對中職學校人事檔案信息化建設的思考

王麗靜

【摘要】中職學校的快速發展對人事檔案管理提出了新的要求。加快人事檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率，是中職院校檔案工作的發展目標。本文結合中職學校人事檔案信息化建設現狀，分析問題并提出針對性的解決策略，以期為中職院校人事檔案管理發展提供思路。

【關鍵詞】中職學校;人事檔案;檔案管理;信息化建設

檔案信息化建設指的是檔案管理模式從傳統的實體檔案管理向數字信息化、網絡化檔案管理的轉變。中職院校中的人事檔案管理，直接反映了學校的師資力量和教育水平，是教師勞資分配、職稱評聘、干部任免、離退人員管理的依據。近年來，隨著中職院校的不斷擴招，教師及行政管理隊伍也愈發壯大，人事檔案管理信息化建設，是中職院校快速發展的必然要求，也是中職學校檔案管理工作可持續發展的關鍵。

一、中職學校人事檔案信息化建設現狀及問題

目前，隨著中職院校的快速發展，傳統檔案管理人員的素質以及檔案管理現有技術已經不能滿足日益增多的人事檔案數量和種類的要求。在進入信息化時代后，學校管理者已認識到了檔案管理信息化的重要性，中職院校人事檔案的信息化建設雖小有所成，但仍存在以下問題：

（一）缺乏標準和規范，管理混亂。目前，中職院校中的人事檔案管理缺乏標準和規范，信息很多分屬于多個職能部門管理，有的歸學校管理，有的歸教育部門管理，也有的歸科研部門管理，還有的歸教師所屬的年級進行管理，在職稱評聘、干部任免時，極易因為標準的不同而產生混亂。盡管很多中職院校已采用了檔案管理系統或應用軟件，但實用功能極為有限，很多系統功能固化，不根據院校自身需求進行功能擴展，且因為沒有統一的標準和共享平臺，每個學校的系統自我封閉，缺乏與其他軟件（如財務軟件）的數據共享性，限制了人事信息的利用率。

（二）觀念傳統，缺乏網絡安全意識。很多中職院校領導沒有轉變觀念，對信息化不重視，缺乏政策上和資金上的支持，導致基礎設施落后，軟硬件建設不足。此外，中職院校的人事檔案信息化大多還處于建設初級階段，對于網絡安全問題缺乏重視，人事檔案管理系統也多采用靜態口令驗證技術，安全缺陷明顯，給黑客或是不法分子以可乘之機，可能損害教職工的利益，并給學校和社會造成難以估量的損失。

（三）缺乏檔案信息化專業人才。因為歷史原因，中職院校的檔案管理人員很大一部分是由其他專業人員調配而來，其檔案方面的專業知識和技能水平基礎薄弱，對檔案管理信息化建設的實施產生了阻礙。

二、中職學校人事檔案信息化建設對策

（一）轉變思想，加大資金投入和軟硬件建設。中職院校領導應轉變思想，具有大局意識、時代意識，用發展的眼光看待檔案信息化建設，加強檔案管理現代化宣傳力度，普及檔案管理工作價值和意義，創造全員檔案管理意識。資金支持是檔案管理發展的基本保證，中職院校應根據自身情況，設立學校檔案信息化建設標準，努力爭取上級的財政支持，不斷拓寬資金來源渠道。此外，學校應對檔案管理信息化建設所需的電腦、軟件等軟硬件進行及時更新和維護，保障信息化建設的順利完成。

（二）規范學校檔案信息化管理。學校建立具有通用性、靈活性以及可擴展性的人事檔案信息化系統，能夠保證系統的升級更新，能根據院校自身情況進行功能的二次完善和擴展，延長系統和軟件使用壽命，避免學校在系統、軟件方面的重復投資以及維護成本。各方面統一思想，由教育局主管部門統一領導和部署，完善檔案管理制度，規范統一人事檔案信息上網目錄標準，包括職務分類標準、任用時間等數據標記標準、檔案密級界定、崗位責任標準等，建立完整的中職院校檔案信息管理網絡，實行一體化管理。此外為了檔案信息安全，在及時更新防護及殺毒軟件的同時，應該完善檔案管理人員管理和監督制度，加強檔案管理人員責任意識、安全意識，并嚴格控制檔案數據庫的使用上限，不同層級的人員看到的信息應該與其權限一致，保證檔案信息安全。

（三）加強學校信息化人才隊伍建設。隨著信息化技術以及計算機技術在檔案管理中的應用，檔案管理人員的專業素養提升已是迫在眉睫。因此，學校應堅持以人為本，公開選聘高素質人才，對檔案管理人員進行定期培訓，普及檔案管理軟件系統的使用方法，基本的計算機和網絡技術應用，提高檔案管理人員的專業技能。此外，還應健全檔案管理人員薪酬分配體系和激勵獎懲體系，提高檔案工作人員對于信息化知識學習的主動性以及工作的積極性、創新性。

三、結語

人事檔案管理工作，是學校人事管理決策的重要依據和信息來源。檔案管理信息化建設，能夠有效提升中職院校人事檔案管理工作的效率和質量，保證檔案信息安全，是我國中職院校電子政務的重要組成部分，也是中職院校與時俱進、檔案管理工作發揮更大經濟效益與社會效益的必然趨勢。

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