基于電子政務視角的高校檔案利用服務創新

秦銘 陳郁寰

【摘要】在信息技術迅猛發展的時代背景下，高校檔案服務模式逐漸發生了變化，對傳統的服務模式進行創新與改革;隨著電子政務的推進，高校檔案利用服務質量有所提升，內容及形式也發生了一定的變革。因此，本文基于電子檔案政務環境下高校檔案利用服務的創新方式進行分析，并提出相應的見解與思考，以期為相關研究人士提供借鑒與參考。

【關鍵詞】電子政務視角;高校;檔案利用服務;創新

近幾年來，信息技術手段不斷更新換代，使得各行各業的運營以及發展模式都發生了巨大變化，這一過程中，我國政府部門也在大力推進電子政務建設工作，電子政務的處理過程中，利用信息技術可以大大提高人員的工作效率，也有助于減少資金投入，這樣的發展形勢對于社會各界來講無疑都是有利的契機。所以，高校檔案管理人員應當轉變發展理念，加強電子政務建設，緊跟時代的發展步伐，明確高校機制改革進度，對以往的檔案利用服務模式進行創新，突破服務模式中的局限，逐步構建社會化的服務體系，為高校管理工作、教學工作等提供有效的信息服務。接下來筆者主要針對當下高校檔案利用服務形式進行分析。

一、現階段高校檔案利用服務形式

較為常見的檔案利用服務形式有以下三點：

（一）為利用者提供檔案編研資料利用服務。一方面，檔案利用者可以結合自身的應用需求，再參照內容，出具檔案證明材料，在此基礎上，為檔案利用者提供高效的檔案利用服務。另一方面，檔案管理人員需要結合具體專題內容，對檔案信息實施整合與歸類，經過系統化的編制，逐步構建完善的邊緣檔案體系，使得成果材料管理更加科學，確保檔案資料的整合極具概括性、集中性與準確性，以滿足應用者的服務需求。

（二）為利用者提供原件利用服務。利用者可以根據自身需求摘抄檔案原件中的內容，或借用檔案原件，還可通過電話查詢的途徑，提高檔案原件的利用率，發揮金融價值。

（三）為應用者提供檔案復制的利用服務?？梢酝ㄟ^掃描檔案原件復印的方法，以免導致原件丟失或破損，造成不必要的損失。這樣的方式可以大大提高檔案原件的利用率。

二、目前高校檔案利用服務模式的常見問題

根據筆者以上所提及的較為常見的檔案利用服務形式，而后可知應用者若想有效利用檔案資料，必須發揮自身主觀能動性，上門或主動提取資料內容，這樣的服務模式具有一定的局限性，同時也體現了封閉性與滯后性，以下為筆者總結的高校檔案利用服務形式的問題。

（一）服務內容缺少針對性。對現階段高校檔案利用情況進行分析，大多數情況下檔案信息的服務提供者都未能對利用者的用途進行有效劃分，比如，屬于單位利用還是個人利用，致使檔案資源的應用缺少針對性，同時也無法提供有效的、高質量的檔案利用服務，降低了服務水平。

（二）檔案利用服務質量較低。對現階段高校檔案的利用現狀進行總結，而后可知檔案提供者與利用者兩者間的溝通存在局限，大多均無法有效互動，兩者間關系較為淡薄，除此之外，應用者利用檔案資料后很難與提供者進行交流并提出反饋意見，使得檔案利用服務過程中的反饋評價機制不完善、不系統，大大削弱了檔案的利用效果，缺少有效的信息反饋，提供者無法意識到檔案利用服務過程中的不足與缺陷，更加難以確定利用者的應用需求，致使檔案利用與提供之間兩者存在差異。

（三）服務理念相對滯后。高校檔案管理人員在提供檔案利用服務的過程中，大部分處于被動的狀態，也無法意識到自身所肩負的職責，更多的等待利用者主動尋求幫助，利用者在應用檔案資料的環節，提供者不能針對性溝通，未能在明確利用者應用需求以及用途的基礎上提供有效的檔案利用服務，這樣的管理理念無疑是落后的，也不利于高校檔案管理工作的高效開展。

