淺析人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

張雁

摘 要：人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發和利用，為人力資源開發提供有力的保障。

關鍵詞：人事檔案管理 企業 人力資源管理 作用

隨著經濟全球化和信息化時代的到來，人事檔案作為單位重要的信息資源具有極高的保存和參考價值， 是人力資源管理的關鍵組成部分。人事檔案記錄著企業中每一個人的成長經歷、德才業績、工作表現，是一個以企業員工為基礎保存起來的文字、表格、圖像等形式的歷史記錄。對人力資源管理具有一定的借鑒作用。人力資源管理是一種管理員工關系的方法，它注重開發企業職員的潛能，對于增強企業的核心競爭力有至關重要的作用，人事檔案管理在人力資源管理中起著很重要的作用。同時人事檔案中的信息是人力資源管理過程中有效識別、選拔、使用人才的關鍵依據。兩者緊密聯系在一起，既相互影響，又相互促進。

一、人事檔案管理與人力資源管理的關系

人事檔案管理可以作為人事管理過程中對職工整體素質和技能評價的有效依據，同時也是人力資源管理工作的一部分內容。單位人事管理人員可以通過查閱人事檔案來了解和分析職工的工作態度和個人能力，是人力資源管理部門對職工績效考核的重要內容。

人力資源管理包含人事檔案信息管理，人事檔案管理能夠對人力資源的管理起著積極的促進作用。企業可以通過人事檔案來了解員工，通常利用人事檔案資料對員工進行績效考核，以及選拔優秀的人才。正是由于人事檔案記載了員工較為詳細的資料和信息，一些企業的領導一方面可以通過人事檔案查閱自己員工的相關資料，包括員工的工作經歷、工作情況、家庭情況等等相關的內容，提升員工的工作能力，為企業創造更多的財富和利潤。

二、 人事檔案管理工作在人力資源管理中擔負著獨一無二的作用。

一是人事檔案管理能夠為人力資源管理提供重要可靠的依據，從而保證單位決策的科學化、正確性。二是人事檔案管理能夠為人力資源管理提供真實可靠的信息，從而為單位選人、用人提供有價值的參考信息。三是人事檔案管理可以優化人力資源管理的合理配置，從而使單位的人力資源得到最佳的配置。

1.人事檔案管理有助于最大限度地發揮組織內人力資源的效力，企業在招聘使用人才方面，一般都會參考人力資源的相關信息。科學的人事檔案管理，能讓企業及時發現人才，避免埋沒人才，避免了在工作中出現盲目性，減少了企業中優秀員工的流失。對人事干部的職稱評定、工資福利以及獎懲等均是建立在人事檔案的基礎上。

2.人事檔案管理有利于人力資源的合理配置。通過做好人事檔案管理能夠有助于實現企業各部門之間資源共享，從而對其進行科學管理。在參考人事檔案的基礎上進行合理的配置，結合員工自身的專業特點和自身能力的不同，配置最佳的人員到適合的崗位進行工作。同時人事檔案為人力資源管理提供可靠的數據信息， 通過加強信息傳遞的通暢性，確保了各個企業之間、各個部門之間以及各個員工之間信息的正常流動。做好人事檔案管理工作能夠有效地為企業人力資源管理工作提供合理的配置，從而保證了人員的合理利用，避免出現人才流失、人才過剩等現象發生。

3 .人事檔案與員工的切身利益密切相關。事業單位的員工、國家公務員以及政府機關部門中的人事檔案體現的是員工對組織的信任感和歸屬感，同時增強了單位對員工的凝聚力和向心力。而其他企業的員工，因其具有一定的流動性，使得他們的人事檔案成為了失業保險、醫療保險等的重要依據。

4.有利于開展員工培訓活動。根據單位人力資源的現狀，人事檔案能夠很好的幫助單位對人力資源進行規劃，人事檔案中對職工的很多方面信息都有記載，例如人才質量、人才數量、人才水平以及分布情況等重要信息，對這類檔案的收集、匯總、整合、分析，可以為單位人才現狀做一個全面了解，可以有效地幫助單位有針對性地設定職工培訓項目。一個單位要想在激烈的競爭環境下很好地發展與生存，就必須要不斷的提升自我。提升自己的有效辦法就是讓自己的職工也變得強大起來。

5.利于企業人力資源的需求預測的科學化與規范化。人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預測，減少不必要的人才流失。

6.人事檔案管理工作有助于促進企業的經濟發展。企業的人事檔案是對每個員工成長歷程的真實寫照，能夠反映出每個員工的基本能力水平以及綜合素質水平。人事管理部門可以通過檔案了解到職工內心真正想要和想得到的東西，那么當職工在表現突出時，滿足他們的訴求，這樣無形中給他們一種發自內心的激勵，企業通過從檔案管理部門中獲取員工的檔案信息，化檔案資源優勢為人才優勢，做到知人善用，從而促進企業的進一步發展。

三、加強人事檔案管理的改進措施，為現代人力資源管理服務

人事檔案管理必須要適應現代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求，為人力資源開發提供有力的保證。

1.提高檔案管理人員的的業務素質。在知識經濟時代，隨著現代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要，在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現有人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能夠適應新形勢下的新要求，要讓他們端正思想，擺正位置，增強服務意識，改變過去坐等上門的被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協作。

2.建立健全合理的人事檔案管理制度。

有了健全的制度，人事檔案才具有參考價值。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性;在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊;在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠。

3.提升人事檔案的真實性。人事檔案管理工作應該不斷對員工檔案的真實性進行調查，核查人員的基本信息，避免人事檔案中存在虛假信息。

4.完善人事檔案的相關內容。傳統的人事檔案管理工作往往只會記錄員工的基本信息，如年齡、政治面貌、家庭情況、工作經歷等等。但隨著時代的改變，這些信息已經不能滿足企業對員工進行全面的了解和管理，所以在原有的基礎上，應該適當增加一些能夠放映個人專業能力的考核資料以及一些能體現員工素質情況的材料，以此來完善人事檔案內容的不足。應定期對人事檔案的變動情況進行動態管理，剔除過期的信息，補充有價值的信息，使人事檔案的價值得以充分的體現。

綜上所述，隨著時代的發展和社會的進步，企業會越來越注重人事檔案的重要性，而且人事檔案在人力資源管理中起到關鍵的促進作用。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的配置和企業的發展。為了企業的更好發展就要求我們在人事檔案上做足工作，只有這樣企業才能更好地發展。

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