新形勢下檔案管理工作的問題及其解決措施

曹紅艷

摘要：信息化的到來，不僅為檔案管理提供了發展的新方向，同時也提出了新的要求。檔案是一個單位工作歷史情況的真實反映，檔案管理是單位規范管理的基礎。新形勢下開展好檔案管理工作，強化它的規范性，對提升單位檔案管理工作質量具有重要意義和促進作用。本文就新形勢下如何強化檔案管理工作，提升檔案管理的質量，使其更規范有序進行分析。

關鍵詞：檔案管理 問題 解決措施

中圖分類號：G271 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2019）12-0108-02

一、提高檔案管理科學化水平的重要意義和作用

1.推動我國信息化發展水平

信息技術給人們的生活帶來了便利。隨著信息化的不斷發展，不科學和低效率的檔案管理已經不能適應社會的發展，應創新檔案管理工作的形式、內容、模式、載體、平臺、檔案收集、整理等。先進的信息技術是進行科學化檔案管理的關鍵和前提，所以，應該合理的利用，促進檔案管理向著系統化和規范化的方向發展。可以說檔案管理和信息技術之間的關系是相輔相成和密不可分的，同時信息化程度的高低直接影響著檔案管理的水平。

2.提升我國文化軟實力

檔案是國家、企業和個人的重要資料。在進行檔案記錄的過程中，應該堅持真實性和簡潔性的原則，不僅記錄國家、企業和個人的發展歷程，同時能夠發現其中的發展規律及其重要意義。

3.方便工作開展

檔案主要對過去發生的事情進行記錄，如不及時整理，將無秩序，阻礙工作的順利展開。在進行檔案整理的過程中應該堅持一定的原則，即科學性，只有這樣才能保證檔案管理的系統性和整齊，以方便工作中快速查找，提高工作效率。

二、檔案管理現狀

1.檔案管理創新意識不足

傳統的檔案管理方式根深蒂固，很多單位在檔案管理上沒有創新意識，不利于工作開展。

2.高素質的檔案管理人員嚴重缺乏

在檔案的日常管理上，檔案管理人員兼職較多，專業性不強，對資料重要性鑒別不清，易出現遺漏現象，造成檔案資料歸檔不全不完整。由于兼職，認為自已屬于邊緣崗位，不受重視，工作缺乏積極性，不能適應現代管理模式。

3.自身經驗不足

大多數單位基本是沿襲以往做法，或按要求模仿照做，不能結合單位自身實際情況，因地制宜地強化檔案管理工作，檔案作用發揮不強，影響各單位經濟建設和發展。

4.檔案管理基礎設施落后

隨著科技進步，網絡化管理事務已經成為常態，但還有個別單位不肯投入、不舍得投入資金，檔案管理基礎設施跟不上時代發展的步伐。

三、新形勢下解決檔案管理現狀的措施

1.全面認識檔案管理工作的重要性

檔案管理是每個單位或部門以及個人工作的一部分，是每個單位或部門歷史發展的見證，科學規范管理檔案，順應了檔案工作健康發展的總體要求，更為單位或部門的科學決策提供了翔實的資料記載。通過檔案資料分析，可以有效地查找出單位工作上存在的不足和問題所在，改進不足，制定出適合的發展規劃。做好檔案管理工作對單位的發展建設、科學化管理、科技進步都起到積極的作用，合理的利用檔案可以降低生產成本，減少資金和人力的支出，尤其在當前經濟形勢下，要發揮好檔案作用，擴大它的社會效用，創新思路，創新發展，不斷促使單位在市場經濟建設中發揮更大的競爭力。

2.明確檔案管理目標

管理目標的制定是提升檔案管理水平和進行科學化管理的前提。管理目標的制定可以依據本單位檔案管理進行，也可以針對整個社會工作有序運行面提供信息服務。針對社會制定的目標所涉及的范圍比較廣，不僅有政府，同時還有企業和個人。在進行檔案管理的過程中，需要對目標進行明確的定位，同時還應該順應時代發展的主流，從整體出發進行科學的檔案管理;只有管理水平提升上來，才能真正實現檔案為國家、企業和個人服務。

3.加快檔案管理建設提檔升級

（1）加大硬件投入。現今信息化發展速度較快，利用網絡化管理，實現資源共享，已是近幾年檔案管理的發展趨勢。個別單位要強化硬件的投入，購買計算機，將紙質的檔案資料進行收集整理、甄別篩選并輸入計算機，通過計算機、網絡等現代化管理手段進行分類管理，通過自動化管理，提高工作效率和質量。

（2）依法建檔。以《中華人民共和國檔案法》為依據，對檔案有效地進行收集、整理和甄別。隨著社會的進步，檔案種類在不斷增多，保存載體也多樣化，這就要求檔案管理人員要明確自身責任，不斷學習，提高業務知識和操作技能，堅持走依法建檔的道路，總結出行之有效的檔案管理經驗，最大程度地發揮其社會效用。（3）適應新形勢，加強檔案管理重心轉移。以往單位的檔案管理大多以存為主，不認真篩選，資料內容雜，利用率不高。新形勢下，對檔案管理的服務重心提出了要求，檔案管理人員根據單位的自身特點和單位中心工作，在完善基礎檔案管理的同時，結合單位重點工作收集相關的資料、檔案，為單位的經濟建設提供有價值的數據、資料。

（4）加大檔案管理創新力度。檔案管理涉及方方面面，在實現資源共享的同時，也要創新管理措施，強化檔案的安全保障。應制定一套規范的電子文件管理系統，健全電子文檔操作權限管理。在軟件設計上，強化電子簽章、口令管理等技術應用，確保安全。

4.加強檔案信息管理人才隊伍的培養

檔案信息的復雜性隨著信息時代的到來而不斷加大，這給管理人員的工作增加了一定的難度，所以，檔案管理人員應該不斷提升專業素質和管理水平，提升科學管理的目標。可以定期對檔案管理人員進行培訓，或者開展一定的講座活動。經過培訓不僅能夠提升工作者的整體素質和技能，同時還能提升其適應管理工作的能力。

（1）建立穩定的檔案管理團隊。檔案管理工作具有延續性、嚴謹性，最怕經常換人，造成檔案信息資料的斷檔遺露。在選擇檔案管理人員時，要選擇具有責任心、肯吃苦耐勞、工作細致人員來擔當，要通過企業文化感染人、同事感情留住人，保證檔案管理團隊的穩定性，避免因經常調動人員而造成不必要的檔案管理損失。

（2）做好檔案管理業務培訓工作。采取“走出去、請進來”的辦法強化檔案業務，可以組織人員到檔案管理標桿單位學習，也可以請學者、教授現場教學，學習檔案的標準化管理方式和經驗，提升檔案管理人員的綜合業務素質;進行專業培訓，舉行業務知識學習，重點針對理論知識、專業技術的學習來提高業務理論水平;開展社會教學，培訓復合型人才，解放思想、創新工作能力;進行現代管理教育，熟悉現代辦公軟件的使用。

四、結語

經濟的發展和信息化程度的不斷提升使檔案管理的重要性逐漸顯現，同時對管理的過程也提出了更高的要求。在進行檔案管理的過程中應該及時對存在的問題進行分析，同時及時找到解決的方式和方法，進而不斷提升檔案管理的水平和質量。此外，在管理的過程中應該堅持一定的原則，即科學化和規范化，對檔案中的各個環節進行認真的管理和分析，為以后的工作奠定基礎，不斷提升檔案管理的水平。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 責任編輯：孫瑤