順利開展。

三、小結(jié)

總而言之，機關(guān)文秘人員應(yīng)該具備一定的文字水平和能力以及相關(guān)的文書檔案管理技能和強烈的事業(yè)心與高度的政治責(zé)任感，因為這直接關(guān)系到文秘隊伍的整體質(zhì)量以及工作效率。所以機關(guān)單位除了要努力提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和相關(guān)思想意識外，還要注重文秘人員對文書檔案管理知識鉆研，以此確保機關(guān)單位的各項工作可以高效運行。

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