（四）服務模式不科學。當下高校檔案的利用效率相對較低，應用者更多的需要主動進入檔案室查閱相關信息，滿足信息的應用需求，這樣的檔案利用服務無疑是狹窄的，也很難滿足應用者的檔案利用需求，特別是檔案室內大多均為檔案原件，為紙質材料，應用者在應用檔案原件的過程中，難免會給紙質材料造成破損，此外，應用者也必須按照檔案室所要求的時間完成檔案信息的查閱以及利用等各項工作，這就無疑受時間的限制，無法體現檔案利用服務的高效性。

三、電子政務視角下高校檔案利用服務的創新方案

（一）創新服務方式，逐步向現代化管理模式轉變。第一，依托于電子政務，并借助信息技術手段，提高檔案管理人員的服務意識，是以上三者實現有機結合，強化合作、有效溝通，在時機成熟后積極落實聯機檢索工作，保證交流的實時性，確保信息的共享性與互通性，重新配置檔案信息資源，使資源管理方式得到優化，一改以往封閉式的管理模式，開發并有效利用檔案信息資源，發揮其應用價值，加快數字化建設腳步，使之更能為應用者所接受，并為檔案利用者提供有效的、高質量的檔案利用服務。第二，在此電子政務不斷發展的背景下，高校檔案管理必須轉變發展形勢，利用數字化技術手段，改革傳統的手工操作檔案利用服務模式，發揮信息技術的應用價值，使得檔案利用服務及管理更具現代化氣息，滿足時代的發展要求。第三，信息技術的推廣為高校利用服務的創新提供了有效保障。所以，管理人員應當在檔案資料的整合與歸納環節，有效利用計算機技術，完成檔案資料的存儲與加工任務，確保檔案資料存儲的安全性與可靠性，轉變以往單一化紙質材料的存儲模式，使得檔案服務形式更加豐富，滿足不同應用者的資料利用需求，不僅可以發揮檔案資料的運用價值，還能大大提高服務水平。

（二）創新服務理念，逐步向主動型服務理念轉型。第一，高校檔案管理人員應當主動參與到高校編史修志工作中，體現檔案資源的作用，也可發揮自身的價值，可結合檔案中的內容，編輯專題性畫冊抑或是綜合性文本，而后提供給學校其他教研人員，作為學校簡介及招生簡章，展現學校的獨特風采。第二，提高檔案管理人員的參與積極性，主動提供檔案利用服務，同時保證服務質量。高校檔案管理人員必須具有正確的發展理念，并培養全局性意識，在檔案管理過程中不僅要確保信息存儲的安全性，同時還要主動參與到與檔案利用有關的各項活動中，利用信息技術手段，在校園信息網絡平臺上獲取有價值的信息，日常工作中也要捕捉學校近期所發生的活動，整合為完整的檔案資料，以供日后校內人員進一步利用，從而發揮其價值，也可為學校領導的決策提供方向上的指引。第三，主動為活動組織人員提供原始資料。學校在開展重大活動的過程中，通常都會加強宣傳，宣傳環節必然會應用各類檔案資料，所以，檔案管理人員應當主動發揮自身的作用，履行自身職責，加強與宣傳人員的溝通，及時提供相關的檔案資料，作為有效的參考資料，最終可將其編撰為專題畫冊，展現校園文化。

（三）服務內容的創新，使得內容更具應用價值。檔案管理人員應當發揮自身專業優勢，為校內教研人員提供管理、教學以及科研等各方面的檔案利用服務，保證服務質量，在資料編研以及整合的過程中應當確保文字的高度概括性、內容的準確性以及問題的集中性，這樣才能最大程度滿足校內教研人員對于檔案資料的應用需求。除此之外，也需對檔案利用服務內容進行創新，特別是在信息技術不斷推行的背景下，有必要將大內容分為電子文件、檔案材料、復印件、圖片視頻、實物檔案以及掃描打印等等，使得內容更加豐富，同時也會加快檔案利用服務內容轉型與創新的步伐。

四、結束語

綜上所述，本文主要針對性分析了基于電子政務視角下的高校檔案利用服務創新，主要提出創新服務方式、創新服務理念與創新服務內容，希望筆者的分析可為高校相關檔案管理人員提供借鑒與參考，從而提高檔案服務質量。

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